Kleinunternehmerregelung ⇒ Steuerbefreiung nach § 19 UStG & Neuregelungen ab 2025

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG befreit Unternehmen von der Umsatzsteuer (USt), wenn ihr Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Seit 2025 können auch EU-Unternehmer die Regelung in Anspruch nehmen; dabei gilt eine einheitliche Umsatzgrenze von 100.000 Euro im gesamten Gemeinschaftsgebiet und es muss eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer im Ansässigkeitsstaat erteilt worden sein.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Kleinunternehmerregelung – auf einen Blick
  2. Kleinunternehmerregelung
  3. Was ist die Kleinunternehmerregelung?
  4. Für wen ist die Kleinunternehmerregelung geeignet?
  5. Voraussetzungen und Umsatzgrenzen
  6. Umsatzgrenzen im Gründungsjahr
  7. Überschreiten der Umsatzgrenze und Folgen
  8. Steuerliche Auswirkungen
  9. Vorteile der Kleinunternehmerregelung
  10. Nachteile der Kleinunternehmerregelung
  11. Wechsel und Rückkehr
  12. EU-weite Regelung ab 2025
  13. Quellen
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Kleinunternehmerregelung – auf einen Blick

Die 8 wichtigsten Fakten zur Kleinunternehmerregelung

Definition

Die Kleinunternehmerregelung ist in § 19 UStG festgeschrieben: Unternehmer sind von der Umsatzsteuerpflicht befreit, sofern sie im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten haben und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreiten.

Funktion

Diese Vereinfachungsregelung reduziert den Verwaltungsaufwand, da keine Umsatzsteuervoranmeldungen nötig sind und keine Umsatzsteuer in Rechnungen ausgewiesen werden muss.

Umsatzgrenzen

  • In Deutschland ansässige Unternehmen: Im Vorjahr maximal 25.000 Euro Umsatz, im laufenden Jahr maximal 100.000 Euro.

  • EU-Unternehmer nach § 19 Abs. 4 UStG: 100.000 Euro im gesamten Gemeinschaftsgebiet.

  • Bis einschließlich 2024 gültige Rechtslage: Kleinunternehmer-Status bis maximal 22.000 Euro Vorjahresumsatz und maximal 50.000 Euro Umsatz im laufenden Jahr.

Steuerliche Auswirkungen

Kleinunternehmer stellen Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und dürfen keine Vorsteuer geltend machen. Das vermindert den administrativen Aufwand in der Buchhaltung hinsichtlich Steuern und Abgaben für den Unternehmer deutlich. Bei Überschreiten der Umsatzgrenzen erfolgt ein Wechsel zur Regelbesteuerung.

Vorteile

  • Weniger Bürokratie und geringere Kosten für Buchhaltung.

  • Kleinunternehmer können ihre Leistungen oft günstiger an Privatkunden anbieten als jene Unternehmer, die zusätzlich Umsatzsteuer auf die Leistungen erheben.

  • Besonders nützlich für kleinere Betriebe und Existenzgründer mit geringen Anschaffungskosten.

Potenzielle Nachteile

  • Kein Vorsteuerabzug: Investitionen können daher teurer sein.

  • Begrenzte Umsatzgrenze erschwert Wachstum, außerdem Wettbewerbsnachteile im B2B-Bereich möglich.

EU-weite Regelung ab 2025

Seit 2025 können auch im EU-Ausland ansässige Unternehmer die Regelung in Deutschland in Anspruch nehmen. Hier gilt eine einheitliche Kleinunternehmer-Umsatzgrenze von 100.000 Euro im gesamten Gemeinschaftsgebiet und die Pflicht zur Kleinunternehmer-Identifikationsnummer. Der Unternehmer muss zudem im Ansässigkeitsstaat auch der Kleinunternehmer-Steuerbefreiung unterliegen.

