Wenn Gutscheine an Kunden ausgegeben werden, sind je nach Gutschein-Art verschiedene Varianten zu beachten:
Gutschein
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Arten von Gutscheinen
- Leistung ist noch nicht konkret bestimmt: Wertgutschein, dem keine konkrete Leistung oder Artikel zu Grunde liegt, zB: Gutschein über 10€
- Leistung ist bereits konkret bestimmt: Gutschein für eine konkrete Leistung, zB: Gutschein über eine Massage
- Gratisgutscheine: Gutschein, der Rabatt oder ähnliches auf einen tatsächlichen Kauf bewirkt.
Die folgenden Punkte beschreiben die Verarbeitungsmöglichkeiten in FreeFinance
Wenn Gutscheine ausgestellt werden, wird empfohlen eine eigene Belegart (Einnahme) für die Gutscheine zu erstellen. Damit lässt sich klar zwischen Einnahmen von Gutscheinen und alle anderen Einnahmen unterscheiden und der Saldo der aktuell ausgegebenen Gutscheinen einfach einsehen.
Leistung ist noch nicht konkret bestimmt
Rechnungslegung
Gutschein erstellen
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Wenn Sie den Gutschein mit dem Rechnungssystem erstellen und Ihren Kunden zukommen lassen, werden diese Gutscheine ohne Ust erstellt. Der Gutschein wird einfach als Rechnung oder Kassenbon erstellt mit 0% Ust.
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Bei Erhalt des Geldes buchen Sie auch den Geldeingang. Dadurch wird in der Buchhaltung die Bezahlung des Gutscheines übernommen.
Wir empfehlen - sofern Sie den Gutschein nicht in Form eigener Geschenkkarten oder ähnlichem ausgeben - ein eigenes Layout mit dem Titel "Gutschein" einzurichten.
Gutschein einlösen Schritt 1
Erstellen einer Rechnung oder einen Kassenbon mit allen Zeilen
Gutschein einlösen Schritt 2
Legen sie eine zusätzliche negativen Zeile mit dem Vermerk auf den Gutschein (zB: Nummer) und dem Betrag an. Der Steuersatz der Gutschein-Zeile wird ebenso mit 0% (wie am Gutschein selbst) angegeben. Verwenden Sie die gleiche Belegart wie am Gutschein. Somit wird der Gesamt-Betrag reduziert und die Umsatzsteuer richtig ausgewiesen.
Gutschein einlösen Schritt 3
Bei Erhalt des Geldes buchen Sie auch den Geldeingang. Dadurch wird in der Buchhaltung automatisch die Belegart für Gutschein reduziert (Saldo der noch offenen Gutscheine wird automatisch gebildet) und die Umsatzsteuer richtig eingebucht.
Buchhaltung
Wenn Sie Gutscheine nur in der Buchhaltung eingeben, und diese dem Fall "Gutschein ohne Umsatzsteuer", entspricht wäre folgende Abfolge möglich:
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Erstellen einer Ausgangsrechnung für den Gutschein mit 0% Ust.
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Bei der Einlösung: Geben Sie zwei Zeilen in der Ausgansgrechnung ein:
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1. Zeile: Die Ausgangsrechnung an sich inkl. der gesetzlichen Ust. (dies können auch mehrere Zeilen sein - je nachdem was benötigt wird).
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2. Zeile: Den Gutscheinbetrag der eingelöst wird Brutto und negativ wieder mit 0% Ust und wieder mit der gleichen Belegart.
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Damit reduziert sich bei der Bezahlung die Summe der Gutschriften (auf der eigenen Belegart), die anfallende Ust. bleibt gleich aber der offene Betrag wird verringert.
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Leistung ist bereits konkret bestimmt
Rechnungslegung
Gutschein erstellen
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Wenn Sie den Gutschein mit dem Rechnungssystem erstellen und Ihren Kunden zukommen lassen, werden diese Gutscheine einfach als Rechnung oder Kassenbon mit der gesetzlichen Umsatzsteuer erstellt.
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Bei Erhalt des Geldes buchen Sie auch den Geldeingang. Dadurch wird in der Buchhaltung die Bezahlung des Gutscheines übernommen.
Wir empfehlen auch hier ein eigenes Layout mit dem Titel "Gutschein" einzurichten.
Gutschein einlösen Schritt 1
Erstellen einer Rechnung oder eines Kassenbons mit allen Zeilen
Gutschein einlösen Schritt 2
Legen sie eine zusätzliche negativen Zeile mit dem Vermerk auf den Gutschein (zB: Nummer) und dem Betrag an. Der Steuersatz der Gutschein-Zeile wird mit der Ust des Gutscheines (muss gleich sein wie am Gutschein selbst) angegeben. Verwenden Sie die gleiche Belegart wie am Gutschein. Somit wird der Gesamt-Betrag reduziert und die Umsatzsteuer ebenso richtig ausgewiesen.
Gutschein einlösen Schritt 3
Bei Erhalt des Geldes buchen Sie auch den Geldeingang. Dadurch wird in der Buchhaltung automatisch die Belegart für Gutschein reduziert (Saldo der noch offenen Gutscheine wird automatisch gebildet) und die Umsatzsteuer richtig eingebucht.
Buchhaltung
Folgende Abfolge für die Eingabe von Gutscheinen direkt unter Meine Belege (als Ausgangsrechnung, ohne Rechnungslegung) eingeben:
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Erstellen einer Ausgangsrechnung für den Gutschein mit der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Umsatzsteuer wird sofort wirksam.
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Bei der Einlösung: Geben Sie 2 Zeilen in der Ausgangsrechnung ein:
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1. Zeile: Die Erlöszeilen ansich inkl. der gesetzlichen Ust. (dies können auch mehrere Zeilen sein - je nachdem was benötigt wird).
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2. Zeile: Den Gutscheinbetrag der eingelöst wird Brutto und negativ wieder mit der Umsatzsteuer am Gutschein und wieder mit der gleichen Belegart wie am Gutschein eingegeben.
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Damit reduziert sich bei der Bezahlung die Summe der Gutschriften (auf der eigenen Belegart) und die anfallende Ust wird mit der bereits im Gutschein inkludierten Ust korrigiert.
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Gratisgutscheine
Gratisgutscheine sind in zwei Bereiche zu gliedern:
Gutscheine mit Rabattversprechen
Hierbei kommt beim Geschäftsabschluss (also beim Verkauf) ein gewisser Rabatt zum Einsatz. Diese Gutscheine sind grundlegend erst beim Geschäftsabschluss anwendbar und werden dann als Rabatt angewendet:
- Rechnungslegung: eigene negative Zeilen mit dem zur Anwendung kommenden Steuersatz, auf das der Gutschein angewendet wird oder Eingabe eines Rabatts direkt bei der Zeile (wenn anwendbar)
- Buchhaltung: eigene negative Zeilen mit dem zur Anwendung kommenden Steuersatz auf das der Gutschein angewendet wird
Gutschein ohne Rabattversprechen (Geschenk)
Geschenke sind nicht umsatzsteuerbar.