Kontoauszug buchen und abstimmen

Ablauf

1. Auswahl einer Kontoauszugszeile aus der linken Spalte mittels Klick auf die Zeilennummer, das Datum oder den Betrag.

2. Wahl der Verbuchungsoption auf der rechten Seite:

   1. Buchen: Erstellen von neuen Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Umbuchungen

   2. Rechnungen bezahlen: Bezahlen von Rechnungen

   3. Bestehende Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Umbuchungen abstimmen

3. Als Datum (Valuta- oder Buchungsdatum der Kontoauszugszeile) für die Verbuchung wir die Einstellung des relevanten Datum vom Zahlungsmittelkonto verwendet.

Linke Spalte: Kontoauszugszeilen

In der Linken Spalte werden alle Daten der importierten Kontoauszugszeilen angezeigt.

Weiters kann im Filter ausgewählt werden:

• Dateiname: der Name der importierten Datei

• Kontoname: Name des Bankkontos

• Status der Kontoauszugszeilen:

  • Alle anzeigen: Zeigt alle Kontoauszugszeilen an - egal ob diese bereits verbucht, abgestimmt oder noch neu sind.

  • Abgestimmt: Zeigt alle Zeilen die als abgestimmt gekennzeichnet wurden.

  • Gebucht: Zeigt alle Zeilen, für die eine Ein- oder Ausgangsrechnung sowie Umbuchung oder ein Geldeingang zu einer Rechnung erstellt wurden.

  • Ignoriert: Zeigt alle Zeilen, die ignoriert wurden.

  • In Bearbeitung: Zeigt alle bereits verarbeiteten Zeilen, deren Gesamtbetrag aber noch nicht zur Gänze verarbeitet wurde.

  • Neu: Zeigt alle noch nicht bearbeiteten Zeilen an.

  • Nicht abgestimmt: Zeigt alle Zeilen mit dem Status Neu oder In Bearbeitung an.

  • Restbetrag ignoriert: Zeigt alle Zeilen an, der Restbetrag ignoriert wurde.

• Anzahl verarbeitete Zeilen: Status der verarbeiteten Zeilen

• Suchtext: Der Suchtext wird in allen Kontoauszugszeilen in allen Textfeldern gesucht

• Zeitraum: Anzeige der Kontoauszugszeilen im gwählten Zeitraum

• Beträge: Anzeige aller Kontoauszugszeilen oder nur der Geldein- oder Geldausgänge

• Überbuchen: Für Einnahmenbuchungen siehe speziellen Verbuchung von Spesen und Disagios bzw. für Kombinationen aus Rechnung und Gutschrift

• Kreditkartenabrechnungen verbuchen: weiter zur speziellen Verbuchung von Kreditkartenrechnungen

• Letzte Zeile vorhalten: wird nur angezeigt wenn der Status der Kontoauszugszeilen Nicht abgestimmt gewählt wird: Dann wird die letzte gebucht Zeile nicht sofort aus der Liste entfernt (zur Kontrolle der Buchung oder Buchungsnummern) sondern erst im Zuge der nächsten Buchung

• Nur Duplikate: Beim automatischen Import können - in ganz seltenen Fällen - potentiell Zeilen doppelt importiert werden. Wir versuchen diese zu erkennen und markieren diese Zeilen. Bevor die Zeilen verarbeitet werden können, müssen diese geprüft und freigegeben, oder gelöscht, werden. Details zur Erkennung und Verarbeitung in den Kontoauszug-Details.

Die Ursprungsbeträge und aktuell noch verbleibenden Beträge werden in der Fußzeile angezeigt!

Der Filter kann auch zusammengeklappt werden, damit mehr Platz für die Anzeige der Kontoauszugszeilen verbleibt!

Rechte Spalte: Aktionen und Buchhaltung

Nach Wahl einer Kontoauszugszeile in der linken Spalte können folgende Aktionen durchgeführt werden:

• Neuer Beleg / Neue Umbuchung

• Rechnungen verbuchen

• Eingangsrechnung abstimmen

• Ausgangsrechnung abstimmen

• Umbuchung abstimmen

• Stornieren: Sofern es zur Zeile bereits Belege/Umbuchungen gibt

Buchen

Mit den Schaltflächen können neue Buchungen in der Buchhaltung erstellt werden.

• Neue Eingangsrechnung: öffnet ein Dialogfenster zum Erstellen einer neuen Eingangsrechnung.
• Neue Ausgangsrechnung: öffnet ein Dialogfenster zum Erstellen einer neuen Ausgangsrechnung.
• Neue Umbuchung: öffnet ein Dialogfenster zum Erstellen einer neuen Umbuchung.

