Kleinunternehmer-Rechnung ⇒ Vorlage, Erklärung & neue Bestimmungen ab 2025

Kleinunternehmer-Rechnungen sind aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG ohne ausgewiesene Umsatzsteuer (USt) ausgestellte Rechnungen. Die Rechnung muss die Mindestangaben gemäß § 34a UStDV enthalten. Die Angabe einer eindeutigen Identifikationsnummer (Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer) und der Hinweis auf die Steuerbefreiung sind zwingend erforderlich.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Kleinunter-Rechnung: Muster & Vorlage
  2. Kleinunternehmer-Rechnung – auf einen Blick
  3. Kleinunternehmer Rechnung
  4. Definition und Unterscheidung
  5. Müssen Rechnungen ausgestellt werden?
  6. Kleinunternehmer-Rechnung und Umsatzsteuerbefreiung
  7. Rechnungsangaben und Pflichtbestandteile
  8. E-Rechnung bei Kleinunternehmern
  9. Quellen
Simone A. Mitgründerin der FreeFinance Buchhaltungssoftware, Entwicklung, Inhalt & Marketing
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Kleinunter-Rechnung: Muster & Vorlage

Kleinunternehmer-Rechnung Muster

Zur Orientierung haben wir ein rechtskonformes Muster einer Kleinunternehmer-Rechnung erstellt, das alle notwendigen Angaben enthält.

Wichtig ist, dass auf der Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen und stattdessen der verpflichtende Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG angeben wird.

Kleinunternehmer-Rechnung: kostenlose Vorlage zum Download

Um Ihnen das Schreiben der Rechnung so einfach wie möglich zu machen, können Sie gerne unsere kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer (im Word-Format) verwenden.

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Achten Sie stets darauf, dass alle notwendigen Angaben auf der Rechnung gemacht und alle Formvorschriften eingehalten werden!

Kleinunternehmer-Rechnung – auf einen Blick

Die 8 wichtigsten Fakten zur Kleinunternehmerregelung

Definition

Eine Kleinunternehmer-Rechnung ist eine Rechnung, die gemäß § 19 UStG ohne ausgewiesene Umsatzsteuer und mit Hinweis auf die Steuerbefreiung ausgestellt wird.

Funktion

Die Rechnungsstellung erfolgt wie bei jedem Gewerbetreibenden oder Selbstständigen, jedoch ohne Verrechnung der Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) auf den Rechnungsbetrag. Ziel ist die administrative Vereinfachung für Kleinunternehmer.

Pflichtangaben

Kleinunternehmer-Rechnungen müssen die Mindestangaben gemäß § 34a UStDV aufweisen, gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen, sondern der Hinweis auf Steuerbefreiung gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) auf der Rechnung angeführt.

Umsatzsteuer & Vorsteuerabzug

Da Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG von der Umsatzsteuer befreit sind, weisen sie auf Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und müssen keine Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) abgeben. Ein Vorsteuerabzug ist jedoch ausgeschlossen.

Kleinunternehmer-Hinweis

Auf jeder Rechnung ist ein Hinweis anzubringen, der verdeutlicht, dass keine Umsatzsteuer berechnet wird – etwa „Keine Umsatzsteuer ausgewiesen, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG“. Fehlt dieser Hinweis und wird Umsatzsteuer ausgewiesen, schuldet der Unternehmer sie dem Finanzamt.

Identifikationsnummer

In Deutschland ist eine der folgenden Nummern verpflichtend anzugeben:

EU-weite Regelung ab 2025

Ab 2025 müssen EU-weite Kleinunternehmer-Rechnungen die Mindestanforderungen gemäß Art. 226 ff. der Richtlinie 2006/112/EG aufweisen, der Unternehmer muss im Ansässigkeitsstaat (steuerrechtlich) als Kleinunternehmer gelten und muss in der Rechnung klar auf die Steuerbefreiung hinweisen sowie zwingend die durch den Ansässigkeitsstaat ausgestellte Identifikationsnummer (Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer) auf der Rechnung anführen.

Bestimmungen

Grundlage ist § 19 Abs. 1 UStG (Kleinunternehmerregelung), ergänzt durch § 14 UStG zu Pflichtangaben und Rechnungsinhalten. Das Jahressteuergesetz 2024 regelt Änderungen in § 19 UStG hinsichtlich neuer Umsatzgrenzen und EU-weiter Kleinunternehmerregelung. Ergänzend gelten die GoBD für die Aufbewahrung von Rechnungen, auch wenn keine Umsatzsteuer berechnet wird.

