Kontoauszug automatisiert verbuchen

Die Automatisierungsunterstützung für das Verbuchen von Kontoauszügen in FreeFinance erstellt für Sie Buchungsvorschläge. Diese Vorschläge werden aus verschiedenen in FreeFinance hinterlegten Daten erstellt - es können bis zu 10 Buchungsvorschläge mit nur einem Klick verarbeitet werden.

1. Importieren des Kontoauszuges entweder im Format | CSV (meist als Export aus dem Online-Banking) oder im Format CAMT (XML-Format, meist aus Telebankingsoftware) oder verbinden Sie Ihre Bank direkt mit dem automatischen Bankdatenabruf mittels PSD2
2. Anzeigen der importierten Kontoauszüge in der Kontoauszug Übersicht
3. Über das Symbol  wird die Automatisierung aufgerufen
4. Ist keine Automatisierung möglich, dh: werden keine Buchungsvorschläge gefunden, wird automatisch die Seite Kontoauszug buchen und abstimmen weitergeleitet.

Zusammenfassung der erstellten Buchungen

Wurde zumindest eine Buchung oder Zahlung erstellt dann wird am Ende der Automatisierungsverarbeitung eine Zusammenfassung erstellt, das alle erstellten Belege, Buchungen und Geldeingänge zu Rechnungen oder Abstimmungen darstellt. Damit können zB: die Papierbelege auch bequem und übersichtlich nummeriert werden.

Über das Kettensymbol  können Dokumente und Dateien aus dem Doku-Archiv verlinkt oder neue Dateien hochgeladen werden!

Kein oder zu wenige Buchungsvorschläge erstellt

Wenn keine oder zu wenige Buchungsvorschläge gefunden werden konnten, sollten die Vorlagen oder Kunden- und Lieferantendaten für die Automatisierung eingerichtet/verfeinert werden. Im folgenden Kapitel werden die Möglichkeiten und Arten der automatisch erstellten Buchungsvorschläge erklärt.

Die Buchungsvorschläge werden auf Basis der Vorlagen, Stammdaten, Buchungen und Rechnungen in der Rechnungslegung erstellt.

Es gibt vier verschiedene Vorschlagsmöglichkeiten:

• Buchungsvorschläge zum Verbuchen von Ein- Ausgangsrechnungen oder Umbuchungen über Vorlagen und Stammdaten
• Buchungsvorschläge von offenen Rechnungen in der Rechnungslegung
• Verbuchen von offenen Ein- oder Ausgangsrechnungen
• Abstimmen von verbuchten (dh: bereits als bezahlt markierten) Ein- oder Ausgangsrechnungen

Sind keine Vorschläge erstellbar wird entweder eine Fehlermeldung angezeigt oder direkt zu Kontoauszug buchen und abstimmen Seite weitergeleitet.

Buchungsvorschläge über Vorlagen

Über Vorlagen für Ein- und Ausgangsrechnungen, sowie Vorlagen für Umbuchungen können Kontoauszugszeilen automatisiert verbucht werden.

Bei den Vorlagen können Sie jeweils Schlagwörter definieren, die als Text in den Kontoauszugszeilen enthalten sein müssen. Es können mehrere Schlagwörter erstellt werden - es müssen alle Schlagwörter exakt gefunden werden. Groß- und Kleinschreibung ist nicht relevant.

Buchungsvorschläge über Kunden- und Lieferantenstamm

Es können Kunden und/oder Lieferanten über:

• Namen oder
• Nummer (diese muss mindestens 4-stellig sein)
• IBAN

direkt aus den Texten der Kontoauszugszeilen gefunden werden. Sind im Kunden- und Lieferantenstamm auch die Standard-Buchhaltungsdaten hinterlegt, kann der Buchungsvorschlag erstellt werden.

Für positive Beträge einer Kontoauszugszeile werden Kunden, für negative Kontoauszugsbeträge werden mögliche Lieferanten gesucht.

