Mit FreeFinance können Sie bequem zusätzlich zur PDF-Rechnung zusätzlich eine XML-Datei für die elektronische Rechnung erstellen. Hie werden die Besonderheiten erklärt, die abhängig vom gewünschten Empfänger auftreten können.
E-Rechnung erstellen
Zum Inhalt dieses Artikels
Zuletzt aktualisiert:
Übersicht
Elektronische Rechnung Allgemein
PDF-Rechnung
Die Rechnung im PDF-Format ist eine elektronische Art der Rechnungserstellung und Übermittlung zwischen Geschäftspartnern.
E-Rechnung
Die E-Rechnung ist die Rechnung im strukturierten Format (XML), die zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht werden kann. Mit FreeFinance kann die E-Rechnung einfach auf Knopfdruck erstellt werden.
Vorteile
- Direkte Übermittlung oder Upload (zB: Rechnung an den Bund)
- Strukturierte Verarbeitung auf der Empfängerseite
- Fehlervermeidung beim Erfassen der Rechnungen auf der Empfängerseite
PDF und E-Rechnung in FreeFinance
In FreeFinance wird bei aktivierter Option "E-Rechnung" automatisch sowohl eine PDF-Datei, als auch eine XML-Rechnung. Es wird sowohl auf der PDF-Rechnung als auch in der XML-Datei automatisch ein Vermerk für die Ausstellung in beiden Formaten angebracht.
Sie können die Option eRechnung unter Rechnungslegung > Einstellungen > Texte & Standardwerte > Registerkarte Standardwerte aktivieren.
Damit können Sie bei jedem Abschließen einer Rechnung das erforderliche XML-Format wählen und die Datei im Anschluss herunterladen.
Mehr zur E-Rechnung in unserem BlogE-Rechnung an den Bund
Bei der E-Rechnung an den Bund müssen folgende Punkte beachtet werden, um korrekte E-Rechnungen erstellen und übermitteln zu können:
Kundenstamm
Folgende Felder müssen im Kundenstamm korrekt gepflegt werden:
- Meine Lieferanten Nr.: Diese erhalten Sie von Ihrem Kunden
- Filialnummer: Dies ist die Einkäufergruppe der Bundesdienststelle
- Genaue Firmenanschrift der Bundesdienststelle
Rechnung
Folgende Felder müssen in der Rechnung, neben den korrekten Rechnungsdetails, unbedingt gepflegt werden:
- Referenzdatum: Datum der Bestellung
- Referenz: Hier muss die Bestellnummer eingegeben werden
Besonderheiten ebInterface
Es wird empfohlen, Ihre GLN-Nummer, und wenn vorhanden auch Ihre DUNS-Nummer, in den Finanzeinstellungen zu hinterlegen.
Werden diese Daten hinterlegt, werden diese auch in der E-Rechnung entsprechend eingebunden.
BBG
Firmensitz > Region aus den Mandanteneinstellungen
Firmenbuchnummer > Grundeinstellungen
Firmenbuchgericht > Grundeinstellungen
BBG-Partnernummer > Kundenstamm "Meine Lieferantennummer"
BBG-Partnernummer -Biller > Kundenstamm "Freitext1"
eRechnung
Folgende spezielle Informationen über die Verwendung von Daten bei der Erstellung von eRechnungen:
Kundeninformationen
- GLN Nummer: die GLN-Nummer Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden, wird in der eRechnung als Identifikation mit übernommen
- DUNS Nummer: die DUNS-Nummer Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden, wird in der eRechnung als Identifikation mit übernommen
- Identifikation: die Identifikation-Nummer Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden, wird in der eRechnung als Identifikation mit übernommen
Verwendung in den eRechnungs-Versionen
Bei der Erstellung von eRechnungs-Dateien in der Version 4.1 werden DUNS, GLN und Identifikationsnummer verwendet.
In der Version 4.0 kann nur eine (1) Nummer verwendet werden - die Reihenfolge ist wie folgt definiert:
- Identifikationsnummer
- wenn Identifikationsnummer nicht vorhanden, GLN Nummer
- wenn GLN Nummber nicht vorhanden dann DUNS Nummer
Lieferadresse
Die Lieferadresse wird mit den Rechnungsadressinformationen befüllt, wenn in der Rechnung eine Lieferbedingung eingegeben wird.
Besonderheiten UBL (xRechnung)
Identifikation (LeitwegID) > Kundestamm "Identifikation"
BBG-Partnernummer AccountingSupplierParty AdditionalAccountID > Kundenstamm "Meine Lieferantennummer"
BBG-Partnernummer AdditionalAccountID > Kundenstamm "Freitext1"