Bestimmungen

  • § 19 Abs. 1 UStG: Definiert die Umsatzsteuerbefreiung für in Deutschland ansässige Betriebe (25.000 €/100.000 €)

  • § 19 Abs. 2 UStG: Legt fest, wie sich der Gesamtumsatz zusammensetzt (z. B. entgeltliche Lieferungen und sonstige Leistungen, ggf. Ausnahmen).

  • § 19 Abs. 4 UStG: Regelt, dass im EU-Ausland ansässige Unternehmer bei einem Jahresumsatz von höchstens 100.000 Euro im Gemeinschaftsgebiet und mit einer Kleinunternehmer-ID ebenfalls befreit sind.

  • Richtlinie 2006/112/EG: Regelt die EU-weite Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung und die Umsatzgrenze im Gemeinschaftsgebiet.

Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG befreit von der Umsatzsteuer (USt), wenn der Vorjahresumsatz 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr unter 100.000 Euro bleibt. Dabei entfällt der Vorsteuerabzug. Für EU-Unternehmer (§ 19 Abs. 4 UStG) gilt eine Umsatzgrenze von 100.000 Euro im gesamten Gemeinschaftsgebiet sowie eine vom Ansässigkeitsstaat erteilte verplichtende Kleinunternehmer-Identifikationsnummer. So senken Kleingewerbe und Existenzgründer spürbar ihren Verwaltungsaufwand.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Die Kleinunternehmerregelung erlaubt es Unternehmern nach § 19 UStG, ihre Umsätze ohne Umsatzsteuer (USt) abzurechnen und keine regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen (UStVA) zu leisten, sofern sie bestimmte Umsatzgrenzen einhalten (25.000 Euro im Vorjahr, 100.000 Euro im laufenden Jahr). Ein Vorsteuerabzug ist dabei jedoch ausgeschlossen.

Dieses Modell wurde geschaffen, um kleinen Betrieben, Existenzgründern und Kleingewerbetreibenden eine bürokratische Erleichterung zu bieten.

  • Anders als bei der Regelbesteuerung müssen keine laufenden Umsatzsteuervoranmeldungen abgegeben und keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausgewiesen werden.

  • Allerdings steht Kleinunternehmern auch kein Vorsteuerabzug zu – gerade bei geplanten Investitionen kann das zum Nachteil werden.

Seit 2025 gelten höhere Grenzwerte: Im Vorjahr darf der Gesamtumsatz 25.000 Euro nicht überstiegen haben, im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht übersteigen.

  • Wird dies überschritten, greift automatisch die Regelbesteuerung.

Ebenso seit 2025 neu ist, dass Unternehmer aus anderen EU-Staaten die Kleinunternehmerregelung in Deutschland bei Erfüllung bestimmter Voraussetzungen in Anspruch nehmen können:

  • Für Unternehmer aus anderen EU-Staaten gelten nach § 19 Abs. 4 UStG eigene Regeln mit einer einheitlichen Umsatzgrenze von 100.000 Euro im gesamten Gemeinschaftsgebiet und einer

  • Verpflichtende Kleinunternehmer-Identifikationsnummer des Ansässigkeitsstaats des Unternehmers.

Für wen ist die Kleinunternehmerregelung geeignet?

Die Kleinunternehmerregelung richtet sich vor allem an Einzelunternehmer, Freiberufler und Kleingewerbe mit eher geringen Betriebsausgaben. Sie eignet sich besonders für B2C-Geschäfte, bei denen kein Vorsteuerabzug notwendig ist, und bietet Existenzgründern einen unkomplizierten Start ohne umfangreiche Umsatzsteuerpflichten.

Unternehmen, die nur geringe Kosten für Wareneinkauf, Hard- und Software oder andere betriebliche Ausgaben haben, profitieren von der vereinfachten Buchführung und dem Verzicht auf die Umsatzsteuervoranmeldung.

