Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen: Gesetzliche Vorgaben & Fristen in Deutschland

In Deutschland ist jedes buchführungspflichtige Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, bestimmte geschäftsrelevante Unterlagen über einen festgelegten Zeitraum hinweg aufzubewahren:

• Diese sogenannte Aufbewahrungspflicht betrifft u. a. Bücher, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse, Handelsbriefe, Verträge und sonstige steuerlich relevante Dokumente.

• Die Fristen betragen je nach Dokumentenart 6, 8 oder 10 Jahre – beginnend jeweils mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder verwendet wurde.

Die Aufbewahrungsfristen dienen dabei mehreren Zwecken:

• Sicherstellung einer vollständigen und nachvollziehbaren Buchführung

• Belegfunktion gegenüber der Finanzverwaltung im Rahmen von Betriebsprüfungen

• Schutz vor Manipulation und willkürlicher Löschung geschäftlicher Informationen

• Grundlage für die Nachvollziehbarkeit von Einnahmen, Ausgaben, Gewinnen und steuerlichen Sachverhalten

Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen ist keine bloße Formalität, sondern eine grundlegende Voraussetzung für eine rechtskonforme Unternehmensführung.

• Verstöße können steuerliche Nachteile, Schätzungen oder auch Bußgelder nach sich ziehen – insbesondere, wenn bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt relevante Belege fehlen oder unlesbar sind.

Sowohl analoge (Papier-)Dokumente als auch Unterlagen in elektronischer Form sind von der Aufbewahrungspflicht umfasst.

• Bei der digitalen Aufbewahrung gelten zusätzliche Anforderungen, wie sie etwa in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) geregelt sind.

Für Unternehmen in Deutschland gelten klare gesetzliche Vorgaben, wie lange geschäftliche Unterlagen, Aufzeichnungen und Belege aufzubewahren sind. Die jeweiligen Aufbewahrungsfristen sind abhängig von der Art des Dokuments sowie dem rechtlichen Kontext – also ob es sich um steuerlich oder handelsrechtlich relevante Dokumente handelt.

In den meisten Fällen beträgt die Frist 10 Jahre, insbesondere bei Jahresabschlüssen, Büchern (Haupt- und Nebenbücher, Unterlagen der Buchhaltung zur lückenlosen Darstellung und Dokumentation von Geschäftsfällen), Inventaren oder Organisationsunterlagen. Für andere Unterlagen wie Geschäftsbriefe oder einfache Verträge reicht eine Frist von 6 Jahren aus.

• Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Aufbewahrungspflicht für bestimmte Buchungsbelege (z. B. Rechnungen) auf 8 Jahre verkürzt – für alle Fristen, die ab dem 1. Januar 2025 noch laufen.

Grundsätzlich beginnt die Frist mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag oder die letzte Bearbeitung erfolgte. Beispiel: Eine Rechnung aus März 2022 muss bis mindestens 31.12.2030 archiviert werden.

Bei laufenden Prüfungen, vorläufigen Steuerbescheiden oder offenen Verfahren dürfen die Unterlagen nicht vernichtet werden – auch wenn die reguläre Aufbewahrungsfrist formal abgelaufen wäre. In diesen Fällen verlängert sich die Frist bis zum Abschluss des Verfahrens.

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht betrifft in Deutschland sämtliche geschäftsrelevanten Unterlagen, die mit der Buchführung, Besteuerung oder Unternehmensorganisation in Verbindung stehen.

• Entscheidend ist nicht das Format – sowohl Papierdokumente als auch elektronische Unterlagen (z. B. aus der EDV-Buchführung) unterliegen denselben Aufbewahrungsfristen.

Zu den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zählen sowohl klassische Buchhaltungsunterlagen, als auch ergänzende Dokumente wie Verträge, Arbeitsanweisungen, Empfangsbestätigungen, Handelsbriefe, Zahlungsbelege oder auch strukturierte EDV-Ausdrucke.

In Zeiten digitaler Buchhaltung spielt die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form eine zentrale Rolle. Dabei gelten dieselben gesetzlichen Anforderungen wie für Papierdokumente – etwa im Hinblick auf Vollständigkeit, Lesbarkeit, Verfügbarkeit und Unveränderbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum.

Rechtsgrundlagen sind insbesondere:

• § 147 Abs. 1 und Abs. 2 AO (digitale Aufbewahrungspflicht, Formfreiheit)

• Die vom BMF herausgegebenen GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)

Die GoBD fordern, dass alle steuerlich relevanten Daten – ob in ERP-Systemen, Buchhaltungssoftware oder in Cloud-Diensten –

• lückenlos dokumentiert,

• technisch vor Veränderung geschützt und

• jederzeit lesbar sein müssen.

Dabei muss nachvollziehbar sein, wann und wie Buchungen erfolgten und welche organisatorischen Abläufe (z. B. Scannen, Kontierung, Archivierung) dahinterstehen. Unternehmen sind verpflichtet, eine sogenannte Verfahrensdokumentation zu erstellen, die den Ablauf der EDV-Buchführung nachvollziehbar darstellt – inklusive eingesetztem Datenverarbeitungssystem und Zuständigkeiten.