Die erstellten Belege werden sofort verbucht und auch abgeschlossen. Dadurch sind nur mehr eingeschränkte Änderungen zugelassen.

• Speichern: Speichert den aktuellen Datensatz
• Abschließen: Speichert den aktuellen Datensatz und schließt diesen ab, sodass keine weiteren Änderungen an dem Datensatz mehr vorgenommen können.

Lieferanten und Kundendaten - Vorbelegung

Sind im Kunden- oder Lieferantenstamm die Daten unter Standardwerte > Buchhaltung gepflegt, werden diese nach Auswahl des Kunden bzw. Lieferanten sofort vorausgewählt.

Weitere Informationen zu Vorlagen & Automatisierung

Geldeingang zu Rechnungen

Im rechten Bereich unter Geldeingang zu Rechnungen werden alle noch offenen Rechnungen aus der Rechnungslegung zur Auswahl angezeigt. Weiters stehen Filter für die Spalten Kunden und Rechnungsnummer zur Verfügung.

• Details anzeigen: öffnet einen Dialog mit allen Details zur Rechnung.
• Rechnung bezahlen: öffnet einen Dialog zum Bezahlen der Rechnung.

Hinweis: Nur positive Kontoauszugszeilen sind dafür wählbar.

Geldeingang und Skonto

Im Dialog können folgende Daten eingegeben bzw. angepasst werden:

• Betrag: Dieser kann maximal der offene Betrag der Rechnung oder maximal der (aktuell noch verbleibende) Betrag der Kontoauszugszeile sein. Es kann aber ein Teilbetrag - also kleinerer Betrag - vergeben werden. Automatisch wird der maximal mögliche Betrag vorbelegt.
• Restbetrag: Hier wird grundlegend immer Restbetrag bleibt offener Posten vorausgewählt - dh: die Rechnung bleibt im Falle einer Teilzahlung mit dem verbleibenden Betrag noch offen.
• Beschreibung: Sie können eine Freitext-Beschreibung einfügen.

Skonto : Wurde bei der Rechnung eine Zahlungsbedingung mit Skontoinformationen hinterlegt, und:

• der Zahlungsbetrag ist innerhalb der Skontofrist eingegangen, sowie
• der Zahlungsbetrag entspricht der Skontoreduktion

so wird bei Restbetrag automatisch die Option Skonto ausgewählt. Es werden damit

1. der Zahlungseingang zur Rechnung verbucht
2. der Skonto automatisch auf die Rechnung gebucht (in der doppelten Buchhaltung)
3. die Rechnung als bezahlt vermerkt.

Es erfolgt außerdem ein automatischer Abgleich des Zahlungseingangs mit den hinterlegten Skontokonditionen. Dieser kontrolliert die Einhaltung der Skontofrist und hebt bei mehrstufigen Skontokonditionen die zum Zeitpunkt des Zahlungseingangs anzuwendenden Konditionen hervor.

Trifft die Option Skonto nicht zu, ändern Sie diese zu:

Akonto: in der EA-Rechnung gelangt nur der tatsächlich bezahlte Betrag in die Buchhaltung, die Rechnung wird dennoch als bezahlt markiert. Der Akonto-Betrag muss in der EA-Rechnung als Einnahme, in der doppelten Buchhaltung als Geldeingang aufs Forderungskonto manuell gebucht werden.

Uneinbringlich: in der EA-Rechnung gelangt nur der tatsächlich bezahlte Betrag in die Buchhaltung, die Rechnung wird als bezahlt markiert. In der doppelten Buchhaltung wird der verbleibenden Betrag auf "Abschreibung von Forderungen 7802" ausgebucht.

Bezahlen

Haben Sie offene Posten, können Sie diese über das Geldtaschen-Symbol schließen. Das gilt für die Ein- und Ausgangsrechnungen unter "Meine Belege" gleichermaßen, wie für Ihre Ausgangsrechnungen der Rechnungslegung.

Abstimmen

Unter Abstimmen versteht man das Verbinden von Kontoauszugszeilen mit bestehenden bezahlten Ein- oder Ausgangsrechnungen sowie Umbuchungen. 

Bezahlte Ausgangsrechnungen aus der Rechnungslegung können nicht abgestimmt werden - erfassen Sie hier den Geldeingang idealerweise nur über den Kontoauszug.

Nach Auswahl einer Kontoauszugszeile in der linken Spalte werden die möglichen Ein- oder Ausgangsrechnungen sowie Umbuchungen auf Basis des Datums (und nicht bereits abgestimmt) automatisch gefiltert. Der Datumsfilter kann beliebig verändert werden. Weiters stehen Filter für die Spalten Kunden/Lieferanten und Rechnungsnummer zur Verfügung.

