Kleinunternehmerregelung ⇒ einfach erklärt

Die Kleinunternehmerregelung ermöglicht kleinen Unternehmen die Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht und soll ihnen damit unter anderem administrative Lasten abnehmen. Dafür dürfen die Umsätze im Jahr 22.000 Euro nicht überschreiten.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Kleinunternehmerregelung - Übersicht
  2. Kleinunternehmerregelung - auf einen Blick
  3. Kleinunternehmerregelung
  4. Was ist die Kleinunternehmerregelung?
  5. Für wen ist die Kleinunternehmerregelung geeignet?
  6. Vorteile der Kleinunternehmerregelung
  7. Nachteile der Kleinunternehmerregelung
  8. Sonderregelung für Existenzgründer
  9. Sonderfall bei EU-weiten Geschäftsbeziehungen: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  10. Fragen und Antworten
  11. Quellen
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing
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Kleinunternehmerregelung - Übersicht

Übersicht zur Kleinunternehmerregelung
Umsatzgrenze
  • 22.000 Euro im Geschäftsjahr
Überschreitung der Grenze im ersten Jahr 
  • Kleinunternehmerregelung bleibt bestehen
Überschreitung der Grenze im zweiten Jahr
  • Ab dem dritten Jahr tritt die Regelbesteuerung in Kraft
Umsatzsteuer bei Einnahmen
  • Nein, Vermerk notwendig
Vorsteuerabzug bei Ausgaben
  • Nicht möglich

Kleinunternehmerregelung - auf einen Blick

Die 4 wichtigsten Fakten zur Kleinunternehmerregelung
Definition

Es handelt sich dabei um eine Regelung für Selbstständige und Kleinunternehmer, die es ermöglicht, von der Umsatzsteuerpflicht befreit zu sein
Umsatzgrenze
  • 22.000 Euro für das Geschäftsjahr
  • Eine Überschreitung führt zur Abführungspflicht der Umsatzsteuer
Vorteile
  • Einfache Administration
  • Kosteneinsparungen durch Entfall von Umsatzsteuermeldepflicht und Steuerberaterkosten
  • Flexibilität bei Geschäftstätigkeit
  • Guter und vereinfachter Einstieg in die Selbstständigkeit
Rechnungen
  • Auf Rechnungen müssen Kleinunternehmer auf die Umsatzsteuerbefreiung hinweisen
  • Sie dürfen keine Vorsteuer in Abzug bringen

Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung ist eine steuerliche Vereinfachung, die es kleinen Unternehmen ermöglicht, von der Umsatzsteuerpflicht befreit zu sein, wenn ihr Jahresumsatz eine bestimmte Grenze nicht überschreitet.

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Die Welt der Selbstständigkeit kann eine aufregende und lohnende Reise sein, ist aber häufig auch mit vielen Herausforderungen verbunden. Für Existenzgründer gibt es jedoch spezielle Regelungen, die es ihnen erleichtern, sich in der Geschäftswelt zurechtzufinden.

  • Die Kleinunternehmerregelung ist eine besondere Regelung für Selbstständige und Kleinunternehmer.

  • Es handelt sich hierbei um eine optionale Regelung, die es Personen mit Kleinunternehmer-Status ermöglicht, von der Pflicht zur Umsatzsteuer befreit zu sein.

  • Somit muss keine Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt übermittelt werden.


Bestimmungen zu den Steuerpflichten

Das deutsche Umsatzsteuergesetz (UStG) unterscheidet bei der Besteuerung von Umsätzen aus entgeltlichen Lieferungen und sonstigen Leistungen zwischen der Regelbesteuerung der Unternehmer und der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.

  • Die Regelbesteuerung erfolgt entweder nach vereinbarten Entgelten oder auf Antrag nach vereinnahmten Entgelten.

Die Umsatzsteuer ist die Steuer, die Unternehmer ihren Kunden ordnungsgemäß nach § 14 UStG in Rechnung stellen. Die Umsatzsteuerzahllast wird dem Finanzamt monatlich oder vierteljährlich mittels Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) angezeigt.