  • Solange der jährliche Gesamtumsatz unter den genannten Grenzwerten bleibt, entfällt die Pflicht, Umsatzsteuer auf Rechnungen auszuweisen und ans Finanzamt abzuführen.

  • Diese Entlastung erweist sich für nebenerwerbliche Selbstständige, Handwerksbetriebe mit geringem Materialeinsatz oder Freelancer (z. B. im kreativen Bereich) als besonders nützlich.

Allerdings sollten Unternehmer, die planen, rasch zu wachsen oder regelmäßig größere Investitionen tätigen, den Verzicht auf Vorsteuerabzug genau abwägen:

  • Wer überwiegend im B2B-Sektor tätig ist, könnte Wettbewerbsnachteile spüren, da Geschäftskunden die ausgewiesene Umsatzsteuer normalerweise als Vorsteuer abziehen möchten.

In jedem Fall ist eine realistische Umsatzprognose entscheidend, um nicht später in die Regelbesteuerung wechseln zu müssen.

Voraussetzungen und Umsatzgrenzen

Um die Kleinunternehmerregelung nutzen zu können, müssen bestimmte Umsatzgrenzen eingehalten werden. Seit 2025 gilt für in Deutschland ansässige Unternehmer im Vorjahr ein Gesamtumsatz von höchstens 25.000 Euro und im laufenden Jahr maximal 100.000 Euro. Bei Überschreiten der Grenzen wechselt man automatisch in die Regelbesteuerung, womit Umsatzsteuer ausgewiesen und Umsatzsteuervoranmeldungen eingereicht werden müssen.

Das Umsatzsteuergesetz (UStG) definiert in § 19 den Gesamtumsatz als Summe aller entgeltlichen Lieferungen und sonstigen Leistungen, die ein Unternehmer im Inland ausführt.

  • Nur, wenn dieser Gesamtumsatz die geltenden Grenzwerte nicht übersteigt, ist eine Befreiung von der Umsatzsteuer möglich.

  • Vor 2025 galten 22.000 Euro im Vorjahr und 50.000 Euro im laufenden Jahr als Grenze – mit der Anhebung auf 25.000 Euro (Vorjahr) und 100.000 Euro (laufendes Jahr) können nun mehr Betriebe die vereinfachte Regel in Anspruch nehmen.

Für Unternehmer aus anderen EU-Mitgliedstaaten gilt eine einheitliche 100.000-Euro-Grenze im gesamten Gemeinschaftsgebiet und eine verpflichtende Kleinunternehmer-Identifikationsnummer ihres Ansässigkeitsstaats (§ 19 Abs. 4 UStG).

  • Alle Umsätze aus verschiedenen Tätigkeiten (z. B. mehrere Gewerbe, freiberufliche Arbeit) werden zusammengezählt, sofern sie in Deutschland umsatzsteuerbar sind.

  • Echt steuerfreie Umsätze (z. B. bestimmte Heilberufe nach § 4 UStG) zählen nicht zum Gesamtumsatz. Wer sich unsicher ist, ob er unter den Grenzwerten bleibt, sollte dies mit einer Umsatzprognose klären und im Zweifelsfall das Finanzamt frühzeitig informieren.

Grenzwerte im Detail:

In Deutschland ansässige Unternehmer:

  • Vorjahr: Höchstens 25.000 Euro

  • Laufendes Jahr: Voraussichtlich unter 100.000 Euro (Umsatzprognose)

EU-Unternehmer:

  • Einheitliche 100.000 Euro im gesamten Gemeinschaftsgebiet

  • Erforderlich: Kleinunternehmer-Identifikationsnummer

Ausnahmen:

  • Umsatzsteuerfreie Einnahmen nach § 4 UStG zählen nicht zum Gesamtumsatz

  • Mehrere Betriebe/Tätigkeiten werden addiert, sofern sie umsatzsteuerbar sind (kein „Trennen“ möglich, um unter der Grenze zu bleiben)

Mehrere umsatzsteuerpflichtige Unternehmen oder Tätigkeiten:

Übt eine Person parallel unterschiedliche gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeiten aus (z. B. IT-Beratung und Handel), werden sämtliche steuerbaren Umsätze zusammengezählt.

