Die Mahnstufenübersicht zeigt eine Übersicht über alle definierten Mahnstufen.
Angezeigt werden neben dem Namen und Betreff auch die vorgehende Mahnstufe, die Mahntage sowie etwaige die Mahnspesen.
Faktura Mahnstufen Übersicht
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Übersicht
Funktionen
Durch Drücken der Schaltfläche kann die aktuell gewählte Mahnstufe bearbeitet werden.
Wird eine Mahnstufe nicht mehr benötigt kann sie einfach durch drücken der Schaltfläche gelöscht werden.
Eine neue Mahnstufe an eine bestehenden Mahnstufe anzuhängen kann mit der Schaltfläche erledigt werden.
Kopieren der Mahnstufe mit der Schaltfläche : die neue Mahnstufe kann noch angepasst und die Start-Mahnstufe ausgewählt werden.
Typische Mahnstufen
Die Definition von Mahnstufen kann zu Beginn einige Unklarheiten aufwerfen. Deshalb hier ein paar Hinweise von typischen Mahnstufen:
- Zahlungserinnerung: Meist die erste Mahnstufe zur "Erinnerung" - meist auch ohne Mahnspesen
- 1. Mahnung: Nach der Zahlungserinnerung die erste "wirkliche" Mahnung, beinhaltet meist auch bereits die ersten Mahnspesen.
- 2. Mahnung: Nach der 1. Mahnung; beinhaltet meist weitere Mahnspesen.
Als Belegart für Mahnspesen wird typischerweise 4800 - Sonstige betriebliche Erträge verwendet.
Neue Mahnstufe erstellen oder Mahnstufe bearbeiten
Pflichtdaten
- Name: Interner Name für die Mahnstufe zur Anzeige in allen Wertelisten.
- Betreff des Mahnbriefs: Überschrift des Mahndokumentes - siehe Typische Mahnstufen
- Mahnbrief: Hier können Sie für die aktuelle Mahnstufe einen Standard-Brieftext definieren. Dieser wird bei Verwendung der Mahnstunfe automatisch als Standard herangezogen und kann vor dem Erstellen der Mahnung noch bearbeitet werden.
- Nächste Mahnung in Tagen: definiert wann bei Nichtbezahlung der Rechnung die nächste Mahnung nach der aktuellen Mahnstufe durchgeführt werden soll.
Optionale Daten
- Details anzeigen: Dieses Kontrollfeld definiert, ob die Rechnungszeilen auf der Mahnung mit angezeigt werden sollen oder der Mahnbrief nur mit den Mahntexten erstellt werden soll.
- Brief Abschluss: Der zweite Teil des Mahnbriefes, der den Abschluss des Mahnbriefes definiert.
- Vorige Mahnstufe: Die erste Mahnstufe wird als "Standard Mahnstufe" angelegt. Für alle weiteren Mahnstufen muss die vorangehende Mahnsufe ausgewählt werden. Beispiele siehe unter Typische Mahnstufen.
- Standard: Anhaken des Kontrollkästchens setzt die Mahnstufe als vorausgewählten Standardwert bei Anlage einer neuen Mahnung. Kann auf der Mahnung gegebenenfalls verändert werden.
Automatischer Mailversand
Wählen Sie eine E-Mail Vorlage, die verwendet werden soll um die Zahlungserinnerung oder Mahnung automatisch an den Kunden zu versenden.
Diese E-Mail Vorlage wird per Default vorausgewählt, und kann bei Bedarf auch noch im Zuge der Erstellung der Mahnung verändert werden.
Ein automatischer Versand wird nur dann durchgeführt, wenn im Kundenstamm eine E-Mail Adresse hinterlegt ist!
Mahnspesen definieren
Bei einer Mahnstufe können automatisch berechnete Mahnspesen definiert werden. Mahnspesen werden im Zuge der Mahnung automatisch als neue Zeile auf der Rechnung mit den definierten Werten angelegt.
- Belegart: Wählen Sie eine Belegart, die in der Einnahmenüberschussrechnung als Einnahmen für die Mahnspesen verwendet werden. Typischerweise wird die Belegart Sonstige betriebliche Erträge (4800) verwendet.
Sind keine Mahnspesen gewünscht (zB: bei Zahlungserinnerung), ist die Belegart Keine Mahnspesen zu wählen.
- Text für Mahngebühr: Text/Beschreibung der Mahnzeile auf der Rechnung/Mahnung.
- Fixbetrag: Alternative 1: Ein Fixbetrag der Mahngebühren
- Prozent der Rechnung: Alternative 2: Prozentuelle Mahngebühren auf Basis des noch offenen Rechnungsbetrages.
Aufbau des Mahnbriefes
Der Detailaufbau des Mahnbriefes ist wiefolgt:
- Betreff des Mahnbriefes
- Mahnbrief
- Wenn angehakt: die Rechnungszeilen
- Brief Abschluss