Alle Details zu Umsatzsteuer und Umsatzsteuer-Voranmeldung finden Sie hier:

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Für wen ist die Kleinunternehmerregelung geeignet?

Die Anwendung der Kleinunternehmerregelung bietet eine praktische Option für Gründer und herangehende Unternehmer, deren erwarteter Umsatz bei der Gründung eine Umsatzgrenze von 22.000 Euro nicht überschreitet.

Falls der tatsächliche Umsatz jedoch wider Erwarten über dieser Grenze liegt, hat das im Gründungsjahr normalerweise keine negativen Auswirkungen.

Dennoch ist es von Bedeutung, bei den Schätzungen die bekannten Besteuerungsgrundlagen zu berücksichtigen:

  • Wenn der steuerpflichtige Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr bei mehr als 22.000 Euro liegt, bleibt der Kleinunternehmerstatus für das erste Jahr erhalten. Ab dem Folgejahr wird jedoch automatisch die Regelbesteuerung angewendet.

  • Wenn der steuerpflichtige Umsatz im ersten Jahr unter 22.000 Euro liegt und im zweiten Jahr nicht mehr als 50.000 Euro beträgt, bleibt die Kleinunternehmer-Regelung bestehen.

  • Überschreitet man die 22.000-Euro-Grenze im zweiten Jahr, tritt ab dem dritten Jahr automatisch die Regelbesteuerung in Kraft. Auch dann, wenn man sicher ist, im dritten Jahr wieder unter der 22.000-Euro-Grenze zu bleiben.

  • Solange der steuerpflichtige Umsatz im vorherigen Jahr unter 22.000 Euro und im aktuellen Jahr unter 50.000 Euro bleibt, bleibt die Kleinunternehmer-Regelung bestehen.

  • Wenn jedoch im vorherigen Jahr mehr als 22.000 Euro eingenommen wurden oder im aktuellen Jahr mehr als 50.000 Euro Umsatz erwartet werden, tritt automatisch die Regelbesteuerung in Kraft und es muss regulär Umsatzsteuer an das zuständige Finanzamt abgeführt werden.

Vorteile der Kleinunternehmerregelung

Die sogenannte Kleinunternehmerregelung bietet für Unternehmer in Deutschland eine Reihe von Vorteilen, die es ermöglichen, den Verwaltungsaufwand und die Kosten im Unternehmen zu minimieren.

Einfache Administration

Einer der größten Vorteile der Kleinunternehmerregelung ist die einfache Administration:

  • Kleinunternehmer sind von der Meldepflicht bei der Umsatzsteuer nach Umsatzsteuerrecht befreit und müssen keine Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben.

  • Dies spart Zeit und erleichtert den Verwaltungsaufwand.

Kosteneinsparungen

Die Kleinunternehmerregelung ist eine großartige Möglichkeit für Gründer, ihre Kosten effizient und nachhaltig zu reduzieren:

  • Durch die Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht fallen bereits wertvolle Kosten für die Buchführung und die Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen weg.

Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld für eine steuerliche Beratung. Schließlich können Unternehmer ihre Ressourcen, die sie für die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater aufwenden müssten, für andere wichtige Geschäftsanliegen einsetzen.

Kurz gesagt: Die Kleinunternehmerregelung kann, je nach Sachlage, ein kluger Schachzug sein, der es Unternehmern ermöglicht, ihre Kosten gering zu halten und gleichzeitig ihre Geschäftstätigkeit zu maximieren.

Flexibilität

Durch den fehlenden Meldeaufwand bei der Umsatzsteuer können sich Kleinunternehmer auf das Wesentliche konzentrieren – ihr Geschäft:

  • Ohne die Beschränkungen, die oft bei größeren Unternehmen bestehen, können sie ihr Angebot jederzeit erweitern oder verändern.

  • So kann stets auf die Kundenbedürfnisse reagiert werden – ganz nach dem Motto: Der Kunde ist König!