Kleinunternehmer Rechnung

Eine Kleinunternehmer-Rechnung wird ohne Umsatzsteuer (USt) und mit den Mindestangaben gemäß § 34a UStDV ausgestellt, weil der Unternehmer gemäß § 19 UStG von der Umsatzbesteuerung befreit ist. Anstatt der Umsatzsteuer und des Steuersatzes muss die Rechnung einen deutlichen Kleinunternehmer-Hinweis (Hinweis auf: Verrechnung ohne Umsatzsteuer durch Kleinunternehmerregelung gem. § 19 Abs. 1 UStG) sowie die Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer enthalten. Wer dennoch Umsatzsteuer ausweist, schuldet diese trotz Befreiung dem Finanzamt.

Definition und Unterscheidung

Eine Kleinunternehmer-Rechnung unterscheidet sich von einer normalen Rechnung hauptsächlich dadurch, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Diese Vereinfachung gilt nur, solange die Umsatzgrenzen (25.000 Euro im Vorjahr bzw. 100.000 Euro im laufenden Jahr) nicht überschritten werden und ein deutlicher Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG sowie die Angabe der Identifikationsnummer auf der Rechnung vorhanden ist.

Kleinunternehmer sind gemäß § 19 Abs. 1 UStG von der Erhebung der Umsatzsteuer befreit und dürfen daher auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) ausweisen.

  • Bei einer normalen Rechnung weisen Unternehmer hingegen den Steuersatz (19 % oder 7 %) und den steuerlichen Betrag explizit aus, sodass Geschäftskunden die Vorsteuer abziehen können.

Für die Rechnungsstellung gilt in beiden Fällen § 14 UStG als Grundlage für die Pflichtangaben. Für Kleinunternehmer-Rechnungen gibt es aber Vereinfachungen:

  • Zusätzlich regelt § 34a UStDV bei Kleinunternehmern, welche Angaben mindestens erforderlich sind (u. a. Steuernummer oder USt-IdNr., Netto-Betrag, Kleinunternehmer-Hinweis).

Die Unterscheidung liegt also primär im Umsatzsteuerausweis und den Rechtsfolgen:

Kleinunternehmer-Rechnung:

  • Kein Umsatzsteuerausweis.

  • Hinweis „Keine Umsatzsteuer ausgewiesen aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG“, „Keine Umsatzsteuer verrechnet, weil Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG“ oder ähnlich (Hinweis muss eindeutig sein).

  • Kein Vorsteuerabzug für den Kleinunternehmer möglich.

  • Anwendbar bis zum Überschreiten der festgelegten Umsatzgrenzen.

  • Rechtsfolge bei USt-Verrechnung: Weist der Kleinunternehmer dennoch Umsatzsteuer aus und verrechnete diese somit, schuldet er den Steuerbetrag entsprechend und muss diesen an das Finanzamt abführen.

Normale Rechnung mit Regelbesteuerung:

  • Umsatzsteuersatz (19 % oder 7 %) und Steuerbetrag ausgewiesen.

  • Vorsteuerabzug für den leistenden Unternehmer selbst möglich (bei betrieblichen Einkäufen).

  • Monatliche bzw. vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) verpflichtend.

Müssen Rechnungen ausgestellt werden?

Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG sind wie alle Unternehmen (Gewerbetreibende gemäß § 1 HGB) grundsätzlich verpflichtet, Rechnungen zu stellen, wenn sie Lieferungen oder Leistungen an andere Unternehmer erbringen oder wenn das Gesetz dies vorschreibt. Das ergibt sich aus § 14 UStG, wonach Rechnungsausstellungspflichten bestehen, sobald eine steuerbare Leistung vorliegt – auch wenn keine Umsatzsteuer berechnet wird.

Im deutschen Umsatzsteuerrecht sind Kleinunternehmer ebenso zur Rechnungsstellung verpflichtet wie regelbesteuerte Unternehmer.

  • § 14 Abs. 2 UStG besagt, dass jeder Unternehmer bei bestimmten Geschäftsabschlüssen – insbesondere gegenüber anderen Unternehmern oder bei innergemeinschaftlichen Lieferungen – eine Rechnung ausstellen muss.

Diese Pflicht entfällt nicht, nur weil keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird.

  • Rechnungsausstellung bei B2C: Bei reinen Privatkunden (Endverbraucher) besteht im Regelfall keine gesetzliche Pflicht zur Rechnungsstellung, außer spezielle Vorschriften fordern es (z. B. Handwerkerrechnungen, Bauleistungen). Dennoch wird oft aus kaufmännischer Sorgfalt heraus auch an Privatpersonen eine Rechnung erstellt.

