Die wichtigste Einstellung ist die Zählbasis der Dokumentennummern. Die Zählbasis gibt an ob jährlich neue Nummern vergeben werden sollen oder ob die Nummerierung der Dokumente immer fortlaufend sein soll.
Die Belegkreise werden zur automatischen Nummerierung der Rechnungen, Angebote und Lieferscheine benötigt.
Je nach Zählbasis in der Grundeinstellung ist zu unterscheiden:
Fortlaufende Rechnungsnummern
Jährlich neue Rechnungsnummern
Fortlaufende Rechnungsnummern
Bei fortlaufender Rechnungsnummerierung werden die Rechnungsnummern unabhängig vom Jahr, in dem die Rechnung erstellt wird, immer weiter gezählt. Hierbei ist die Einstellung der Belegkreise nur einmal zu Beginn vorzunehmen.
Beispiel:
R 1, R 2, R 3, R 4, ...
Jährlich neue Rechnungsnummern
Werden jährlich neue Rechnungsnummern gewählt, werden alle Rechnungsnummer mit der Jahreszahl in der Nummer versehen. Hierbei sind, ähnlich wie in der Einnahmenüberschussrechnung, für jedes Jahr eigene Belegkreise anzulegen.
Beispiel:
R 2011-0001, R 2011-0002, R 2011-0003, R 2011-0004, ...
Startnummer für Dokument
Sind vor dem Einsatz der Faktura in FreeFinance bereits Rechnungen erstellt worden, ist es evtl. notwendig die Nummerierung auf Basis der letzten Nummern im Vorsystem anzuschließen. Hierbei vergeben Sie als Startnummer für das jeweilige Dokument die nächste Nummer, die noch nicht vergeben wurde.
Beispiel:
Ist ihre letzte Rechnungsnummer 134 vergeben Sie als Startnummer bei Rechnung: 135
Wollen Sie nicht, dass die Dokumente mit 1 beginnen können Sie mit der Startnummer einen freien Startwert angeben.
Belegkreise anlegen
Durch Drücken der Schaltfläche Hinzufügen werden die Belegkreise mit der Startnummer angelegt.
Hinweis: Belegkreise, die bereits existieren, werden nicht doppelt angelegt.
Folgende Möglichkeiten zur Formattierunge können verwendet werden:
Trennzeichen 1 zwischen dem Präfix und der Nummer (bei Fortlaufend) oder dem Jahr (bei jahresweiser Nummer). Das Trennzeichen kann auch leer gelassen werden.
Trennzeichen 2 zwischen dem dem Jahr und der Nummer (bei jahresweiser Nummer). Das Trennzeichen kann auch leer gelassen werden.
Anzahl Stellen der Nummer: Durch Angabe der Anzahl der führenden Nullen (wie viele Füll-0 sollen verwendet werden) kann die Darstellung verschönert werden und die Sortierung in FreeFinance ist dann immer entsprechend.
Beispiel Anzahl Stellen / Füll-0:
Angabe von 4 führt bei fortlaufender Rechnungsnummerierung zu: R 0001, R 0002, R 0003, R 0004, ...
Angabe von 4 führt bei jährlich neuer Rechnungsnummerierung zu: R 20110001, R 20110002, R 20110003, R 20110004, ...
Das Trennzeichen 2 kann nur bei jährlich neuer Rechnungsnummerierung verwendet werden, da es als Trennzeichen zwischen Jahr und der Nummer dargestellt wird.
Beispiel Trennzeichen 2:
Angabe von "." als Trennzeichen führt zu: R 2011.0001, R 2011.0002, R 2011.0003, R 2011.0004, ...
Angabe von "-" als Trennzeichen führt zu: R 2011-0001, R 2011-0002, R 2011-0003, R 2011-0004, ...
Angabe von " - " als Trennzeichen führt zu: R 2011 - 0001, R 2011 - 0002, R 2011 - 0003, R 2011 - 0004, ...
Die Belegkreisformattierung - dh: wie die Nummern dann auf den Rechnungen/Angeboten/etc aufscheinen - können im nachhinein noch verändert werden.
Bestehende Rechnungen werden nicht angepasst. Die Nummerierungen bleiben auch entsprechend vorhanden - die Belegkreisenummern werden weiterhin fortlaufend weitergezählt.