Zeitersparnis

Da keine Umsatzsteuervoranmeldungen erforderlich sind, bleibt mehr Zeit für andere Geschäftstätigkeiten oder für den Ausbau des Unternehmens. Auch die Buchhaltung wird vereinfacht, da keine Umsatzsteuerbeträge berechnet werden müssen.

  • Dies führt zu einer Entlastung bei den täglichen Aufgaben innerhalb eines Unternehmens und damit freien zeitlichen Ressourcen.

Einstieg in die Selbstständigkeit

Die Kleinunternehmerregelung bietet eine optimale Möglichkeit, um den Einstieg in die Selbstständigkeit zu wagen:

  • Durch die reduzierten Verwaltungsaufgaben und Kosten können Kleinunternehmer sich voll auf ihr Geschäft fokussieren und die Konzentration darauf legen, ihre Ideen umzusetzen, ohne dass sie sich sofort mit komplexen steuerlichen Regelungen auseinandersetzen müssen.

Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung nach dem Umsatzsteuergesetz stellt eine attraktive Option für kleine Unternehmen dar, ihre finanziellen Verpflichtungen zu reduzieren.

  • Durch die Vermeidung der Abführung der Umsatzsteuer können kleine Unternehmen z.B. ihre Liquidität verbessern.

Es ist jedoch unbestreitbar, dass es auch ein paar mögliche Fallstricke gibt, die es zu berücksichtigen gilt, bevor man sich für diese Regelung entscheidet. Eine sorgfältige Überlegung und Abwägung aller Vor- und Nachteile ist daher unerlässlich, um die bestmögliche Entscheidung zu treffen.

Umsatzgrenze darf nicht überschritten werden

Die Umsatzgrenze für die Nutzung der Kleinunternehmerregelung liegt nach § 19 Abs. 1 UStG bei maximal 22.000 Euro pro Jahr.

  • Wenn diese Grenze überschritten wird, muss die Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt werden.

  • Dies kann einen finanziellen Nachteil darstellen, da Firmen die Leistungen 19 Prozent teurer an ihre Kunden anbieten müssen, um die Umsatzsteuer zu decken.

  • Damit einhergehend müssen nach § 18 Abs. 1 UStG regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen abgegeben werden.

Diese Regelung ist jedoch nicht nur aus finanzieller Sicht des Unternehmens von Bedeutung, sondern auch für die Buchhaltung und das Steuerrecht:

  • Um die Umsatzsteuer richtig berechnen und abführen zu können, müssen Unternehmer sorgfältig ihre Einnahmen und Ausgaben dokumentieren.

  • Hierbei muss sichergestellt werden, dass die Vorsteuerabzüge korrekt berechnet und angewandt werden.

Darüber hinaus müssen Kleingewerbetreibende, deren Umsätze über die Umsatzgrenzen hinausgehen, auch ihre Steuererklärungen sorgfältig ausfüllen und alle Fristen einhalten.

Hierbei müssen sie sicherstellen, dass sie alle relevanten Daten und Informationen bereitstellen, damit das Finanzamt eine genaue Überprüfung durchführen kann.

Keine Vorsteuerabzüge möglich

Ein weiterer Nachteil der Kleinunternehmerregelung für Selbstständige liegt darin, dass das Unternehmen keine Vorsteuerabzüge nach § 15 Abs. 1 UStG geltend machen kann.

  • Das bedeutet, dass es für alle Betriebsausgaben nach § 1 EStG die volle Umsatzsteuer zahlen muss, ohne eine Möglichkeit, diese später zurückzufordern.

Daher müssen Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung nutzen, bei ihren Ausgaben besonders achtsam sein, um unnötige Kosten zu vermeiden und die Steuer richtig zu handhaben.

Keine Geltendmachung von Umsatzsteuer-Rückerstattungen

Die Umsatzsteuer ist eine Abgabe, die auf bestimmte Umsätze anfällt.

  • Dies betrifft unter anderem Lieferungen und Leistungen nach § 3 UStG, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt erbringt.