  • Frist: Gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG müssen Rechnungen grundsätzlich innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden, sofern eine Pflicht zur Rechnungsausstellung besteht.

  • Kleinbetragsrechnung: Bis 250 Euro kann eine vereinfachte Rechnung gemäß § 33 UStDV genutzt werden. Der Kleinunternehmer-Hinweis („Keine Umsatzsteuer ausgewiesen …“) bleibt aber zwingend.

Wichtig: Auch wenn keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird, muss der Kleinunternehmer alle Pflichtangaben einhalten und auf seinen Status nach § 19 UStG hinweisen.

Kleinunternehmer-Rechnung und Umsatzsteuerbefreiung

Kleinunternehmer profitieren von der Umsatzsteuerbefreiung. Das bedeutet, sie erheben keinen Steuerbetrag auf ihre Lieferungen oder Leistungen und müssen keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Allerdings ist ein Vorsteuerabzug für eigene Ausgaben ausgeschlossen.

Solange man als Kleinunternehmer die gesetzlichen Umsatzgrenzen einhält (25.000 Euro im Vorjahr, 100.000 Euro im laufenden Jahr), ist man von der Umsatzsteuerpflicht befreit.

Der Verzicht auf die Erhebung der Umsatzsteuer soll kleine Betriebe entlasten, die sich sonst mit regelmäßigen Voranmeldungen und Buchführungspflichten (z. B. getrennte Ausweisung von Nettobeträgen und Steuerbeträgen) beschäftigen müssten.

Kern der Befreiung:

  • Auf Kleinunternehmer-Rechnungen entfällt die Angabe des Steuersatzes. Anstatt etwa „19 % USt“ nennt man einen Hinweis wie „Keine Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG“.

  • Das senkt auch den buchhalterischen Aufwand für Kleinunternehmer und sie haben im B2C-Geschäft (Leistung an Privatkunden) einen Vorteil, da sie ihre Leistungen auf der Rechnung exklusive Aufschlag der Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) verrechnen können.

  • Wer aber als Kleinunternehmer fälschlich Umsatzsteuer ausweist, schuldet diese dann gemäß § 14c UStG dem Finanzamt.

Fehlender Vorsteuerabzug:

Da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer erheben, entfällt auch ihr Recht, im Einkaufsprozess gezahlte Vorsteuer abzuziehen. Die Erleichterung kann auch nachteilig sein:

  • Für größere Ausgaben ist das ein finanzieller Nachteil, weil alle betrieblichen Kosten brutto (inkl. Steuer) zu zahlen sind.

  • Das kann mit Wachstum oder hohen Betriebsausgaben und Investitionen rasch unvorteilhaft sein, weshalb manche Kleinunternehmer freiwillig zur Regelbesteuerung wechseln.

Grenzwerte und Prognose:

  • Nach den via Jahressteuergesetz 2024 konsolidierten Regelungen in § 19 f. UStG gelten angehobene Grenzwerte (25.000 Euro/100.000 Euro). Solange man unter diesen Umsätzen bleibt, behält man den Kleinunternehmerstatus.

  • Wird jedoch absehbar, dass man die 100.000-Euro-Grenze im laufenden Jahr überschreitet, endet die Befreiung und damit der Status als Kleinunternehmer ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten - inklusive dieses Umsatzes muss dann Umsatzsteuer verrechnet und abgeführt werden.

Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer: Steuerschuld beim Finanzamt

Falls ein Kleinunternehmer fälschlich oder versehentlich Umsatzsteuer in der Rechnung ausweist, ist er laut § 14c UStG dennoch zur Abführung dieser Steuer an das Finanzamt verpflichtet.

  • Deshalb ist es entscheidend, beim Erstellen einer Kleinunternehmer-Rechnung nie Umsatzsteuer zu verrechnen und/oder einen Steuersatz anzugeben, wenn man von der Befreiung profitieren will.

Rechnungsangaben und Pflichtbestandteile

Jede Kleinunternehmer-Rechnung muss – wie jede andere Unternehmerrechnung – bestimmt Pflichtangaben enthalten, die sich einerseits nach § 14 UStG und als Vereinfachung für Kleinunternehmer andererseits nach den Mindestanforderungen nach § 34a UStDV richten.

Für Rechnungen gelten in Deutschland die Grundsätze aus § 14 und § 14a UStG. Wer als Kleinunternehmer agiert, darf keine Umsatzsteuer ausweisen und gibt entsprechend einen Hinweis wie „Keine Umsatzsteuer ausgewiesen aufgrund Kleinunternehmerregelung gem. § 19 UStG“ an.

