Faktura Rechnung

Bei der Erstellung von Angeboten sowie Rechnungen kann auf Vorlagen, die vorab erstellt wurden, zurückgegriffen werden.

Bestehende Rechnungen/Angebote können jederzeit nachträglich als Vorlage abgespeichert werden.

Durch das Anwenden von Vorlagen können neue Dokumente erheblich schneller erstellt werden.

Der Kopf der Rechnung besteht aus Pflichtfeldern und Felder, die optional ausgefüllt werden können.

Rechnungsnummer: Nach Abschluss der Rechnung wird die nächste fortlaufende Nummer für die Rechnung vergeben.

Pflichtfelder

Folgende Felder sind für die Erfassung einer neuen Rechnung erforderlich:

• Währung: die Währung der Rechnung
• Zahlungsbedingung: die Zahlungsbedingung legt die Fälligkeit der Rechnung sowie Skontodetails fest. Zahlungsbedingungen werden zentral unter Faktura Zahlungsbedingungen definiert.
  • Ist die Zahlungsbedingung im Kunden hinterlegt, wird diese automatisch vorbefüllt
  • Die Zahlungsbedingung kann durch anhaken der Checkbox Als Standard für diesen Kunden automatisch im Kundenstamm hinterlegt werden.
• Rechnungsdatum: Hierbei handelt es sich um das Datum der Ausstellung der Rechnung
• Fälligkeitsdatum: Wird auf Basis der Zahlungsbedingung und des Rechnungsdatums automatisch berechnet. Über die Schaltfläche "Mahnstopp" kann dieses Dokument von automatischen Mahnungen ausgenommen werden. Ist bei dem betreffenden Kunden in den Stammdaten ein Mahnstopp hinterlegt, wird dieser auch auf die aktuelle Rechnung angewandt. Wird der Mahnstopp für die zu erstellende Rechnung ausgenommen hat dies keinen Einfluss auf die Einstellungen in den Stammdaten.

Kunde aus dem Kundenstamm

Wählen Sie einen Kunden aus oder geben Sie einen Kunden in des Eingabefeld ein. Bitte beachten Sie, dass die Kundendaten inkl. Adresse im Kundenstamm gepflegt sind damit die Rechnung auch dem entsprechend richtig ist.

Weitere Funktionen beim Kunden:

• Erstellen Sie einen neuen Kunden über die Schaltfläche 
• Nach der Auswahl eines Kunden kann dieser durch Klick auf den  auch gleich bearbeitet werden
• Wurde für den ausgewählten Kunden eine gültige UID-Nummernprüfung (Level 1 oder 2) durchgeführt, wird das Prüfergebnis inkl. Prüfdatum direkt angezeigt.

Nach der Auswahl eines Kunden wird die aktuelle (Standard-) Rechnungsadresse automatisch vorausgewählt. Die Hauptadresse wird immer auch angezeigt.

Sind beim Kunden mehrere Rechnungsadressen vorhanden, kann durch Klick auf die Adresse über den folgenden Dialog einer der möglichen weiteren Rechnungsadressen gewählt werden.

Ist im Kundenstamm eine Kundenermäßigung hinterlegt, wird diese automatisch bei neuen Zeilen angewendet. Es ist möglich, die angewendeten Rabatte in der Zeilenübersicht wieder bequem zu entfernen.

Gut zu wissen: Bei kopierten Rechnungen sind die Rabatte uU. nachträglich hinzuzufügen, da bestehende/übernommene Zeilen nicht verändert werden und der Kundenrabatt damit nicht automatisch hinzugefügt wird.

Kundendaten ohne Kundenstamm

Sollen Rechnungen ohne Kunden aus dem Kundenstamm erstellt werden, beispielsweise für einmalige Kundenrechnungen, ist es möglich die Rechnungsanschrift des Kunden auch ohne Kundenstammdaten bei der Rechnung zu hinterlegen.