  • Ein künstliches Trennen, um unter der Grenze zu bleiben, ist nicht möglich.

  • Auch Nebenverdienste in anderen Bereichen gehören dazu, sofern sie der deutschen Umsatzsteuer unterliegen.

Übersteigen die addierten Umsätze die 25.000 Euro bzw. 100.000 Euro, greift die Regelbesteuerung.

Umsatzsteuerfreie Einnahmen:

Gemäß § 4 UStG sind bestimmte Leistungen, wie z. B. Heilberufe oder Bildungsangebote, von der Umsatzsteuer befreit.

  • Diese umsatzsteuerfreien Einnahmen werden beim Gesamtumsatz für die Kleinunternehmerregelung nicht berücksichtigt.

  • Wichtig ist jedoch, zwischen echt umsatzsteuerfreien Umsätzen (ohne Option zur USt) und möglicherweise „steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen“ oder anderen Sonderfällen zu unterscheiden.

Nur eindeutig nicht steuerbare oder echte steuerfreie Umsätze gemäß § 4 UStG erhöhen den Gesamtumsatz nicht. Nicht steuerbar sind jene Umsätze, die nicht den Bestimmungen in § 1 UStG entsprechen, da diese folglich außerhalb der Umsatzbesteuerung liegen.

Umsatzgrenzen im Gründungsjahr

Existenzgründer haben keinen Vorjahresumsatz, sondern richten sich an einer Umsatzprognose für das laufende Jahr aus. Liegt der erwartete Umsatz unter 100.000 Euro, kann die Kleinunternehmerregelung angewendet werden. Wird diese Grenze tatsächlich überschritten, ist ab dem Umsatz, mit dem sie überstiegen wird, Umsatzsteuer auszuweisen und Voranmeldungen sind abzugeben.

Im ersten Geschäftsjahr besteht kein „Vorjahr“, weshalb das Finanzamt auf die voraussichtlichen Einnahmen abstellt:

  • Wer realistisch unter 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr erwartet, gilt zunächst als Kleinunternehmer (§ 19 Abs. 1 UStG).

  • Sollte sich jedoch herausstellen, dass die geplanten Umsätze die 100.000-Euro-Grenze übersteigen, entfällt ab diesem Zeitpunkt die Befreiung.

  • Bereits davor ordnungsgemäß ohne Umsatzsteuer ausgestellte Rechnungen bleiben unverändert, solange die Schätzung rechtens war.

Wichtig: Beginnt die unternehmerische Tätigkeit im Verlauf des Jahres (z. B. im Juli), legt man eine Teiljahres-Prognose zugrunde. Hier orientiert sich die Finanzverwaltung in der Regel an einer 25.000-Euro-Grenze bis zum Jahresende.

  • Überschreitet man diese Teiljahresgrenze, fällt ab dem Umsatz, der darüber liegt, die Umsatzsteuer an.

  • Dieses Vorgehen dient dazu, den Jahreszeitraum sinngemäß anzupassen, damit während der Startphase nicht unangemessen hohe Umsätze steuerfrei bleiben.

Vorteil: Wer anfangs wenig investiert und mit moderaten Einnahmen rechnet, profitiert von reduzierter Buchführung und weniger Meldungen ans Finanzamt.

Nachteil: Bei starkem Wachstum oder Fehleinschätzung muss man schnell zur Regelbesteuerung wechseln, was neue Buchhaltungs- und Steuerpflichten mit sich bringt.

Überschreiten der Umsatzgrenze im Gründungsjahr zusammengefasst:

  • Grenze 100.000 Euro: Sobald dieser Betrag im laufenden Kalenderjahr tatsächlich überschritten wird, enden die Vorteile der Kleinunternehmerregelung ab exakt dem Umsatz, der die Grenze reißt.