Darüber hinaus regelt § 34a UStDV speziell, welche Angaben eine Kleinunternehmer-Rechnung mindestens enthalten muss:

  1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Kleinunternehmer) sowie des Leistungsempfängers

  2. Steuernummer, USt-IdNr. oder eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (falls vergeben)

  3. Fortlaufende Rechnungsnummer

  4. Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum)

  5. Beschreibung der gelieferten Gegenstände oder erbrachten Leistung (Menge, Art, Umfang)

  6. Nettoentgelt mit Hinweis auf die Steuerbefreiung (z. B. „Keine Umsatzsteuer ausgewiesen gemäß § 19 UStG“)

  7. Angabe „Gutschrift“, wenn die Rechnung vom Leistungsempfänger selbst erstellt wird

Kleinunternehmern stehen außerdem vereinfachte Möglichkeiten offen, etwa die Kleinbetragsrechnung bei Summen bis 250 Euro. Je nach Höhe der Rechnung ändern sich bestimmte Details:

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro:

Bei einem Rechnungsbetrag bis 250 Euro darf nach § 33 UStDV eine vereinfachte Rechnung ausgestellt werden. Sie braucht keine fortlaufende Rechnungsnummer oder detaillierte Angaben zu Steuersätzen. Dennoch müssen folgende Punkte enthalten sein:

  • Name und Anschrift des Kleinunternehmers

  • Ausstellungsdatum

  • Art und Umfang der Leistung oder Lieferung

  • Entgelt (Netto), dazu der Kleinunternehmer-Hinweis statt eines Steuersatzes

  • Hinweis auf Steuerbefreiung nach § 19 UStG

Wichtig ist, dass Kleinunternehmer trotz vereinfachter Angaben deutlich machen, weshalb sie keine Umsatzsteuer ausweisen (Kleinunternehmerregelung).

Vorlage Download

Rechnungen über 250 Euro:

Liegt der Gesamtbetrag über 250 Euro, greifen die allgemeinen Rechnungspflichten (vgl. § 14 Abs. 4 UStG, § 34a UStDV). Zusätzlich muss eine der folgenden Nummern angegeben sein:

  • Steuernummer (vom Finanzamt vergeben)

  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)

  • Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (sofern existiert und eingesetzt wird)

Anstelle der Umsatzsteuerangabe wird der Kleinunternehmer-Hinweis eingefügt.

Merke: Auf jeder Kleinunternehmer-Rechnung muss eine dieser Nummern klar ersichtlich sein, um den Rechnungsadressaten (und das Finanzamt) eindeutig zu informieren.

Vorlage Download

E-Rechnung bei Kleinunternehmern

Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen und können stattdessen weiterhin sogenannte sonstige Rechnungen wie einfache PDF-Rechnungen ausstellen, sie müssen aber in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen.

E-Rechnungen sind in Deutschland gemäß § 14 Abs. 1 UStG gleichwertig zu Papierrechnungen, wenn die Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit sichergestellt sind (vgl. GoBD).

Darüber hinaus muss für E-Rechnungen gewährleistet sein, dass sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.

  • Daher gelten ab 2025 einfache PDF-Rechnungen nicht mehr als E-Rechnungen im gesetzlichen Sinn.

Wenn Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen, gelten grundsätzlich dieselben Pflichtangaben, wie bei herkömmlichen Kleinunternehmer-Rechnungen. Der Unterschied liegt im Format (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) und der elektronischen Übermittlung.

  • Technische Voraussetzungen: Damit eine E-Rechnung anerkannt wird, müssen Datenformat, Übertragungsweg und Aufbewahrung GoBD-konform sein. Die Rechnungen müssen die Rechnung in einem anerkannten strukturierten elektronischen Format ausgestellt und übermittelt werden.

Pflichtangaben auf E-Rechnungen:

  • Identische Mindestangaben wie bei Papierrechnungen (§ 34a UStDV).

  • Kleinunternehmer-Hinweis statt Steuersatz und Steuerbetrag.

  • Eindeutige Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum und Leistungsbeschreibung.

  • Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer.

Wichtig: Das Dokument muss in elektronischer Form ebenso vollständig und unveränderbar archiviert werden.

Formate: XRechnung & ZUGFeRD

  • XRechnung: Ein strukturiertes XML-Format, das v. a. bei öffentlichen Aufträgen gefordert wird.

  • ZUGFeRD: Hybridformat aus PDF + maschinenlesbarem XML-Anteil; ebenfalls GoBD-konform, wenn die Daten unverändert bleiben.

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