Dafür einfach auf das  unter der Kundenauswahl: Damit kann die Kundenadresse für diese eine Rechnung eingegeben werden. Der Name des Kunden wird im Auswahlfeld "Kundenname" und die Adresse darunter angezeigt. Bearbeitet kann diese Adresse wieder über die Schaltfläche werden.

Diese Bearbeitung der Anschrift kann auch bei Auswahl eines Kunden aus dem Kundenstamm erfolgen.

Eine Rechnung kann beliebig viele Zeilen beinhalten. Die Eingabe der Zeilen unterteilt sich wiederum in Pflicht- und optionale Felder. Es muss mindestens eine (1) Zeile eingegeben werden.

Pflichtfelder

• Name: Freitext für den Namen der Zeile. Wird bei Wahl eines Artikels mit dem Artikel-Namen vorbelegt.
• Belegart: Die Belegart (Konto) für die direkte Übernahme bei der automatischen Erstellung von Rechnungen.
• Steuersatz: Den Steuersatz für die direkte Übernahme bei der automatischen Erstellung von Rechnungen.
• Artikel Preis: Einzelpreis für die Zeile und Angabe ob der Einzelpreis Netto (per Standard) oder Brutto ist. Beide Felder werden bei Wahl eines Artikels mit dem Artikel-Verkaufspreis vorbelegt.
• Anzahl: Anzahl an Einheiten für die Zeile

Sortieren der Rechnungszeilen

Soll die Reihenfolge der Rechnungszeilen geändert werden, kann dies durch klick auf die Zeile und verschieben mittels Drag-and-Drop an die gewünschte Position erfolgen.

Artikel

• Sie können einen Artikel wählen, indem Sie:
  • Auf die Lupe klicken und alle Artikel anzeigen
  • Den Namen der Artikelkategorie eingeben (oder einen Teil des Kategorienamens) und zeigen alle Artikel der Kategorie an
  • Den Namen, Nummer des gewünschten Artikels eingeben
• Erstellen Sie einen neuen Artikel über die Schaltfläche .
• Nach der Auswahl eines Artikels kann dieser durch klick auf die Schaltfläche  auch gleich bearbeitet werden.
• Soll ein ausgewählter Artikel kopiert werden, kann dies nach der Auswahl des Artikels und durch klick auf die Schaltfläche  danach im Dialog als Kopie gespeichert werden!

Schaltflächen auf Zeilenebene

•  zum Bearbeiten der aktuellen Zeile im Bereich Zeile x bearbeiten
•  zum Löschen der aktuellen Zeile
•  zum Kopieren der aktuellen Ziele. Die Daten der aktuellen Zeile werden als neue Zeile im Bereich Neue Zeile eingeben vorbelegt.

Gesamtrabatt

Rabatte können auf zwei verschiedene Arten bei Rechnungen eingetragen werden. Entweder werden, wie oben beschrieben, pro Rechnungszeile Rabatte auf einzelne Artikel vergeben, oder am Ende ein Gesamtrabatt hinzugefügt.

Gesamtrabatte auf die gesamte Rechnung werden nach Hinzufügen aller Rechnungszeilen über die entsprechende Schaltfläche auf der rechten Seite vergeben. Hier haben Sie die Auswahl, ob der Gesamtrabatt in jeder einzelnen Rechnungszeile angezeigt wird, oder saldiert am Ende der Rechnung.

Auch bei der saldierten Darstellung kann es vorkommen, dass mehrere Zeilen benötigt werden. Dies ist der Fall, wenn Artikel mit verschiedenen USt-Sätzen in der Rechnung enthalten sind, da für jeden USt-Satz der Rabatt und entsprechende Steuernachlass explizit angeführt werden muss.

Durch das Bezahlen einer Rechnung ihres Kunden wird automatisch eine Einnahme in der Buchhaltung erstellt.

