Für Unternehmer ist das Erstellen von Geschäftsbriefen oft erforderlich, egal ob es um ein Angebot, eine Mahnung, eine Rechnung, ein Anschreiben oder eine Danksagung geht. Zu beachten sind dabei die gesetzlichen Vorschriften für geschäftliche Dokumente.
Geschäftsbrief ⇒ einfach erklärt
Geschäftsbrief - Auf einen Blick
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Geschäftsbrief
Ein Geschäftsbrief ist eine formelle schriftliche Kommunikation zwischen Unternehmen oder zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden, die geschäftliche Angelegenheiten behandelt.
Geschäftsbrief: Übersicht
Für Unternehmer gibt es viele Anlässe, die die Erstellung von Geschäftsbriefen erfordern. Egal ob es um ein Angebot, eine Mahnung, eine Rechnung, ein Anschreiben oder eine Danksagung geht - in diesem Artikel wollen wir Ihnen einen umfassenden Überblick über das Thema Geschäftsbrief geben.
Zusätzlich finden Sie bei uns eine praktische Vorlage für Ihren Geschäftsbrief, welche Sie nur noch für Ihr Unternehmen und Ihren Zweck anpassen müssen.
Gesetzliche Vorschriften
Da ein Geschäftsbrief zu den offiziellen geschäftlichen Unterlagen eines Unternehmens zählt, sind für das Ausstellen von Geschäftsbriefen auch die gesetzlichen Vorschriften für die Pflichtangaben, die das Schreiben enthalten muss, zu beachten.
Geschäftsbrief: Angaben
Was die Angaben auf einem Geschäftsbrief angeht, so dürfen gewissen Punkte auf dem Schriftstück nicht fehlen. In Deutschland ergeben sich die gesetzlich bestimmten Pflichtangaben aus der Rechtsform des Unternehmens. Die Bestimmungen - im Detail siehe unten - sind im Handelsgesetzbuch (HGB), dem Aktiengesetz (AktG) und dem Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG) geregelt.
Außerdem zu beachten: Ist Ihr Unternehmen im Handelsregister eingetragen, müssen grundsätzlich beispielsweise Firma, Rechtsform, Firmensitz, Amtsgericht und Handelsregisternummer angegeben werden.
Im Folgenden sehen wir uns die Angaben genauer an, die auf keinem Geschäftsbrief fehlen dürfen:
Pflichtangaben für Geschäftsbriefe:
- Absender
- Empfänger
- Datum
- Betreff
- Anrede
- Brieftext
- Unterschriftenblock
- Firmeninformationen
- Dein Firmenlogo (wenn vorhanden)
Absender
Ihre eigene Anschrift steht standardmäßig im Briefkopf.
Empfänger
Die Empfänger-Adresse sollte nicht breiter als 8,5 Zentimeter und nicht höher als 4 Zentimeter sein. Nur so kann sichergestellt werden, dass sie im Sichtfenster von handelsüblichen C6 Briefumschlägen sichtbar ist. Zusätzlich zur Empfänger-Anschrift können hier auch Bemerkungen wie "vertraulich", "Infopost", oder der Name des betreffenden Projekts angeführt werden.
Betreff
In der Betreffzeile wird der Inhalt beziehungsweise Anlass des Schreibens kurz zusammengefasst. Wenn nötig, kann der Betreff über zwei Zeilen gehen, länger sollte er allerdings nicht werden.
Bezugszeile
Die Bezugszeile wird heutzutage meistens als Block gestaltet. Dort findet sich Platz für Ihr Zeichen und das Datum der Nachricht. Eine Alternative zur Bezugszeile ist der Informationsblock, in diesem finden sich zusätzlich noch die Mail-, Telefon- sowie Fax-Kontaktdaten des konkreten Ansprechpartners.
Firmeninformationen
Natürlich müssen auch Ihre Firmeninformationen wie UID-Nummer, Anschrift, eine Telefonnummer, sowie weitere Kontakt- und Kontodaten im Geschäftsbrief enthalten sein. In unserer Vorlage haben wir die Firmeninformationen in der Fußzeile untergebracht. Entscheiden Sie sich für die Nutzung unserer Vorlage, müssen Sie die Platzhalter nur mit Ihren Informationen ersetzen.
Firmenlogo
Das Firmenlogo Ihres Unternehmens findet in der oberen rechten Ecke des Geschäftsbriefs Platz - damit reiht sich auch Ihr Geschäftsbrief in das Corporate Design Ihres Unternehmens ein und gewährleistet den Wiedererkennungswert.
Wer muss welche Angaben auf dem Geschäftsbrief machen?
Die unterschiedlichen Pflichtangaben je nach Rechtsform des Unternehmens im Detail:
Im Handelsregister eingetragene Einzelkaufleute
Pflichtangaben gemäß § 37a HGB:
- Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut.
- Rechtsformzusatz "eingetragener Kaufmann", "eingetragene Kauffrau" oder allgemein verständliche Abkürzung der Bezeichnung wie z. B. "e. K.", "e. Kfr.", "e. Kfm.".
