Gutschrift ⇒ einfach erklärt

Beim Ausstellen einer Gutschrift müssen Unternehmer bestimmte rechtliche Voraussetzungen beachten. In Deutschland ist die Erstellung von Gutschriften im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt.

Hier sind einige wichtige Gesetze und Voraussetzungen, die zu beachten sind:

• Gutschriften-Vereinbarung: Gemäß § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG kann eine Rechnung vom Leistungsempfänger für eine Lieferung des Unternehmers ausgestellt werden (als Gutschrift bezeichnet), sofern zuvor vereinbart. Die Gutschrift verliert ihre Wirkung als gültige Rechnung, sobald der Empfänger dieser widerspricht.

• Eindeutige Kennzeichnung: Eine Gutschrift muss gemäß § 14 Abs. 4 Satz 10 UStG eindeutig als solche gekennzeichnet sein.

• Belegnachweis: Gemäß § 14b UStG muss eine Kopie der Gutschrift für 10 Jahre aufbewahrt werden.

• Korrekte Pflichtangaben: Nach § 14 Abs. 4 UStG muss eine Gutschrift alle Pflichtangaben enthalten, die auch auf einer Rechnung zu finden sind.

Bei der Frage des Vorsteuerabzugs aus Gutschriften treffen verschiedene Aspekte des Umsatzsteuerrechts aufeinander.

• Ein Vorsteuerabzug aus Gutschriften ist grundsätzlich möglich, sofern der Leistungsempfänger (der die Gutschrift ausstellt) zum Vorsteuerabzug berechtigt ist und alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.

Diese Anforderungen beziehen sich insbesondere auf die Einhaltung der Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG.

• Hierzu zählen unter anderem Angaben zum Aussteller der Gutschrift, zum Leistungsempfänger, zur Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder zu Umfang und Art der sonstigen Leistung sowie zum Entgelt und die darauf entfallende Steuer.

Ein Unternehmer (Unternehmer A) hat Dienstleistungen für einen anderen Unternehmer (Unternehmer B) erbracht. In diesem Fall handelt es sich um eine Marketingberatung.

Nach Abschluss der Beratung ist Unternehmer B sehr zufrieden und möchte Unternehmer A sofort bezahlen.

• Anstatt dass Unternehmer A eine Rechnung ausstellt, haben die beiden zuvor vereinbart, das Gutschriftsverfahren zu verwenden.

• Daher erstellt Unternehmer B eine Gutschrift mit einem positiven Betrag, der dem Wert der erbrachten Dienstleistung entspricht.

• Diese Gutschrift enthält alle Pflichtangaben gemäß § 14 Abs. 4 UStG, einschließlich der Steuernummer von Unternehmer A, einer Beschreibung der erbrachten Dienstleistungen, dem Datum der Dienstleistungserbringung, dem Entgelt und der entsprechenden Umsatzsteuer.

• Unternehmer B sendet die Gutschrift an Unternehmer A, der diese überprüft und akzeptiert.

• Unternehmer A verbucht die Gutschrift als Einnahme, und Unternehmer B verbucht sie als Ausgabe in der Buchhaltung.

• Somit dient die Gutschrift als Nachweis für die erbrachte Leistung und die entsprechende Abrechnung und Zahlung.

• Weniger Verwaltungsaufwand: Als Empfänger der Gutschrift muss man keine Rechnung erstellen. Dies spart Zeit und vereinfacht den Buchhaltungsaufwand.

• Klare Übersichtlichkeit: Da Selbstständige, bzw. die Empfänger der Gutschrift, keine Rechnung ausstellen müssen, ist die Finanzverwaltung weniger komplex. Das macht die Buchhaltung übersichtlicher und einfacher.

• Konzentration auf das Kerngeschäft: Durch die Reduzierung administrativer Tätigkeiten können Unternehmer mehr Zeit und Ressourcen auf ihre Hauptgeschäftsfelder verwenden.

• Effizienzsteigerung: Bei regelmäßigen Geschäftsbeziehungen ist das Gutschriftsverfahren besonders effektiv. Es ermöglicht eine schnellere und einfachere Abwicklung von Zahlungseingängen.

Eine Gutschrift muss gemäß § 14 Abs. 4 UStG eine Reihe von Pflichtangaben enthalten:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers.

• Ausstellungsdatum der Gutschrift.

• Eine eindeutige Bezeichnung der Lieferung oder sonstigen Leistung.

• Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung.

• Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung.

• Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag, oder im Falle einer Steuerbefreiung, ein Hinweis darauf.

• Im Falle der Anwendung des Gutschriftsverfahrens, der Hinweis „Gutschrift“.

Eine korrekte Gutschrift ist essenziell für die ordnungsgemäße Abwicklung von Transaktionen zwischen Unternehmen. Fehler in diesem Prozess können weitreichende Folgen haben, insbesondere in Bezug auf Steuer- und Rechtsfragen.

Hier sind fünf häufige Fehler, die bei der Erstellung einer Gutschrift gemacht werden:

1. Fehlende Pflichtangaben: Nach § 14 UStG sind bestimmte Angaben auf der Gutschrift obligatorisch. Dazu gehören der Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, die Steuernummer des Leistungserbringers, das Rechnungsdatum und eine eindeutige Rechnungsnummer, Angaben zur Art und zum Umfang der Leistung oder Lieferung, der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung und der in der Rechnung enthaltene Steuersatz.
   
   Wenn auch nur eine dieser Angaben fehlt, kann die Gutschrift umsatzsteuerrechtlich nicht korrekt verbucht werden!

2. Fehlende Bezeichnung „Gutschrift“: Es ist zwingend erforderlich, dass das Wort „Gutschrift“ auf der Gutschrift erscheint. Dies hilft dabei, Verwirrung zwischen Rechnungen und Gutschriften zu vermeiden.

3. Fehlende positive Betragsangabe: Eine Gutschrift muss immer einen positiven Betrag ausweisen. Dies ist oft ein Punkt, der übersehen wird, vor allem wenn der Unternehmer von herkömmlichen Rechnungen, die normalerweise einen ausstehenden Zahlungsbetrag zeigen, verwirrt ist.

4. Fehlende Steuernummer: Besonders für den Leistungserbringer ist es wichtig, dass seine Steuernummer in der Gutschrift angegeben ist. Dies ist ein weiterer Fehler, der leicht passieren kann, insbesondere wenn der Leistungsempfänger die Gutschrift erstellt und versehentlich das Eintragen der Steuernummer vergisst.

5. Fehlerhafte Angaben zur Lieferung oder Leistung: Es ist von entscheidender Bedeutung, dass die Angaben zur Art und zum Umfang der Leistung oder Lieferung korrekt sind. Falsche oder unvollständige Angaben können zu Missverständnissen führen und die Gültigkeit der Gutschrift beeinträchtigen.