  • Auch die Einfuhr von Gegenständen ins Inland sowie der innergemeinschaftliche Erwerb im Inland unterliegen der Umsatzsteuer.

Diese Abgabe muss vom Unternehmer gezahlt werden, es sei denn, es handelt sich um eine gesetzliche oder behördliche Anordnung oder eine gesetzliche Vorschrift besagt, dass der Umsatz als ausgeführt gilt.

Kleinunternehmer haben dabei nicht den Anspruch auf die sogenannten Umsatzsteuer-Rückerstattungen:

  • Da sie selbst keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen, dürfen sie die gezahlten Umsatzsteuersätze auch nicht beim Finanzamt geltend machen.

Sonderregelung für Existenzgründer

Ein Existenzgründer ist nach § 513 BGB definiert als eine natürliche Person gemäß § 1 BGB, die in den letzten fünf Jahren vor der Betriebseröffnung nicht an einer Kapitalgesellschaft, wie beispielsweise einer GmbH oder UG, beteiligt war und keine Einkünfte im Sinne des § 2 EStG erzielt hat.

  • Auch Gesellschaften oder Kapitalgesellschaften, bei denen alle Mitunternehmer diese Voraussetzungen erfüllen, gelten als Existenzgründer.

In den beiden Kalenderjahren nach der Betriebseröffnung besteht keine Auskunftspflicht, wenn:

  • Im letzten abgeschlossenen Geschäftsjahr Umsätze von weniger als 800.000 Euro erwirtschaftet wurden.

Diese Sonderregelungen sollen Existenzgründern dabei helfen, sich auf das Wachstum ihres Unternehmens zu konzentrieren und nicht durch sämtliche bürokratischen Hürden belastet zu werden.

Befreiung von Auskunftspflicht bei Bundesstatistiken

Kleinunternehmer haben die Möglichkeit, dass sie von der Verpflichtung, statistische Daten preiszugeben, aufgrund bestimmter Gesetze befreit wird.

Zu diesen Gesetzen gehören unter anderem:

Sonderfall bei EU-weiten Geschäftsbeziehungen: Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Trotz Umsatzsteuerbefreiung gibt es Sonderfälle bei EU-weiten Geschäften, im Zuge dieser auch Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) benötigen.

  • Die USt-IdNr. wird von Kleinunternehmern für die Abwicklung von innergemeinschaftlichen Leistungen oder Lieferungen im B2B-Bereich, also Lieferungen und Leistungen innerhalb des europäischen Binnenmarktes und zwischen Unternehmern, benötigt.

  • Insbesondere gilt das für innergemeinschaftliche Erwerbe im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens, bei dem die Steuerschuld auf den Käufer übergeht und dieser die Umsatzsteuer im Empfängerland der Lieferung nach dem dortigen Steuersatz berechnet und an das Finanzamt abführt.

Als Kleinunternehmer in Deutschland ohne USt-IdNr. kann man Warenimporte aus der EU wie eine Privatperson behandeln. Seit dem 1. Juli 2021 gilt für solche Geschäfte die Umsatzsteuer (USt) des Verkäuferlandes. Wird die USt-IdNr. aber für innergemeinschaftliche B2B-Geschäfte benötigt, dann gilt:

  • Betroffene Kleinunternehmer können sich in Deutschland direkt beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) für die Vergabe und Erteilung der USt-IdNr. registrieren.

  • Die Anmeldung für das EU-Umsatzsteuerportal EU-OSS (EU-One-Stop-Shop) kann ebenso über das Portal des BZSt vorgenommen werden.

  • Ein Vorsteuerabzug ist in diesen Fällen nicht möglich.

Die USt-IdNr. ist für Kleinunternehmer vor allem beim innergemeinschaftlichen Handel im EU-Raum von Bedeutung.

  • Die USt-IdNr. ist dabei die eindeutige Kennzeichnung des Unternehmers, der am umsatzsteuerlichen Waren- oder Dienstleistungsverkehr innerhalb der Europäischen Union teilnimmt.