Die notwendigen Daten für die Eingabe der Zahlung sind:

• Betrag: Betrag der bezahlt wurde. Für Teilzahlungen verwenden Sie einfach den Zahlungsbetrag. Die Einnahme wird automatisch mit dem Teilbetrag erstellt.
• Zahlungsart: Wurde das Geld überwiesen, oder wurde Rechnung bar beglichen.
• Bezahlt am: Datum der Zahlung. Dieses Datum wird bei der Einnahme als Zahlungsdatum verwendet.
• Bezahlt auf: Wählen Sie Kasse oder ein Bankkonto auf das die Zahlung eingegangen ist
• Restbetrag: Wird nicht der gesamte Betrag bezahlt, können Sie wählen was mit dem Restbetrag passieren soll. Zur Auswahl stehen:
  • Restbetrag bleibt offener Posten: Der Restbetrag der Rechnung bleibt als offener Betrag erhalten
  • Korrektur: Fehler in der Rechnung - Restbetrag wird automatisch als Korrektur nicht in die Einnahmen-Ausgaben Rechnung übernommen. Rechnung wird als Bezahlt markiert.
  • Skonto: Der Kunde hat sich den Restbetrag als Skonto abgezogen (Skonto wird nicht in die Einnahmen-Ausgaben Rechnung übernommen). Rechnung wird als Bezahlt markiert.
  • Uneinbringlich: Der Kunde wird die Rechnung nicht bezahlen (Konkurs, etc) - Restbetrag wird automatisch als uneinbringlich markiert und nicht in die Buchhaltung übernommen. Rechnung wird als Bezahlt markiert.
  • Akonto: Die Rechnung wurde vorab bezahlt.

Durch das Bezahlen wird eine Einnahme in der Buchhaltung erstellt.

Wollen Sie ausgewählte Zeilen bezahlen verwenden Sie den Link Rechnung zeilenweise bezahlen

Soll der gesamte noch verbleibende offene Betrag zB: als Skonto oder Uneinbringlich "ausgebucht" werden geben Sie als Betrag bezahlt "0" an.

Nur bei Einnahmenüberschussrechnung: Rechnung zeilenweise bezahlen

Sie haben die Anforderung, spezifische Rechnungszeilen einer Rechnung zu bezahlen und andere Rechnungszeilen unangetastet zu lassen. Diese Anforderungen können zb: sein:

• Rechnung beinhaltet mehrere Zeilen zu unterschiedlichen Geschäften, zB:
  • Lieferung von Produkten und Leistung
  • Leistungen zu unterschiedlichen Projekten
  • Leistungen wurden teilweise für Dritte erstellt
• Rechnung wurde gemahnt - bezahlt wurde nur der Rechnungsbetrag nicht jedoch die Mahnspesen

Gutschrift einlösen

Um bereits vorhandene Gutschriften einzulösen darf die aktuelle Rechnung noch nicht abgeschlossen sein. Dabei wird eine Rechnungszeile mit dem eingegebenen Gutschriftsbetrag und -text erstellt.

Nach dem Abschließen der Rechnung und der automatischen Erstellung des PDF-Dokumentes kann dieses direkt über FreeFinance an den Kunden per E-Mail versendet werden. Details zum Versenden unter Faktura E-Mail versenden.

Versendete Mails

Wurden Mails direkt über die Versenden-Funktion über FreeFinance versendet, wir eine Liste der versendeten Dokumente angezeigt.

Muss eine Rechnung storniert werden, ist dies nur möglich, wenn es keine (Teil-) Zahlung bei der Rechnung gibt.

Gibt es (Teil-) Zahlungen, müssen dies zuerst storniert werden, damit die gesamte Rechnung storniert werden kann.

Bei der Stornierung können zwei Varianten gewählt werden:

Werden Rechnungen zu denen bereits Mahnungen ausgesandt wurden storniert, werden die Mahnungen sofort ebenfalls storniert. Somit bleibt nach der Stornierung nur noch die ursprüngliche Rechung, sowie die zugehörige Gutschrift bestehen.