- Ort der Handelsniederlassung.
- Registergericht.
- Nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist.
Offene Handelsgesellschaft (OHG), Kommanditgesellschaft (KG)
Pflichtangaben gemäß § 125a und § 177a HGB:
- Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut.
- Rechtsform der Gesellschaft (OHG oder KG).
- Sitz der Gesellschaft.
- Registergericht des Sitzes der Gesellschaft.
- Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist.
Aktiengesellschaft (AG)
Pflichtangaben gemäß § 80 AktG:
- Firma der Gesellschaft in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut.
- Rechtsform der Gesellschaft (AG).
- Sitz der Gesellschaft.
- Registergericht des Sitzes der Gesellschaft.
- Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist.
- Alle Vorstandsmitglieder (der Vorsitzende des Vorstandes ist als solcher zu bezeichnen) mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
- Vorsitzender des Aufsichtsrats mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft
Pflichtangaben gemäß § 35a GmbHG:
- Firma der Gesellschaft in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut.
- Rechtsform der Gesellschaft.
- Sitz der Gesellschaft.
- Registergericht des Sitzes der Gesellschaft.
- Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist.
- Alle Geschäftsführer, auch Notgeschäftsführer und stellvertretende Geschäftsführer, mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
- Ggf. Vorsitzender des Aufsichtsrats mit seinem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
- Ggf. Beirat oder Verwaltungsrat, der die Aufgaben eines Aufsichtsrats wahrnimmt, mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
- Bei Liquidation: gem. § 71 Abs. 5 GmbHG Hinweis auf Liquidation und statt der Geschäftsführer alle Liquidatoren mit Funktionsbezeichnung.
Gesellschaften ohne natürliche Person als Gesellschafter
Das betrifft GmbH & Co. KG, AG & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG & Co. OHG - zusätzliche Pflichtangabe gemäß § 125a und § 177a HGB:
- Firmen der persönlich haftenden Gesellschafter, welche die Funktion der persönlich haftenden Gesellschafter übernommen haben. Nicht anzugeben sind jene der Kommanditisten.
- Zusätzlich für die persönlich haftenden Gesellschafter (GmbH oder AG) die Angaben, zu denen diese Gesellschaften gemäß § 35a GmbHG oder § 80 AktG - siehe oben - ihrerseits verpflichtet sind.
Nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende
Nachdem die Gesetzesgrundlage § 15b Gewerbeordnung (GewO) für die Pflichtangaben für Kleingewerbetreibende, darunter auch Einzelunternehmer und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR), 2009 aufgehoben wurde, gibt es aktuell keine zentrale gewerberechtliche Vorschrift für die Pflichtangaben von Kleingewerbetreibenden mehr.
Dennoch sind die folgenden Angaben dringend zu empfehlen, auch aufgrund anderer Bestimmungen, wie dem Wettbewerbsrecht sowie § 2 Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV). Daher anzuführen:
- Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen und eine ladungsfähige Anschrift.
- Bei GbR: alle Gesellschafter mit Familiennamen und jeweils mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
Selbständige Zweigniederlassungen
- Auf Geschäftsbriefen muss die Zweigniederlassung ihre vollständige Firma angeben, auch wenn diese kann mit der Firma der Hauptniederlassung übereinstimmt. Bei einem Abweichen sollte ein Hinweis auf die Zweigniederlassung gemacht werden.
- Register, in dem die Zweigniederlassung eingetragen ist.
- Pflichtangaben für die Rechtsform des Hauptsitzes.
Inländische Zweigniederlassungen ausländischer Unternehmen müssen (vom Inland ausgehender Schriftverkehr):
- Register, bei dem die Zweigniederlassung eingetragen ist.
- Registernummer.
- Ausländische Firma mit Rechtsformzusatz.
- Register der ausländischen Gesellschaft.
- Nach deutschem Recht für die jeweilige Rechtsform vorgeschriebenen Angaben auf Geschäftsbriefen, es sei denn, das ausländische Recht schreibt etwas anderes vor.
Unselbständige Zweigniederlassungen
- Angaben zum Hauptsitz (Firma, Registergericht und Handelsregisternummer).
- Bei nicht im deutschen Handelsregister eingetragenem Hauptsitz die Registerangaben für die ausländische Gesellschaft.
Geschäftsbrief: Vorlage
Um Ihnen das Schreiben Ihrer Geschäftsbriefe zu erleichtern, haben wir für Sie eine professionelle Vorlage im Format DIN A4 für Microsoft Word gestaltet. Diese können Sie direkt hier unkompliziert und kostenlos herunterladen. Anschließend fügen Sie nur noch Ihre Daten und gewünschten Inhalte in die Vorlage ein und schon ist Ihr Schreiben fertig.
Geschäftsbrief: Design
Bei einem ansprechenden Geschäftsbrief geht es nicht nur um den Inhalt, auch das Design sollte passend gestaltet sein. Einen Geschäftsbrief können Sie immer auch ein wenig als Visitenkarte für Ihr Unternehmen betrachten. Wenn Kunden oder Geschäftspartner einen Geschäftsbrief von Ihnen erhalten, sollten Sie diesen direkt mit Ihnen in Verbindung bringen.
