Die Texte & Standardwerte unterteilen sich in folgende zwei Registerkarten:
Faktura Standardwerte
Übersicht
Texte
Die Dokumente können mit unterschiedlichen Standardtexten versehen werden.
Diese Standardtexte für die Felder Text vor / nach Zeilen werden bei der Erstellung eines Dokumentes automatisch als Standardwert vorausgefüllt und können auf dem Dokument jederzeit angepasst werden.
Die Dokumentenüberschriften (Namen) werden in den Faktura Layoutübersicht definiert.
Die Definition der Standardtexte kann pro möglichem Dokumententyp vorgenommen werden:
- Angebot
- Auftragsbestätigung
- Lieferschein
- Rechnung
- Gutschrift
Standardwerte
Rechnungszeilen reduzieren
Zusammenfassen
Die Funktionalität Rechnungszeilen reduzieren fasst bei der Bezahlung und automatischen Übernahme der Einnahme in die Buchhaltung alle möglichen Rechnungszeilen zusammen. Das bedeutet, dass zB: aus zwei Rechnungszeilen mit der gleichen Belegart und dem gleichen Steuersatz eine Zeile in der Einnahme wird. Dadurch werden weniger Zeilen in der Einnahme erstellt was die Übersichtlichkeit erhöhen kann.
Nachkommastellen bei Rechnungszeilen
In speziellen Fällen, zB: bei Teilzahlungen, Artikeln mit Bruttobeträgen, etc, kann es vorkommen, das Rundungsfehler auftreten - entweder schon in der Rechnung selbst oder erst beim Verbuchen des Geldeinganges.
Ist dies der Fall empfiehlt es sich die Nachkommastellen zB auf 3 zu erweitern. Damit werden alle Detailsummen in den Rechnungszeilen mit 3 Nachkommastellen angezeigt und auch so in die Berechnung der Summen (bzw. Geldeingänge) mit aufgenommen. Dadurch werden Rundungsfehler vermieden. Die Gesamtsummen in der Rechnung bzw. in der Buchhaltung sind immer mit 2 Nachkommastellen.
Im Standard wird die Rechnungslegung mit 2 Nachkommastellen verwendet. Das Ändern der Nachkommastellen ist nur in Kombination mit der Zusammenfassung der Rechnungszeilen möglich.
Anonyme Buchungen
In manchen Geschäftsfeldern sind auf der Rechnung sensible Daten vorhanden. Diese Daten sollen nicht in der Buchhaltung sichtbar sein. Durch anhaken der Funktion Anonyme Buchungen werden:
- Zeileninformationen in der Einnahme anonym dargestellt
- Der Barbeleg ohne Kundeninformation erstellt
Erweitert
ebInterface (eRechnung)
In FreeFinance ist es möglich die Rechnungen und Gutschriften auch direkt als XML-Datei im ebInterface Standard zu erstellen und direkt zu versenden. Ist Ihr Kunde in der Lage diese Daten direkt zu verarbeiten, kann er/sie Zeit sparen und Ihre Rechnungsdaten in sein/ihr System importieren und automatisiert verarbeiten.
Durch Aktivieren dieser Option wird beim Abschließen der Rechnung (oder Gutschrift) automatisch auch die ebInterface XML Datei erstellt und im Doku-Archiv abgelegt. Ist die digitale Signatur von FreeFinance aktiviert, wird auch das XML-Dokument digital signiert.
Kategorieauswahl
FreeFinance bietet zwei Varianten für die Wahl von Artikeln in den Dokumenten:
- Auswahl der Artikel übergreifend über allfällig definierte Artikelkategorien:
- Auswahl pro Artikelkategorie: Eine Auswahlliste der möglichen Artikel-Kategorien wird über der Artikelauswahl eingeblendet.
Mit dem Kontrollkästchen Kategorieauswahl wird die Variante 2 aktiviert - Sie können bei der Wahl der Artikel zur Einschränkung eine Kategorie auswählen.
Liefer- und Leistungszeitraum
FreeFinance bietet mehrere Varianten für die automatische Vorbelegung des Liefer- und Leistungszeitraumes für Rechnungen und Gutschriften:
- Folgemonat des Rechnungsdatums: Das von und das bis Datum sind mit dem Anfang bzw. Ende des auf das Monat des Rechnungsdatums darauffolgenden Monats befüllt.
- Keine Regel: Es wird keine Vorauswahl getroffen - beim Kopieren oder bei der Verwendung von Vorlagen wird das Liefer- und Leistungsdatum des Ursprungsbeleges verwendet.
- Leer: Das von und das bis Datum werden geleert und nicht vorausgefüllt.
- Rechnungsdatum: Das von-Datum ist mit dem Rechnungsdatum befüllt, das bis-Datum ist leer.
- Monat des Rechnungsdatums: Das von und das bis Datum sind mit dem Anfang bzw. Ende des Monats des Rechnungsdatums befüllt.
- Vormonat des Rechnungsdatums: Das von und das bis Datum sind Anfang bzw. Ende des Vormonats des Rechnungsdatums befüllt.
Logik für das Defaulting der ZM-Periode
Bei einer Ausgangsrechnung handelt es sich um einen iG/RC-Geschäftsfall? Dann ist das ein Fall für die "Zusammenfassende Meldung" und es wird die zutreffende ZM-Periode benötigt.
Diese schlägt FreeFinance automatisch wiefolgt vor:
Liegt das Liefer- und Leistungs-Ende-Datum um mehr als 1 Monat in der Zukunft > Rechnungsdatum
- Liefer- und Leistungsdatum Ende
- Wenn 1. nicht zutreffend: Liefer- und Leistungsdatum Anfang
- Wenn 1. und 2. nicht zutreffend: Rechnungsdatum
Überbezahlen erlauben
Durch das Aktivieren dieser Option erlauben Sie das Überbezahlen bzw. das Anlegen negativer Zahlungen. Das kann beispielsweise für das Verarbeiten von erhaltenen Trinkgeldern bzw. Währungsdifferenzen nützlich sein.
Ansonsten kann die Rechnung nur dann geschlossen werden, wenn der offene Betrag exakt 0 entspricht.