Seit dem 1. Januar 2025 sind auch Arztpraxen in Deutschland dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Im Zuge des Wachstumschancengesetzes ist die Pflicht, E-Rechnungen zu empfangen, der Startpunkt einer generellen Pflicht zu elektronischen Rechnungen für Unternehmen in Deutschland.
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E-Rechnungen in der Arztpraxis: Was Ärzte jetzt wissen müssen
Seit 2025 auch in Deutschlands Praxen ein wichtiges Thema!
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. X-Rechnung oder ZUGFeRD), das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht.
Anders als PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen enthalten E-Rechnungen maschinenlesbare Daten, die ohne manuelle Eingaben in Buchhaltungs- und Abrechnungssysteme importiert werden können.
Die wichtigsten Fristen für Arztpraxen
Die Einführung der E-Rechnung erfolgt in mehreren Stufen:
Seit dem 1. Januar 2025: Arztpraxen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Eine Ablehnung ist nicht zulässig.
Ab dem 1. Januar 2027: Arztpraxen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro sind verpflichtet, auch den Versand von E-Rechnungen umzusetzen.
Ab dem 1. Januar 2028: Die Pflicht zum Versand und Empfang von E-Rechnungen gilt für alle Arztpraxen ohne Ausnahme.
Warum lohnt sich die Umstellung?
Auch wenn die Pflicht zur Einführung zunächst als zusätzlicher Aufwand erscheint, bringt die Digitalisierung der Rechnungsstellung einige Vorteile mit sich:
- Zeitersparnis: Automatisierte Prozesse reduzieren den Verwaltungsaufwand.
- Fehlerminimierung: Strukturierte Rechnungen verhindern Tippfehler und sorgen für eine korrekte Buchhaltung.
- Bessere Nachverfolgbarkeit: Rechnungen können einfacher archiviert und nachverfolgt werden.
- Nachhaltigkeit: Papierverbrauch und Druckkosten entfallen.
Wie können Arztpraxen sich vorbereiten?
Die Umstellung auf E-Rechnungen erfordert einige organisatorische und technische Anpassungen:
👉 Prüfen Sie Ihr Abrechnungssystem
Viele Arztpraxen nutzen bereits Softwarelösungen für die Abrechnung. Klären Sie, ob Ihr System die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen unterstützt.
👉 Nutzen Sie eine Buchhaltungssoftware
Moderne Programme wie FreeFinance können den Empfang und Versand von E-Rechnungen automatisieren.
👉 Schulen Sie Ihr Team
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die neuen Prozesse und klären Sie offene Fragen.
👉 Standardisieren Sie Ihre Abläufe
Definieren Sie klare Prozesse für den Rechnungsempfang, Rechnungserstellung, Archivierung und Weiterverarbeitung.
👉 Archivieren Sie elektronisch
Laut den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD) müssen E-Rechnungen digital aufbewahrt werden, was mit einer Buchhaltungssoftware wie FreeFinance einfach möglich ist.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht betrifft alle Arztpraxen und ist mehr als nur eine gesetzliche Vorgabe – sie ist eine Chance zur Optimierung administrativer Abläufe.
Wer frühzeitig auf digitale Prozesse setzt, spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.