In unserem digitalen Arbeitsalltag werden natürlich nicht nur Briefe geschickt, vieles wird mittlerweile in Form von E-Mails erledigt. Ob Sie nun Auftragsbestätigungen verschicken oder mit Dienstleistern und Lieferanten kommunizieren, all das gilt als Geschäftsbrief. Daher sollten Sie auch bei der Kommunikation via E-Mail gewisse Standards einhalten, was Design und Layout angeht.
Geschäftsbriefe nach DIN 5008
Die DIN-Norm 5008 ist rechtlich zwar nicht bindend, trotzdem macht es als Unternehmen Sinn, sich an dieser Norm zu orientieren, da Ihre Schriftstücke dadurch ein professionelleres Aussehen bekommen:
Geschäftsbriefe werden im DIN-A4-Format gestaltet. Oben wird ein Rand von 4,5 Zentimetern gelassen, so bleibt genügen Platz, um ein Logo einzufügen. Der Seitenrand links beträgt 2,5 Zentimeter, der Rand rechts 1 Zentimeter.
Die Schriftgröße sollte bei 12 liegen, um gut lesbar zu sein. Enthält ihr Geschäftsbrief sehr viel Text, so können sie die Schriftgröße auch auf 11 verringern, damit sich der gesamte Inhalt auf einer Seite ausgeht.
Geschäftsbrief: Die passende Formulierung
Abgesehen vom korrekten Aufbau des Geschäftsbriefs, sollten Sie auch auf die Formulierung Ihres Inhalts achten. Die erste Hürde ist hier die Anrede:
- Wenn Sie genau wissen, an den Ihr Anschreiben gerichtet ist, können Sie natürlich eine persönliche Anrede wählen, die den Nachnamen des Empfängers enthält.
- Richtet sich Ihr Schreiben an einen breiten Personenkreis, empfiehlt sich eine Anrede wie "Sehr geehrte Damen und Herren".
Achten Sie zudem darauf, Ihren Brief auf eine kundenorientierte und positive Art zu formulieren.
Eine Grußformel, die immer genutzt werden kann, ist "Mit freundlichen Grüßen". Je nachdem, in welcher Branche Sie tätig sind, können Sie natürlich auch eine kreativere Grußformel wählen.
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Wie muss ein Geschäftsbrief aufgebaut sein?
Ein seriöser Geschäftsbrief sollte folgendes enthalten:
- Briefkopf mit Namen des Absenders und Kontaktinformationen.
- Anschriftenfeld, welches sich im Rahmen von 4 x 8,5 Zentimeter bewegen sollte, um in das Sichtfenster eines C6 Briefumschlages zu passen.
- Betreffzeile, mit der der Empfänger kompakt über den Inhalt des Geschäftsbriefes informiert wird.
- Textbereich.
- Fußzeile - Sie kann die Firmeninformationen oder ganz schlicht die Verabschiedung und Unterschrift enthalten, falls die Firmeninformationen bereits in einem Informationsblock untergebracht sind.
Was sind Geschäftsbriefe? Beispiele?
Unter einem Geschäftsbrief versteht man jene Korrespondenz, die nach außen geht, also an Kunden, Geschäftspartner.
Schriftverkehr, der intern zwischen Zweigstellen oder Niederlassung stattfindet, stellt keinen Geschäftsbrief dar.
Geschäftsbriefe können sein:
- Rechnungen
- Unverbindliche Anfragen zu Produkten oder Dienstleistungen
- Verbindliche Angebote
- Bestellungen
- Auftragsbestätigungen
- Lieferscheine
- Mahnungen
- Reklamationsbearbeitungen
Wie schreibt man einen Geschäftsbrief nach DIN 5008?
Die DIN-Norm 5800 regelt unter anderem Layout und Aufbau des Geschäftsbriefes. Obwohl die DIN 5008 Norm in Deutschland nicht verpflichtend ist, empfiehlt es sich, die Norm beim Schreiben von Geschäftsbriefen einzuhalten, da diese so einen professionelleren Eindruck vermitteln.
Für einen Geschäftsbrief nach DIN 5008 gelten feste Seitenränder, die Schriftgröße liegt bei 12pt, kann aber auf 11pt verringert werden. Eine bestimmte Schriftart ist nicht vorgegeben, es empfiehlt sich jedoch eine der klassischen Schriftarten, wie beispielsweise Times New Roman oder Arial.
Quellen:
-
Gesamte Rechtsvorschrift für Handelsgesetzbuch (HGB):
Gesetze im Internet - Bundesministerium der Justiz -
Aktiengesetz (AktG):
Gesetze im Internet - Bundesministerium der Justiz -
Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG):
Gesetze im Internet - Bundesministerium der Justiz -
Dienstleistungs-Informationspflichten-Verordnung (DL-InfoV):
Gesetze im Internet - Bundesministerium der Justiz