  • Teiljahresbeginn: Wir die Tätigkeit im Laufe eines Kalenderjahres neu aufgenommen, gilt bis 25.000 Euro Umsatz keine Umsatzsteuer; ab jenem Umsatz, der 25.000 Euro übersteigt, setzt die Steuerpflicht ein.

  • Praktische Folgen: Ab Überschreitung müssen Rechnungen mit Umsatzsteuer ausgewiesen und regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldungen abgegeben werden. Der Vorsteuerabzug wird aktiviert, gleichzeitig steigt der Dokumentationsaufwand.

Überschreiten der Umsatzgrenze und Folgen

Sobald die maßgebliche Grenze (entweder 25.000 Euro bei Teiljahresbetrachtung oder 100.000 Euro für das volle laufende Kalenderjahr) überschritten wird, endet die Kleinunternehmerregelung ab dem Umsatz, der diese Schwelle übersteigt. Unternehmer müssen fortan Umsatzsteuer ausweisen und regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben.

Die Befreiung nach § 19 UStG gilt nur, solange die in Abs. 1 festgelegten Umsätze nicht überschritten werden. Wurde zu Jahresbeginn oder zum Gründungszeitpunkt korrekt eingeschätzt, dass man unter der Grenze bleibt, war die Kleinunternehmerregelung bis dahin rechtmäßig.

  • Ab dem Moment, in dem der Umsatz jedoch tatsächlich über 25.000 Euro (bei unterjähriger Gründung) oder 100.000 Euro (bei voller Jahresbetrachtung) steigt, greift die Regelbesteuerung für alle Umsätze, die nach dieser Überschreitung anfallen.

  • Dies führt entsprechend auch zur Verpflichtung zu Umsatzsteuervoranmeldungen sowie der Einhaltung der Melde- und Zahlungsfristen gemäß § 18 UStG.

Korrektur der Umsatzsteuerpflicht:

  • Frühere Rechnungen bleiben unverändert, solange die Anwendung der Kleinunternehmerregelung bis zum Erreichen der Grenze berechtigt war.

  • Für alle darauf folgenden Umsätze ist Umsatzsteuer auszuweisen; Unternehmer wechseln zur regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldung.

Vorsteuerabzug wird möglich:

  • Mit dem Wechsel kann das Unternehmen nun Vorsteuer aus Eingangsrechnungen geltend machen. Das steigert die Liquidität bei größeren Investitionen.

  • Dennoch entsteht Mehraufwand in der Buchhaltung, da jede Rechnung und jeder Zahlungseingang in der Voranmeldung berücksichtigt werden muss.

Kein rückwirkender Komplett-Wechsel:

  • Bei einem legitimen Start als Kleinunternehmer und korrekter Prognose erfolgt keine rückwirkende Besteuerung des gesamten Jahres. Nur die Einnahmen ab Überschreiten der Grenze unterliegen der Regelbesteuerung.

  • Eine rückwirkende Korrektur aller zuvor netto ausgestellten Rechnungen wird nur dann verlangt, wenn schon zu Jahresbeginn die Voraussetzungen nicht erfüllt waren (z. B. Vorjahresgrenze zu hoch).

Hinweis für Existenzgründer:

Im Gründungsjahr gelten Teiljahreswerte oder die 100.000-Euro-Grenze, je nachdem, ob ein voller Jahreszeitraum vorliegt. Wer unerwartet stark wächst, muss ggf. kurzfristig Preisanpassungen vornehmen und das Finanzamt informieren.

Steuerliche Auswirkungen

Bei der Kleinunternehmerregelung entfällt die Pflicht zur Umsatzsteuervoranmeldung, und auf Rechnungen wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Gleichzeitig gibt es keinen Vorsteuerabzug, was bei Investitionen von Nachteil sein kann.