• Details anzeigen: öffnet ein Dialogfenster mit allen Details zum Beleg.
• Abstimmen: öffnet ein Dialogfenster zum Abstimmen der Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen oder Umbuchungen

Hinweis: Achten Sie beim Abstimmen auf übereinstimmende Vorzeichen.

Stornieren

Werden Ein-, Ausgangsrechnungen oder Umbuchungen über den Kontoauszug erstellt oder der Geldeingang für eine Rechnung angelegt, können diese auch nur über den Kontoauszug storniert werden, um die Integrität des Kontoauszuges im System zu gewährleisten zu können.

Folgende Detailinformationen:

• Stornieren eines Geldeinganges in der Rechnungslegung: In dem Fall der Stornierung eines Geldeinganges wird sowohl die Buchung mit einer Stornobuchung in der Buchhaltung storniert, als auch die Rechnung wieder um den Betrag geöffnet.
• Stornieren einer Ein-, Ausgangsrechnung: In dem Fall wird die Ein- bzw. Ausgangsrechnung als storniert markiert und eine Stornobuchung angelegt.
• Stornieren einer Umbuchung: In dem Fall wird die Umbuchung mit einer Stornobuchung in der Buchhaltung storniert
• Stornieren einer Abstimmung: In dem Fall bleibt die Buchung in der Buchhaltung aufrecht und nur die Abstimmung (dh: Verlinkung mit der Kontoauszugszeile) wird aufgehoben.

Stornierungen werden im rechten Bereich Verlinkte Belege vorgenommen.

Ignorieren

Durch klick auf das Ignorieren-Symbol in der Kontoauszugszeile kann die Zeile zur Gänze oder wenn bereits eine Teilbuchung erfolgte der Rest ignoriert werden.

Wurde eine Zeile ignoriert ist es auch möglich diese durch erneutem Klick die Ignorierung wieder aufzuheben.

Kontoauszug-Automatisierung

Ist die Kontoauszugsautomatisierung verfügbar, kann direkt zu den:

• Regeln (Vorlagen) navigiert und die Vorlagen angepasst werden. Neue Regeln können direkt beim ersten Buchen, im Kontoauszug oder auch beim normalen Buchen in der EA-Rechnung, erstellt werden.
• Kunden oder Lieferanten navigiert und die Buchhaltungs-Stammdaten eingestellt werden

Hinweis: Die Navigationslinks gehen in einem neuen Fenster/Tab auf, um die aktuelle Verarbeitung des Kontoauszugs nicht zu behindern. Die Automatisierung kann direkt neu gestartet werden.

Es kann vorkommen, dass ein Kunde eine Rechnung und eine Gutschrift erhält. Bezahlt wird dann oft nur der verbleibende Restbetrag, also der Saldo aus offener Rechnung und Gutschrift.

Dies ist in FreeFinance direkt beim Verbuchen im Kontoauszug wie folgt durchzuführen:

Gut zu wissen:

Zwei oder mehr Kontoauszugszeilen mit unterschiedlichen Vorzeichen können nicht mit einer Ein- oder Ausgangsrechnung abgestimmt werden, auch wenn sich aus dem Saldo der Zeilen exakt der Betrag der Ein- bzw. Ausgangsrechnung ergeben würde.

Erfassen Sie die Zahlung in Höhe der Rechnung und ignorieren Sie am Kontoauszug die sich danach im Betrag aufhebenden Zeilen.

Beispiel: Ihr Kunde hat zu viel bezahlt und Sie überweisen ihm das zu viel bezahlte Geld zurück (ergibt 2 Zeilen am Kontoauszug mit unterschiedlichem Vorzeichen bei nur einer Ausgangsrechnung). Nach dem Abstimmen des notwendigen Geldeingangs zur Ausgangsrechnung bleibt am Kontoauszug der zu hoch bezahlte Betrag auf der Zeile übrig - und sollte sich mit der Zeile Ihrer Rücküberweisung aufheben.

Der Restbetrag sowie die Zeile der Rücküberweisung sind zu ignorieren.

Nach der Verarbeitung einer Zeile können alle Funktionen aus dem Doku-Archiv oder eines verbundenen Cloud-Speichers ausgeführt werden.

Hierzu wählen Sie rechten Bereich Verlinkte Belege durch Klick auf das Symbol  die gewünschten Dokumente aus Doku-Archiv oder Cloud aus.

Der letzte gewählte Ordner des Cloud-Speichers wird gespeichert und beim nächsten Verlinken automatisch vorausgewählt.

Mehr zu Duplikaten oder Lücken
Lieferantenstamm
Kundenstamm
Kontoauszug Übersicht