Zahlen Kunden die gestellten Rechnungen nicht, muss als Folge daraus eine Zahlungserinnerung oder Mahnung erstellt werden. Der Mahnbrief wird unter Faktura Mahnstufen Übersicht definiert.

Zum Erstellen einer Mahnung müssen folgende Daten eingegeben werden:

• Mahnstufe: Wählen Sie eine Mahnstufe. Die Standard-Startmahnstufe wird automatisch vorbelegt. Bei weiteren Mahnungen wird automatisch die nächste Mahnstufe gewählt.
• Mahndatum: Datum der Mahnung
• Nächste Mahnung am: Aufgrund der gewählten Mahnstufe und des Mahndatums wird der Zeitpunkt der nächsten Mahnung berechnet
• Mahnbrief: Erstellen Sie einen Mahnbrief bzw. bearbeiten Sie den automatisch aus der Mahnstufe übernommenen Mahnbrief.
• Details Anzeigen: Zeigt alle Rechnungszeilen im Mahnbrief ebenso an. Kann vorallem bei höheren Mahnstufen interssant sein um dem Kunden das Ausmaß der originalen Rechnung anzuzeigen.
• Brief Abschluss: Abschlußtext der Mahnung - wenn gewünscht.
• Layout: Wählen Sie alternativ eine andere Layoutvorlage

Automatischer Versand der Mahnung

Wählen Sie eine E-Mail Vorlage, die verwendet werden soll um die Zahlungserinnerung oder Mahnung automatisch an den Kunden zu versenden.

Die in der Mahnstufen-Einstellung hinterlegte Mailvorlage wird vorbefüllt.

Ein automatischer Versand wird nur dann durchgeführt, wenn im Kundenstamm eine E-Mail Adresse hinterlegt ist!

• Speichern: Speichert die Rechnung sowie die aktuelle Zeile
• Abschließen: Speichert die Rechnung sowie die aktuelle Zeile und schließt die Rechnung ab. Die nächste Rechnungsnummer wird - sofern nicht bereits passiert - automatisch vergeben. Das Rechnungs-PDF wird anhand vom ausgewählten Layout erstellt im Dokumentenmanagement (Registerblatt (+)) automatisch abgelegt.
• Nachträglich bearbeiten: Nur für abgeschlossene Rechnungen - zum Ändern im Falle von Fehlern von bereits abgeschlossenen Rechnungen.
• Weitere Zeile: Zum Hinzufügen von weiteren Zeilen zur Rechnung
• Löschen: Wurde eine Rechnung erstellt aber noch nie abgeschossen, kann sie auch wieder gelöscht werden. Sobald eine Rechnungsnummer vergeben wurde ist nur mehr eine Stornierung möglich.
• Stornieren: Wurde eine Rechnung erstellt und abgeschossen, kann sie nur mehr storniert werden. Nähere Details unter Stornieren
• Vorschau: Erstellung der Vorschau der PDF-Rechnung zu jeder Zeit durch Zuweisung eines Layouts - nur im Bearbeiten-Modus verfügbar.
• PDF Anzeigen: Anzeige der erstellten PDF-Rechnung - nur nach Abschluss der Rechnung verfügbar.
• Versenden: Nur für abgeschlossene Rechnungen, automatisches Versenden per E-Mail an den Kunden
• Zahlung erhalten: Wenn Ihr Kunde eine Rechnung bezahlt
  • Rechnung zeilenweise bezahlen: wählen Sie die Zeilen die sie bezahlen möchten
• Mahnen: Erstellen Sie einen Mahnbrief Mahnen für die Rechnung
• Neue Rechnung: Löscht die Eingabefelder und bereitet die Eingabemaske für die neue Eingabe einer Rechnung vor
• Kopieren: Kopiert die aktuelle Rechnung in eine neue Rechnung und belegt alle Daten der aktuellen Rechnung vor