Solange die Umsatzgrenzen (25.000 Euro im Vorjahr bzw. 100.000 Euro im laufenden Jahr) nicht überschritten werden, bleibt der Verwaltungsaufwand für Kleinunternehmer überschaubar:

  • Keine laufenden Meldungen ans Finanzamt, einfachere Buchführung, kein Ausweis von Umsatzsteuer.

  • Gerade für kleinere Betriebe, die überwiegend B2C-Kunden bedienen und wenige Anschaffungen tätigen, ist dies ein klarer Vorteil.

Mit dem Verzicht auf die Umsatzsteuerpflicht entfällt jedoch auch das Recht auf Vorsteuerabzug.

  • Kosten für Materialien, Software oder sonstige betriebliche Ausgaben fallen damit brutto an.

  • Wer plant, sein Geschäft auszubauen oder hohe Investitionen zu tätigen, sollte daher prüfen, ob die Regelbesteuerung und der Vorsteuerabzug nicht vorteilhafter sind.

Rechnungsstellung:

Kleinunternehmer weisen in ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen muss gemäß § 34a UStDV ein verpflichtender Hinweis auf die Steuerbefreiung auf den Rechnungen angeführt sein.

  • Dieser Kleinunternehmer-Hinweis kann beispielsweise „Keine Umsatzsteuer wegen Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG“ lauten.

Das Finanzamt verlangt keine Umsatzsteuervoranmeldung, solange die Grenzen eingehalten werden. Wird im laufenden Jahr klar, dass sie überschritten werden, sind ab diesem Zeitpunkt Umsatzsteuer auszuweisen und Voranmeldungen abzugeben.

Vorsteuerabzug:

Da keine Umsatzsteuer auf Ausgangsrechnungen erhoben wird, ist auch kein Vorsteuerabzug für Eingangsrechnungen möglich. Anschaffungen werden somit in voller Höhe (brutto) bezahlt.

  • Wer beispielsweise Maschinen, Fahrzeuge oder sonstige größere Investitionen plant, kann durch den Wegfall der Vorsteuererstattung rasch höhere Kosten haben als ein regelbesteuerter Unternehmer.

  • Ein freiwilliger Wechsel in die Regelbesteuerung kann in solchen Fällen sinnvoll sein, um die Vorsteuer geltend zu machen.

Vorteile der Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung bringt vor allem weniger Bürokratie, da keine laufenden Umsatzsteuervoranmeldungen notwendig sind und Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden. Besonders Kleingewerbe, Existenzgründer und Betriebe mit geringen Investitionskosten profitieren von der Zeit- und Kostenersparnis.

Solange der Jahresumsatz unter den festgelegten Grenzen (25.000 Euro Vorjahr, 100.000 Euro laufendes Jahr) liegt, können Unternehmer den Aufwand für Steuererklärungen und Buchhaltung erheblich senken. Es entfallen monatliche oder vierteljährliche Meldungen ans Finanzamt, und die Rechnungsschreibung ist vergleichsweise unkompliziert.

  • Einfache Administration: Da keine Umsatzsteuervoranmeldungen anfallen, genügt oft eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Das senkt Kosten für Steuerberater und spart Zeit.

  • Geringere Kosten: Wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen, entfällt der Organisationsaufwand rund um die Vorsteuer. In der Gründungsphase kann das erheblich entlasten.

  • Flexibilität: Wer vorwiegend B2C-Kunden bedient und nur geringe Betriebsausgaben hat, kann mit Netto-Preisen arbeiten, ohne Kunden zusätzlich mit Umsatzsteuer zu belasten.

Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung entlastet zwar bürokratisch, schließt aber den Vorsteuerabzug aus, setzt enge Umsatzgrenzen und kann bei B2B-Kunden zu Wettbewerbsnachteilen führen.