Beim Einsatz von Archivsystemen gilt:

• Belege müssen unveränderbar gespeichert werden (z. B. als PDF/A)

• Zugriff durch das Finanzamt muss bei Prüfungen jederzeit möglich sein

• Datenzugriff muss wahlweise per Z1 (Lesezugriff), Z2 (Auswertung) oder Z3 (Datenträgerüberlassung) erfolgen können

Das bedeutet: Die bloße digitale Ablage auf einem Server oder Cloudspeicher reicht nicht aus, wenn diese Anforderungen nicht erfüllt werden. Wer Bücher und Aufzeichnungen elektronisch führt, ist zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung laut GoBD verpflichtet – inklusive Sicherung, Indexierung und Löschschutz während des gesamten Zeitraums.

Hinweis zur Frist: Auch für digitale Unterlagen gilt: Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Buchung oder Änderung vorgenommen wurde.

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht endet nicht mit der Einstellung der Geschäftstätigkeit. Wird ein Unternehmen aufgelöst, übergeben oder durch einen Erbfall beendet, bleiben alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen weiterhin archivierungspflichtig – für die jeweilige gesetzliche Dauer von 6, 8 oder 10 Jahren. Die Fristen beginnen, wie üblich, mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Buchung oder Dokumentenerstellung erfolgte.

Gemäß § 147 AO sind sowohl natürliche Personen (z. B. Einzelunternehmer) als auch juristische Personen (z. B. GmbH, AG) verpflichtet, Bücher, Belege und weitere steuerrelevante Unterlagen ordnungsgemäß aufzubewahren, selbst wenn der Geschäftsbetrieb eingestellt wurde. Die Verpflichtung geht bei Übergabe oder Erbschaft automatisch auf den Rechtsnachfolger über.

Das bedeutet:

• Bei einer Betriebsaufgabe muss der Unternehmer persönlich dafür sorgen, dass die Unterlagen sicher archiviert werden (z. B. durch Auslagerung oder Beauftragung eines Dienstleisters).

• Bei einer Nachfolge, Übertragung oder Umgründung übernimmt der neue Inhaber die Pflicht zur Aufbewahrung.

• Im Fall des Todes gehen die Pflichten auf die Erben über (§ 45 AO), unabhängig davon, ob diese das Unternehmen fortführen oder nicht.

Besonders praxisrelevant ist dies bei:

• Firmenübergaben an Familienmitglieder oder neue Geschäftsführer

• Liquidation oder Löschung einer GmbH

• Archivierung durch Steuerberater im Auftrag ehemaliger Mandanten

Wichtig: Auch im Fall der Betriebsaufgabe gelten alle GoBD-Anforderungen uneingeschränkt weiter – insbesondere für die digitale Buchhaltung. Der Zugriff auf die Daten muss für das Finanzamt bei späteren Prüfungen jederzeit möglich sein.

Im Unterschied zu Unternehmen gelten für Privatpersonen keine verpflichtenden Aufbewahrungsfristen nach der Abgabenordnung oder dem Handelsgesetzbuch. Dennoch empfiehlt es sich, bestimmte Belege, Rechnungen und Verträge freiwillig für mehrere Jahre aufzubewahren – sowohl aus steuerlichen Gründen, als auch zur Wahrung eigener Interessen (z. B. bei Reklamationen, Nachweisen oder Versicherungsfällen).

Empfohlene Fristen zur privaten Aufbewahrung von Unterlagen:

• 2 Jahre: Rechnungen für Käufe mit Gewährleistung (z. B. Haushaltsgeräte, Elektronik, Möbel).

• 2 Jahre: Belege für Handwerkerleistungen im privaten Haushalt – wichtig für Steuerermäßigungen nach § 35a EStG.

• Mind. 6 Jahre: Unterlagen zu größeren Anschaffungen, Umbauten oder Investitionen (z. B. bei späterem Hausverkauf oder Nachweis gegenüber Behörden).

• Bis zur Kündigung / Auszahlung: Arbeitsverträge, Versicherungsunterlagen, Kreditverträge, Kontoauszüge, Rentenunterlagen.

Wichtig: Wer als Privatperson vermietet, Kapitalerträge erzielt oder freiberuflich tätig ist, kann in bestimmten Fällen ebenfalls zur Aufbewahrung verpflichtet sein – dann greifen steuerrechtliche Vorschriften analog zur betrieblichen Buchführungspflicht.

Auch bei steuerlich relevanten Sachverhalten (z. B. Nebeneinkünfte, Absetzbarkeit von haushaltsnahen Dienstleistungen, Pendlerpauschale) sollten Nachweise mindestens so lange aufbewahrt werden, bis der betreffende Steuerbescheid bestandskräftig ist – also i. d. R. 4 Jahre nach Ablauf des entsprechenden Kalenderjahres.

Die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten ist mit der richtigen Organisation gut zu bewältigen – unabhängig davon, ob Unterlagen physisch oder digital archiviert werden.

Für Unternehmen jeder Größe gilt: Wer frühzeitig eine strukturierte Archivierungsstrategie etabliert, minimiert das Risiko von Fristversäumnissen, Datenverlust oder Prüfungsproblemen.