Werden Angebote an Kunden erstellt ist es meist auch nötig eine Auftragsbestätigung zum Angebot dem Kunden zu senden. Diese können in FreeFinance direkt erstellt werden.
Faktura Auftragsbestätigung
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Übersicht
Voraussetzungen
Voraussetzung für die Erstellung einer Auftragsbestätigung ist die zuvor durchgeführte Konfiguration der Rechnungslegung. Hierzu zählen für die Erstellung einer Auftragsbestätigung:
- Durchführung der Grundeinstellung
- Durchführung der Layouteinstellung
- Erstellung der Belegkreise: je nach Grundeinstellung einmalig oder pro Kalenderjahr
Automatische Erstellung
Eine Auftragsbestätigung kann aus einem Angebot automatisch erstellt werden.
Aus einer Auftragsbestätigung kann automatisch eine Rechnung oder ein Lieferschein erstellt werden.
Details zur Automatischen Erstellung unter Faktura Dokumentenübersicht.
Diese automatische Übernahme kann nur erfolgen, wenn alle Daten, vorallem auf Zeilenebene, richtig und vollständig erfasst werden. Das bedeutet, dass Details wie Währung, Belegtyp oder Steuersatz für die Auftragsbestätigung selbst nicht wichtig sind, jedoch für die weitere Verarbeitung notwendig ist.
Auftragsbestätigung Kopfdaten
Der Kopf der Auftragsbestätigung besteht aus Pflichtfeldern und Felder, die optional ausgefüllt werden können.
Auftragsnummer: Nach Abschluss der Auftragsbestätigung wird die nächste fortlaufende Nummer vergeben.
Pflichtfelder
Folgende Felder sind für die Erfassung einer neuen Auftragsbestätigung erforderlich:
- Währung: die Währung der Auftragsbestätigung bzw. der evtl. daraus entstehenden Rechnungen
- Datum: Hierbei handelt es sich um das Datum der Auftragsbestätigung
Kunde aus dem Kundenstamm
Wählen Sie einen Kunden aus oder geben Sie einen Kunden in des Eingabefeld ein. Bitte beachten Sie, dass die Kundendaten inkl. Adresse im Kundenstamm gepflegt sind damit die Auftragsbestätigung auch dem entsprechend richtig ist.
Weitere Funktionen beim Kunden:
- Erstellen Sie einen neuen Kunden über die Schaltfläche
- Nach der Auswahl eines Kunden kann dieser durch Klick auf den auch gleich bearbeitet werden
- Wurde für den ausgewählten Kunden eine gültige UID-Nummernprüfung (Level 1 oder 2) durchgeführt, wird das Prüfergebnis inkl. Prüfdatum direkt angezeigt.
Nach der Auswahl eines Kunden wird die aktuelle (Standard-) Rechnungsadresse automatisch vorausgewählt. Die Hauptadresse wird immer auch angezeigt.
Sind beim Kunden mehrere Rechnungsadressen vorhanden, kann durch Klick auf die Adresse über den folgenden Dialog einer der möglichen weiteren Rechnungsadressen gewählt werden.
Kundendaten ohne Kundenstamm
Sollen Auftragsbestätigungen ohne Kunden aus dem Kundenstamm erstellt werden, beispielsweise für einmalige Aufträge, ist es möglich die Anschrift des Kunden auch ohne Kundenstammdaten bei der Auftragsbestätigung zu hinterlegen.
Dafür einfach auf das unter der Kundenauswahl: Damit kann die Kundenadresse für diese eine Auftragsbestätigung eingegeben werden. Der Name des Kunden wird im Auswahlfeld "Kundenname" und die Adresse darunter angezeigt. Bearbeitet kann diese Adresse wieder über die Schaltfläche werden.
Diese Bearbeitung der Anschrift kann auch bei Auswahl eines Kunden aus dem Kundenstamm erfolgen.