Wer als Kleinunternehmer auftritt, nimmt mehrere Einschränkungen in Kauf:

  • Fehlender Vorsteuerabzug: Sämtliche Betriebsausgaben fallen brutto an, da keine abziehbare Umsatzsteuer geltend gemacht werden kann. Bei Investitionen (z. B. Maschinen, Fahrzeuge, IT-Systeme) wird das schnell kostspielig.

  • Umsatzgrenzen & Wechsel: Werden 25.000 Euro im Vorjahr oder 100.000 Euro im laufenden Jahr überschritten, endet die Befreiung ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überstiegen wird. Eine Umsatzsteuervoranmeldung ist dann Pflicht, und es muss Umsatzsteuer ausgewiesen werden.

  • Keine Umsatzsteuer-Rückerstattungen: In der Regelbesteuerung kann es zu Erstattungen kommen, wenn die abziehbare Vorsteuer höher ist als die auf Ausgangsrechnungen entfallende Umsatzsteuer. Kleinunternehmer erhalten solche Rückerstattungen nicht, was gerade bei schwankenden Umsätzen zu Liquiditätsnachteilen führen kann.

  • Wettbewerbsnachteile im B2B: Geschäftskunden (B2B) bevorzugen häufig Lieferanten mit ausgewiesener Umsatzsteuer, da sie die Vorsteuer erstattet bekommen. Bei Kleinunternehmern entfällt dieser Vorteil, sodass B2B-Kunden effektiv höhere Kosten haben, wenn die Netto-Preise vergleichbar sind.

Wechsel und Rückkehr

Unternehmer können freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und in die Regelbesteuerung wechseln. Diese Entscheidung ist laut UStAE Abschn. 19.2. ab dem Beginn des Kalenderjahres (bzw. Beginn der Tätigkeit) wirksam und für fünf Jahre bindend. Eine Rückkehr ist möglich, sobald die Umsatzgrenzen wieder eingehalten werden und die Bindungsfrist abgelaufen ist.

Die Kleinunternehmerregelung gilt nur, solange die gesetzlichen Grenzen (25.000 Euro im Vorjahr / 100.000 Euro im laufenden Jahr) nicht überschritten werden. Zudem dürfen Unternehmer freiwillig auf diese Befreiung verzichten, z. B. wenn sie vom Vorsteuerabzug profitieren möchten oder regelmäßig größere Investitionen planen.

Die Erklärung über den Verzicht gilt laut Abschnitt 19.2 Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) stets ab Jahresbeginn des betreffenden Kalenderjahres oder – bei Neugründung unterjährig – ab Beginn der Tätigkeit. Ist der Verzicht einmal erklärt, bleibt man in der Regel fünf Kalenderjahre an die Regelbesteuerung gebunden.

Wer dagegen die Umsatzgrenzen im jeweiligen Folgejahr erneut unterschreitet und die fünfjährige Bindungsfrist abgelaufen ist, kann zur Kleinunternehmerregelung zurückkehren. Das betrifft auch Betriebe, die schon länger bestehen – nicht nur Existenzgründer.

  • Die Regelung ist also kein Privileg für Neulinge, sondern steht allen offen, sofern der Umsatz nachhaltig unter 25.000 Euro (Vorjahr) und 100.000 Euro (laufendes Jahr) liegt.

Wechsel von der Kleinunternehmerregelung zur Regelbesteuerung:

  • Freiwilliger Verzicht: Formlose Mitteilung ans Finanzamt; Verzicht gilt ab dem Beginn des Kalenderjahres oder Tätigkeitsbeginn, wenn unterjährig gegründet.

  • Fünfjährige Bindungsfrist: Innerhalb dieser Zeit ist ein Zurückwechsel zur Kleinunternehmerregelung ausgeschlossen, selbst wenn die Umsätze wieder sinken.

  • Vorsteuerabzug: Nach dem Wechsel können Eingangsrechnungen mit Umsatzsteuer beim Finanzamt geltend gemacht werden. Das ist vorteilhaft bei Investitionen, erhöht jedoch den Verwaltungsaufwand (Umsatzsteuervoranmeldungen).

