Gutschriftsverfahren ⇒ Erklärung & Praxisbeispiel

Das Gutschriftsverfahren und die klassische Rechnungsstellung haben beide das Ziel, Transaktionen, Lieferungen oder erbrachte Leistungen abzurechnen. Jedoch gibt es signifikante Unterschiede in der Handhabung und Verantwortlichkeit dieser beiden Verfahren.

Im klassischen Rechnungsverfahren ist es Aufgabe des Lieferanten oder Dienstleisters, eine Rechnung für die gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen zu erstellen. Der Kunde erhält diese Rechnung und zahlt den ausgewiesenen Betrag.

• Die Rechnung stellt ein Forderungsdokument dar, das vom Lieferanten ausgestellt wird und an den Kunden adressiert ist.

• Sie dokumentiert die Forderung des Lieferanten gegenüber dem Kunden aufgrund einer erbrachten Leistung oder gelieferten Ware.

Im Gegensatz dazu wird im Gutschriftsverfahren die Abrechnung vom Kunden ausgestellt. Der Kunde erstellt eine Gutschrift für die vom Lieferanten erhaltene Ware oder Dienstleistung und schickt diese an den Lieferanten.

• Die Gutschrift ersetzt dabei die Rechnung des Lieferanten und hat dieselbe rechtliche Wirkung.

• Es ist also ein Dokument, das vom Kunden ausgestellt wird und an den Lieferanten adressiert ist.

Ein wesentlicher Unterschied besteht also darin, wer die Initiative für die Abrechnung ergreift. Bei der Rechnungsstellung geht die Initiative vom Lieferanten aus, während beim Gutschriftsverfahren der Kunde die Initiative ergreift und die Abrechnung erstellt.

Es ist wichtig zu beachten, dass trotz des Wechsels in der Verantwortlichkeit für die Erstellung der Abrechnungsdokumente, die Verpflichtung zur Abführung der Umsatzsteuer beim Lieferanten verbleibt.

Das Gutschriftsverfahren wird vorwiegend von Unternehmern genutzt, die eine effiziente Abrechnung und Minimierung ihrer Abrechnungslast anstreben.

• Es ist besonders vorteilhaft, wenn viele Warengeschäfte und Wareneingänge zu verarbeiten sind, da hier das Volumen der Rechnungsprüfungen erheblich reduziert werden kann.

• Es kommt zum Einsatz, wenn der Kunde in der Lage ist, genau zu bestimmen, welche Leistungen er erhalten hat und wie viel er dafür bezahlen muss.

Der wesentliche Vorteil dieses Verfahrens liegt in der Reduzierung des Verwaltungsaufwands:

• Der Lieferant muss keine Rechnungen erstellen, sondern erhält eine Gutschrift vom Kunden.

Kleinunternehmer können das Gutschriftsverfahren ebenfalls nutzen, müssen jedoch bestimmte Besonderheiten im Rahmen der Kleinunternehmerregelung beachten.

• Da sie nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer ausweisen und keinen Vorsteuerabzug geltend machen dürfen, sollte bei der Ausstellung einer Gutschrift selbstverständlich auch keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden.

Führt ein Kleinunternehmer eine Lieferung oder Leistung durch und rechnet der Leistungsempfänger mit einer Gutschrift und ausgewiesener Umsatzsteuer ab, darf vom Empfänger keine Vorsteuer abgezogen werden.

• Kleinunternehmer sollten bei der Anwendung des Gutschriftsverfahrens also unbedingt immer auf ihren Status hinweisen!

Das Standard-Gutschriftsverfahren folgt definierten Abläufen, um eine korrekte Abrechnung zu gewährleisten:

• Schritt 1: Vereinbarung des Gutschriftsverfahrens
  
  Zunächst schließen der Kunde (Auftraggeber) und der Lieferant eine schriftliche Vereinbarung, dass die Abrechnung im Rahmen des Gutschriftsverfahrens erfolgen soll. Hierbei ist es wichtig, auch das Abrechnungsintervall (z. B. monatlich, vierteljährlich) zu regeln. Es empfiehlt sich, alle relevanten Details in einem Vertrag festzuhalten, um Missverständnisse zu vermeiden.
   
• Schritt 2: Erstellung der Gutschrift durch den Kunden
  
  Der Kunde erstellt eine Gutschrift für die erhaltene Ware oder Dienstleistung und schickt diese an den Lieferanten. Die Gutschrift muss bestimmte Angaben enthalten, um als ordnungsgemäße Gutschrift anerkannt zu werden.
   
• Schritt 3: Prüfung der Gutschrift durch den Lieferanten
  
  Der Lieferant führt eine Rechnungsprüfung der Gutschrift durch, um sicherzustellen, dass alle Leistungen und Wareneingänge korrekt erfasst wurden. Außerdem überprüft er, ob der ausgewiesene Betrag mit seinen Aufzeichnungen übereinstimmt. Ist dies der Fall, bestätigt er den Erhalt und die Richtigkeit der Gutschrift.
   
• Schritt 4: Zahlung des Gutschriftbetrags
  
  Nach der Bestätigung der Gutschrift durch den Lieferanten erfolgt die Zahlung des in der Gutschrift ausgewiesenen Betrags durch den Kunden. Der Lieferant verbucht anschließend die Gutschrift in seiner Buchhaltung.

Das Gutschriftsverfahren bietet sowohl für Dienstleister oder Lieferanten als auch für Kunden eine Reihe von Vorteilen. Ein zentraler Aspekt ist die Optimierung des Verwaltungsaufwands und der Prozesse rund um die Rechnungslegung.

In der Praxis wird das Gutschriftsverfahren insbesondere in Branchen angewendet, in denen umfangreiche oder wiederkehrende Geschäftsbeziehungen bestehen.