Optionale Felder
- Referenzdatum: Datum für ein Referenzdokument, bzw. zB: Datum der Anfrage oder des Angebotes, etc
- Referenz: Text zu einem Referenzdokument, zB: lt. Anfrage oder lt. Email oder die Angebotsnummer etc
- Zahlungsbedingung: die Zahlungsbedingung sowie Skontodetails kann im Angebot schon hinterlegt werden. Zahlungsbedingungen werden zentral unter Faktura Zahlungsbedingungen definiert.
- Ist die Zahlungsbedingung im Kunden hinterlegt, wird diese automatisch vorbefüllt
- Die Zahlungsbedingung kann durch anhaken der Checkbox Als Standard für diesen Kunden automatisch im Kundenstamm hinterlegt werden.
- Lieferbedingung: Freier Text für die Lieferbedingung - etwaige bereits verwendete Lieferbedingungen können ausgewählt werden.
- Text vor Zeilen: Ein freier Text für die Auftragsbestätigung - wird im Kundendokument vor den Zeilen angezeigt. Der Text wird bei Neuerstellung von Auftragsbestätigungen mit dem Standard-Text für die Auftragsbestätigung aus den Grundeinstellungen vorbelegt.
- Text nach Zeilen: Ein freier Text für das Auftragsbestätigung - wird im Kundendokument nach den Zeilen angezeigt
- Interne Notiz: Freier Text für interne Notizen für die Auftragsbestätigung - wird nicht im Kundendokument angezeigt - die interne Notiz ist immer änderbar!
Anmerkung: Wollen Sie eine Freitext-Auftragsbestätigung ohne Zeilen erstellen, verwenden Sie bitte die Brief-Funktion.
Auftragsbestätigung Zeilen
Eine Auftragsbestätigung kann beliebig viele Zeilen beinhalten. Die Eingabe der Zeilen unterteilt sich wiederum in Pflicht- und optionale Felder. Es muss mindestens eine (1) Zeile eingegeben werden.
Pflichtfelder
- Name: Freitext für den Namen der Zeile. Wird bei Wahl eines Artikels mit dem Artikel-Namen vorbelegt.
- Belegtyp: Den Belegtyp (Konto) für die direkte Übernahme bei der automatischen Erstellung von Rechnungen
- Steuersatz: Den Steuersatz für die direkte Übernahme bei der automatischen Erstellung von Rechnungen
- Artikel Preis: Einzelpreis für die Zeile und Angabe ob der Einzelpreis Netto (per Standard) oder Brutto ist. Beide Felder werden bei Wahl eines Artikels mit dem Artikel-Verkaufspreis vorbelegt.
- Anzahl: Anzahl für die Zeile
Sortieren der Rechnungszeilen
Soll die Reihenfolge der Rechnungszeilen geändert werden, kann dies durch Klick auf die Zeile und verschieben mittels Drag-and-Drop an die gewünschte Position erfolgen.
Artikel
- Sie können einen Artikel wählen, indem Sie:
- Auf die Lupe klicken und alle Artikel anzeigen
- Den Namen der Artikelkategorie eingeben (oder einen Teil des Kategorienamens) und zeigen alle Artikel der Kategorie an
- Den Namen, Nummer des gewünschten Artikels eingeben
- Erstellen Sie einen neuen Artikel über die Schaltfläche .
- Nach der Auswahl eines Artikels kann dieser durch Klick auf die Schaltfläche auch gleich bearbeitet werden.
- Soll ein ausgewählter Artikel kopiert werden, kann dies nach der Auswahl des Artikels und durch Klick auf die Schaltfläche danach im Dialog als Kopie gespeichert werden!
Optionale Felder
- Artikel: Siehe Artikel wählen
- Artikelnummer: Artikelnummer des Artikels. Wird bei Wahl eines Artikels mit der Artikel-Nummer vorbelegt.
- Beschreibung: Beschreibung der Zeile bzw. des Artikels. Wird bei Wahl eines Artikels mit dem Artikel-Beschreibung vorbelegt.
- Einheit: Eine Einheit für den Artikel bzw. die Zeile. Wird bei Wahl eines Artikels mit der Artikel-Einheit vorbelegt.