Rückkehr zur Kleinunternehmerregelung:

  • Voraussetzungen: Der Vorjahresumsatz muss wieder unter 25.000 Euro liegen und im laufenden Jahr unter 100.000 Euro prognostiziert werden. Zusätzlich muss die fünfjährige Bindungsfrist (nach freiwilligem Verzicht) abgelaufen sein.

  • Kein Gründerprivileg: Auch langjährig aktive Unternehmen können erneut Kleinunternehmer werden, wenn sie die Grenzen einhalten.

EU-weite Regelung ab 2025

Die Richtlinie 2006/112/EG (sog. EU-Mehrwertsteuersystemrichtlinie) versucht ab 2025 eine bessere Angleichung der Kleinunternehmerregelungen in den EU-Mitgliedstaaten durch Einführung einer einheitlichen 100.000-Euro-Grenze für den Jahresumsatz im gesamten Gemeinschaftsgebiet für die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung im EU-Raum.

Die EU-Kommission strebt zwar an, grenzüberschreitend tätigen Kleinunternehmern den Verwaltungsaufwand zu erleichtern, doch besteht nach wie vor kein einheitliches EU-weit angewandtes System mit identischen Umsatzgrenzen in jedem Mitgliedstaat.

Die Richtlinie 2006/112/EG (in konsolidierter Fassung mit Gültigkeit ab 2025 in der EU-Rechtsdatenbank EUR-Lex: 02006L0112-20250101) gibt die Rahmenbedingungen vor, innerhalb derer sich die nationalen Gesetze zu Kleinunternehmern bewegen und die EU-Vorgaben in den jeweiligen nationalen Gesetzen umgesetzt werden.

Verpflichtend für Kleinunternehmer, die im EU-Ausland als Kleinunternehmer tätig sein möchten, oder Kleinunternehmer aus einem anderen EU-Land ist sogenannte „besondere Meldeverfahren für die Anwendung der Steuerbefreiung in einem anderen Mitgliedstaat“ gemäß § 19a UStG, im Zuge dessen das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) die gesetzlich vorgeschriebene Kleinunternehmer-Identifikationsnummer erteilt.

EU-Vorgaben:

  • Die Artikel 284 ff. der MwStSystRL (Richtlinie 2006/112/EG) regeln Grundsätze zur Befreiung kleiner Unternehmen. Dabei erhalten Mitgliedstaaten gewisse Spielräume, die Umsatzgrenzen individuell festzulegen.

  • Deutschland hat diese Vorgaben in § 19 Abs. 4 f. UStG umgesetzt; andere Mitgliedstaaten haben teils abweichende Grenzwerte oder Verfahren.

Innergemeinschaftliche Lieferungen und One-Stop-Shop:

  • Trotz der EU-Vorgaben kann bei grenzüberschreitenden B2C-Lieferungen das OSS-Verfahren (One-Stop-Shop; Erläuterung: Webseite des BZSt) relevant werden. Dadurch kann man in einem EU-Staat die Umsatzsteuer zentral erklären, anstatt sich in mehreren Ländern registrieren zu müssen. Wer jedoch Kleinunternehmer in Deutschland ist, erfüllt oft nicht die Voraussetzungen für OSS, falls er in anderen Mitgliedstaaten steuerpflichtig wäre.

  • Für B2B-Geschäfte greift ggf. das Reverse-Charge-Verfahren. Auch hier unterscheidet sich das Handling, ob man offiziell umsatzsteuerbefreit ist oder nicht.

Kein vollharmonisierter Kleinunternehmerstatus:

Obwohl die Richtlinie 2006/112/EG eine Grundlage bietet, haben die Mitgliedstaaten weiterhin eigene Schwellenwerte und Verfahren. Für Unternehmer, die in mehreren Ländern tätig sind, lohnt sich daher eine individuelle Prüfung.

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