Im Regelfall läuft der B2B-Handel innerhalb der EU nach folgendem Schema ab:

  • Der ausländische Händler stellt dem gewerblichen Käufer eine Rechnung über den Netto-Betrag ohne Umsatzsteuer aus.

  • Der gewerbliche Käufer berechnet selbstständig die fällige Umsatzsteuer nach dem Satz seines Heimatlandes und führt die Steuer an das jeweilige Finanzamt ab.

Die Voraussetzung für die Teilnahme am gewerblichen Handel zwischen verschiedenen Ländern in der EU und im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens ist das Vorhandensein einer gültigen USt-IdNr. bei beiden beteiligten Unternehmern.

  • Wenn also Kleinunternehmer solche Geschäfte führen möchten, müssen sie entsprechend eine USt-IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen.

  • Die USt-IdNr. wird nur auf entsprechenden Antrag hin erteilt.

  • Gesetzliche Grundlage der USt-IdNr. in Deutschland bildet § 27a Abs. 1 UStG.

Kleinunternehmer: Warenimporte und B2B-Dienstleistungen aus dem EU-Raum

  • Für Kleinunternehmer in Deutschland ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) insbesondere im innergemeinschaftlichen Erwerb innerhalb der EU wichtig.

  • Sie dient als eindeutige Kennzeichnung für Unternehmen, die am umsatzsteuerlichen Waren- oder Dienstleistungsverkehr teilnehmen.

  • Im B2B-Handel stellt der ausländische Händler meist eine Netto-Rechnung ohne Umsatzsteuer aus und der Käufer berechnet und zahlt die Umsatzsteuer nach dem Satz seines Heimatlandes (Umkehr der Steuerschuld durch das Reverse-Charge-Verfahren).

  • Die USt-IdNr. wird nur auf Antrag erteilt und basiert auf § 27a Abs. 1 UStG.

  • Alle B2B-Geschäfte im Rahmen des Reverse-Charge-Verfahrens müssen in einer Zusammenfassenden Meldung beim Finanzamt gemeldet werden.

Hintergründe zur USt-IdNr. bei EU-weiten B2B-Geschäften:

Das Prinzip der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) gibt es in jedem Land der EU:

In der EU ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) für Unternehmen, die im EU-Binnenmarkt handeln, unerlässlich. Sie ermöglicht Handelsgeschäfte mit anderen EU-Unternehmen, sowohl für den Verkauf als auch für den Bezug von Waren und Dienstleistungen.

Zentral dabei ist das Reverse-Charge-Verfahren:

  • Hierbei berechnet und zahlt der Empfänger der Leistung die Umsatzsteuer.

  • Beide beteiligten Unternehmen müssen ihre USt-IdNr. auf Rechnungen angeben.

  • Unternehmen, die im Reverse-Charge-Verfahren agieren, müssen eine Zusammenfassende Meldung (ZM) über ihre grenzüberschreitenden Transaktionen beim Finanzamt einreichen.

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Fragen und Antworten

Wie viel darf ich als Kleinunternehmer steuerfrei verdienen?

Kleine Unternehmer dürfen im abgelaufenen Geschäftsjahr einen Umsatz von höchstens 22.000 Euro erzielt haben und dürfen im aktuellen Geschäftsjahr einen maximalen laufenden Umsatz von 50.000 Euro erwarten. Andernfalls greift die Kleinunternehmerregelung nicht mehr und es muss Umsatzsteuer ans Finanzamt abgeführt werden.

Was bedeutet Kleinunternehmerregelung laut 19 UStG?

Ein Kleinunternehmer ist jemand, dessen jährlicher Umsatz im Vorjahr 22.000 Euro nicht überschritten hat und dessen prognostizierter Umsatz für das laufende Jahr unter 50.000 Euro bleibt. Beide Kriterien müssen erfüllt sein, damit sich ein Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG von der Umsatzsteuerpflicht in Deutschland befreien kann.

Quellen