- Ermäßigung: Eine Ermäßigung auf die Rechnungszeile kann direkt eingegeben werden. Die Ermäßigung bezieht sich immer auf den Artikel Preis (egal ob Brutto oder Netto). Hierbei gibt es zwei Alternativen:
- Fixbetrag: Abzug eines Fixbetrages vom Artikel Netto Preis
- Prozentsatz: Abzug eines Prozentsatzes vom Artikel Netto Preis
Versenden
Nach dem Abschließen der Auftragsbestätigung und der automatischen Erstellung des PDF-Dokumentes kann dieses direkt über FreeFinance an den Kunden per E-Mail versendet werden. Details zum Versenden unter Faktura E-Mail versenden.
Auftragsbestätigung Status ändern
Ein Auftrag (bzw. die Auftragsbestätigung als Abbildung des Auftrages in FreeFinance) kann auf folgende Status gesetzt werden:
Auftrag in Bearbeitung
Der Auftrag wird aktuell bearbeitet - markieren Sie den Auftrag (die Auftragsbestätigung) entsprechend:
Klicken Sie auf die Schaltfläche In Bearbeitung und geben Sie das Datum zB: des Bearbeitungsstarts ein.
Auftrag erledigt
Der Auftrag wurde erledigt und kann dem entsprechend über die Schaltfläche Erledigt gesetzt werden.
Geben Sie das Datum der Erledigung ein und:
- Speichern Sie die Auftragsbestätigung als erledigt
- Speichern Sie das Auftragsbestätigung als erledigt und erstellen Sie direkt einen Lieferschein
- Speichern Sie das Auftragsbestätigung als erledigt und erstellen Sie direkt eine Rechnung
Ein erledigter Auftrag kann einfach über die Schaltfläche In Bearbeitung wieder zurückgesetzt werden
Auf den Status kann auch in der Sammelrechnung gefiltert werden!
Schaltflächen auf Zeilenebene
- zum Bearbeiten der aktuellen Zeile im Bereich Zeile x bearbeiten
- zum Löschen der aktuellen Zeile
- zum Kopieren der aktuellen Zeile. Die Daten der aktuellen Zeile werden als neue Zeile im Bereich Neue Zeile eingeben vorbelegt.
Schaltflächen
- Speichern: Speichert die Auftragsbestätigung sowie die aktuelle Zeile
- Abschließen: Speichert die Auftragsbestätigung sowie die aktuelle Zeile und schließt die Auftragsbestätigung ab. Die nächste Auftragsbestätigungsnummer wird automatisch vergeben (sofern nicht bereits eine Nummer vergeben wurde - siehe Bearbeiten). Die Auftragsbestätigung wird im Dokumentenmanagement (unter dem Karteireiter (+)) automatisch abgelegt.
- Bearbeiten: Nur für abgeschlossene Auftragsbestätigungen - zum Ändern im Falle von Fehlern von bereits abgeschlossenen Auftragsbestätigungen.
- Weitere Zeile: Zum Hinzufügen von weiteren Zeilen zur Auftragsbestätigung
- Löschen: Wurde eine Auftragsbestätigung erstellt aber noch nie abgeschossen, kann es auch wieder gelöscht werden. Sobald eine Auftragsbestätigungsnummer vergeben wurde ist nur mehr eine Stornierung möglich.
- Stornieren: Wurde eine Auftragsbestätigung erstellt und abgeschossen, kann es nur mehr storniert werden.
- Vorschau: Erstellung der Vorschau der PDF-Auftragsbestätigung zu jeder Zeit - nur im Bearbeiten-Modus verfügbar.
- PDF Anzeigen: Anzeige des erstellten PDF-Auftragsbestätigung - nur nach Abschluss der Auftragsbestätigung verfügbar.
- Versenden: Nur für abgeschlossene Auftragsbestätigungen, automatisches versenden per E-Mail an den Kunden
- Neue Auftragsbestätigung: Löscht die Eingabefelder und bereitet die Eingabemaske für die neue Eingabe einer Auftragsbestätigung vor
- Kopieren: Kopiert die aktuelle Auftragsbestätigung in eine neue Auftragsbestätigung und belegt alle Daten der aktuellen Auftragsbestätigung vor