Lieferantennummer
Die Lieferantennummer kann entweder selbst frei vergeben oder automatisch nummeriert werden. Details zur automatischen Nummerierung unter Einstellungen
Anrede
- Anrede: Vergeben Sie die Anrede für Ihren Lieferant
Lieferant
Die Eingabemasken "Neuen Lieferanten anlegen" und "Lieferant bearbeiten" sind die Stammdatenmasken für die Anlage und Aktualisierung Ihrer Lieferantendaten. Lieferantenstammdaten können in den Belegeingabemasken der unterschiedlichen Module ausgewählt werden. Dadurch verringert sich die Eingabezeit für Belege von Lieferanten, mit denen immer wieder Geschäfte abgeschlossen werden.
Der Aufbau beider Masken ist gleich.
Zum Inhalt dieses Artikels
Zuletzt aktualisiert:
Lieferantendaten
Firma
- Firmenname: Name der Firma
- Keine UID Nummer: Handelt es sich um eine Privatperson oder um eine Firma ausserhalb der EU, ist dieses Kontrollkästchen anzuhaken. Dadurch werden keine UID-Nummernprüfung durchgeführt, wenn sich das Land des Lieferanten ausserhalb der EU befindet.
- UID Nummer: befidnet sich der Lieferant im EU-Ausland ist die UID-Nummer einzugeben.
Personendaten
Die Personendaten des Lieferanten unterteilen sich in:
- Ergänzung: kann zB: mit zh: Herrn, ... belegt werden, kann auch leer gelassen werden
- Titel und Vorname
- Nachname
Lieferant anzeigen
Das Auge-Symbol in der Übersicht zeigt an ob der Lieferant in den Auswahllisten der Formulare und Berichte wählbar ist oder nicht. In der Maske kann der Lieferant durch anhaken der Checkbox In Suche und Bericht nicht anzeigen in den Auswahllisten verborgen werden.
Adresse und Kontaktdaten
Die genaue Adresse ist für Lieferanten ein optionales Feld.
Lediglich das Land des Lieferanten ist verpflichtend auszuwählen.
Adresse
- Straße bzw. Hausnummer
- PLZ und Ort
- Land des Lieferanten
- Region des Lieferanten
Kontaktdaten
Die Kontaktdaten stellen Ihren Ansprechpartner beim Lieferanten dar. Sie können den Lieferantenstamm detailliert pflegen und alle Kontaktdaten eingeben.
Weiteres können die E-Mail-Adressen oder E-Mail-Kopie-Adressen verwendet werden, die beim Versand direkte aus FreeFinance herangezogen werden.
Kontaktdaten
Die Kontaktdaten stellen Ihren Ansprechpartner beim Lieferanten dar. Sie können den Lieferantenstamm detailliert pflegen und alle verfügbaren Kontaktdaten eingeben.
Bankverbindung
In diesem Bereich können Sie die Bankverbindungen Ihrer Lieferanten eintragen. Befindet sich der Lieferant im Ausland so ist zwingend die international gültige BIC und IBAN Nummer einzugeben.
Standardwerte
In diesem Bereich können Sie auf Wusch Standardwerte für die Buchhaltung, Kontoauszugsautomatisierung oder Rechnungslegung definieren.
Konten - nur bei doppelter Buchhaltung
- Verbindlichkeitskonto: Hier kann einem Lieferanten ein Verbindlichkeitskonto zugewiesen werden, auf das die noch nicht bezahlten Rechnungen dieses einen spezifischen Lieferanten gebucht werden. Wenn kein eigenes Verbindlichkeitskonto zugewiesen wird, werden die offenen Posten auf ein allgemeines Verbindlichkeitskonto gebucht.
- Als Verbindlichkeitskonto kann ein bestehendes einfach ausgewählt werden oder
- Ein Neues direkt für den Lieferanten erstellt werden
- Das zugewiesene Verbindlichkeitskonto direkt bearbeitet, zB: Name, Nummer oder Export-Kontonummer angepasst, werden
Buchhaltung
In diesem Bereich können Sie auf Wusch Standardwerte für die Buchhaltung definieren. Diese Standardwerte werden beim Erstellen von Buchungen bei der Auswahl des Lieferant automatisch verwendet - können in weiterer Folge beim Buchen geändert werden. Werden die Buchhaltungswerte gesetzt, wird der Lieferant auch in der Kontoauszugsautomatisierung für die automatische Erstellung von Buchungen herangezogen.
- Belegart
- Steuersatz und wenn nötig eine Sonderbuchungsoption
- Privatanteil
Alle im Lieferantenstamm gesetzten Werte für die Buchhaltung werden bei Auswahl des Lieferanten automatisch vorbefüllt.
Kontoauszug-Automatisierung
In der Kontoauszug-Automatisierung wird versucht über die Lieferanten automatische Buchungsvorschläge zu erstellen. Wird ein Lieferant gefunden und hat diese die Buchhaltungsdaten eingetragen, wird dieser als Buchungsvorschlag erstellt.
In manchen Fällen kann es nicht erwünscht sein, das in der Kontoauszug-Automatisierung diese Lieferanten nicht automatisch gefunden und Buchungsvorschläge erstellt werden. Zum Ignorieren des Lieferanten kann diese Checkbox gesetzt werden. Dadurch wird kein Buchungsvorschlag in der Kontoauszug-Automatisierung erstellt.
Sonstiges - Freitextfelder
Unter diesem Bereich können Sie fünf Felder beliebig verwenden.
Die Bezeichnung der Felder sind frei konfigurierbar. Klicken Sie dazu einfach auf die Bezeichnung (zB: Freitext 1), geben Sie die gewünschte Bezeichnung ein und klicken auf . Die gewählten Bezeichnungen der Felder sind über alle Lieferanten hinweg gleich.
Pflichteingaben
- Zumindest die Firmenbezeichnung oder der Nachname des Lieferanten muss eingegeben werden.
- Land
- befindet sich der Lieferant im EU-Ausland und ist er gewerbetreibend so ist auch eine UID-Nummer einzugeben.
UID-Prüfung
Die Prüfung der UID-Nummer
- Level 1 Prüfung: Hier wird die EU-Datenbank abgefragt. Diese Prüfung prüft nur die grundlegende Verfügbarkeit und erfordert keine weiteren Berechtigungen oder Module und ist immer möglich. Ganz junge Unternehmen können unter Umständen noch nich in der EU-Datenbank gefunden werden. Die Rückmeldung erfolgt sofort in einem eigenen Fenster.
Analyse
Ein großer Vorteil durch die Anlage und Verwendung von Lieferantenstammdaten ist die umfangreiche Analysefunktionalität auf Basis der Lieferantenstammdaten.
Schaltflächen
- Speichern: Speichern der Änderungen bzw. Neuanlage
- Zurück: Abbruch ohne zu speichern
Die Popup-Variante dieser Maske beinhaltet weites folgende Schaltflächen:
- Übernehmen: Übernimmt den Namen des Lieferanten sowie die Referenz auf den Beleg
- Schließen: schließt das Popupfenster