Buchungsvorschläge über Kunden- und Lieferantenstamm mit Vorlagen

In Ergänzung zu den beiden Möglichkeiten besteht auch die Möglichkeit:

• einen Kunden oder Lieferanten über die obgenannten Attribute zu finden, der aber keine Standard-Buchhaltungsdaten in den Stammdaten hinterlegt hat
• aber in einer (oder mehreren) Ein- oder Ausgangsrechnungsvorlagen als Lieferant bzw. Kunde eingetragen ist.

Diese Vorlagen werden entsprechend verwendet oder zur Auswahl angeboten.

Buchungsvorschläge über offene Rechnungen in der Rechnungslegung

Es gibt 2 Varianten wie Rechnungen in der Rechnungslegung automatisch gefunden werden:

1. Rechnungsnummer (gewidmete Zahlung)
2. Kundennummer oder Kundenname (nicht gewidmete Zahlung)

In beiden Fällen wird durch das Verbuchen von Buchungsvorschlägen für Rechnungen ein Geldeingang in der Rechnungslegung gebucht, der zu den entsprechenden Buchungen in der Buchhaltung führt.

Buchungsvorschläge über offene Ein- und Ausgangsrechnungen

Werden offene Ein- oder Ausgangsrechnungen über den Kunden- oder Lieferanten gefunden, werden für als Buchungsvorschlag zum schließen der offenen Posten vorgeschlagen.

Abstimmungsvorschläge über bezahlte Ein- und Ausgangsrechnungen

Auch bereits bezahlte, aber noch nicht in einer Kontoauszugszeile abgestimmte Ein- oder Ausgangsrechnungen, können über den Kunden- oder Lieferanteninformationen gefunden und dann nur abgestimmt werden. Das bedeutet das in dem Fall keine Buchung erstellt sondern die Buchung nur mti der Kontoauszugszeile verbunden wird.

Werden für Kontoauszugszeilen keine eigenen Vorlagen oder Stammdaten gefunden versucht der Buchungsautomat aus einer eigenen Stammdaten- und Vorlagendatenbank Buchungsvorschläge und Stammdatenvorschläge zu erstellen.

Es gibt zwei verschiedene Vorschlagsmöglichkeiten:

• Lieferanten wurden auf Basis von Namen, oder IBAN gefunden
  Meist werden mehrere Buchungsvorschläge zu gefundenen Lieferanten angezeigt.
• Buchungsvorlagen für Ein- Ausgangsrechnungen oder Umbuchungen wurden auf Basis von Schlagwörtern gefunden

Durch die Auswahl eines Buchungsvorschlages werden die Stammdaten und/oder Vorschläge in die Stammdaten bzw. Vorschläge des Benutzers übernommen und somit automatisch die eigenen Stammdaten- und Buchungsvorlagenbasis aufgebaut.

Es kann sein, das die FreeFinance-Buchungsvorschläge aber nicht buchbar sind. Warum?

Dies kann sein, wenn zB: das Konto nicht gefunden wurde weil zB: die Nummer des Kontos beim Mandanten geändert wurde.

Die Buchungsvorschläge können je nach Treffergenauigkeit sofort verbucht werden oder müssen eventuell noch angepasst werden.

Die Qualität der Treffergenauigkeit wird auch mit einem Farbcode hinterlegt:

• Grün: Der Treffer stimmt und kann sofort verbucht werden.
• Gelb: Der Treffer stimmt gut aber die Beträge stimmen nicht überein. Vergleichen Sie die Kontoauszugszeile mit der gefundenen Vorlage, dem Kunden, Lieferanten oder der Rechnung. Passt der Vorschlag ist nichts weiter zu tun. Sie können den Betrag anpassen oder im Falle eines fälschlicherweise gefundenen Datensatzes kann der Buchungsvorschlag für den aktuellen Durchlauf ignoriert werden.
• Rot: Es gibt mehrere mögliche Treffer oder die Vorlagen sind nicht direkt verwendbar:
  • FreeFinance-Vorlagen wurden gefunden - der Benutzer wählt die Vorlage!
  • Mehrere Treffer: Bitte wählen Sie aus den angezeigten möglichen Buchungsvorschlägen den passenden aus. Passt keiner der Vorschläge kann der Buchungsvorschlag für den aktuellen Durchlauf ignoriert werden.
  • Vorlagen sind nicht direkt verwendbar, wenn diese mehrere Zeilen haben und der Betrag der Kontoauszugszeile nicht genau passt. Hier kann
    a) entweder die Vorlage Verwendet werden (der Betrag der Vorlage wird verwendet) und es bleibt ein Restbetrag am Kontoauszug
    b) oder die Vorlage direkt angepasst werden, damit die Buchung durchgeführt werden kann.
  • Es müssen alle roten Buchungsvorschläge behoben werden damit die aktuellen Buchungsvorschläge mittels Buchen und weiter gebucht werden können.
• Grau: Der Buchungsvorschlag wurde ignoriert und wird nicht berücksichtigt.

Zu viele Treffer gefunden

Es kann vorkommen, das mehr als ein Treffer über die Automatisierung gefunden wird. Der Benutzer muss nun aus den möglichen Treffern den richtigen Treffer wählen:

• Vorlagen: Es wurden mehrere Vorlagen gefunden, die zur Auswahl stehen. Wählen Sie die richtige Vorlage.
• Kunden oder Lieferanten: Aufgrund des Namens oder hinterlegten IBANs werden mehrere Kunden- oder Lieferanten  mit hinterlegten Buchungsinformationen gefunden. Wählen Sie die richtige Vorlage.
• Kunden oder Lieferanten mit Vorlagen: Aufgrund des Namens oder hinterlegten IBANs werden mehrere Kunden- oder Lieferanten mit einer oder mehreren Vorlagen gefunden und zur Auswahl angezeigt. Wählen Sie die richtige Vorlage.
• Rechnungen der Rechnungslegung:
  • Rechnungsnummer: In den Texten der Kontoauszugszeile sind mehrere Rechnungsnummern vorhanden, die auch offene Rechnungen in der Rechnungslegung sind.
  • Namen des Kunden oder Kundenummer: In den Texten der Kontoauszugszeile werden mehrere offenen Rechnungen auf Basis des Kunden gefunden und angezeigt.
  • Wählen Sie eine zutreffende Rechnung aus - sollte ein Restbetrag offene bleiben, wird der Restbetrag automatisch im nächsten Durchlauf (nach Klick auf Buchen und weiter) nochmal weiter gesucht.

Details zu den Treffern

• Grün:
  • Keine zusätzliche Information: Der Betrag stimmt mit der Vorlage oder dem Kunden/Lieferanten und wird zur Gänze wie definiert erstellt.
  • Der offene Rechnungsbetrag stimmt mit dem Zeilenbetrag überein. Die Rechnung wird vollständig bezahlt.: Der Betrag der Kontoauszugszeile stimmt mit dem Betrag der Rechnung direkt überein. Die Rechnung wird zu voll bezahlt und ist nicht mehr offen.

• Gelb:
  • Der Betrag wurde vom Benutzer manuell eingetragen.: Der Benutzer hat den vorgeschlagenen Betrag geändert und selbst angepasst.
  • Der Betrag der Zeile übersteigt den offenen Rechnungsbetrag. Die Rechnung wird vollständig bezahlt und der Restbetrag steht für weitere Buchungen zur Verfügung.: Der Betrag der Kontoauszugszeile ist größer als der offene Betrag der Rechnung. Die Rechnung wird zur Gänze bezahlt - der verbleibende Betrag auf der Kontoauszugszeile bleibt am Kontoauszug offen.
  • Der offene Rechnungsbetrag übersteigt den Zeilenbetrag. Es wird eine Teilzahlung verbucht (Restbetrag bleibt offener Posten).: Der Rechnungsbetrag ist höher als der Betrag der Kontoauszugszeile. Dadurch wird automatisch ein Geldeingang mit Teilzahlungsbetrag erstellt - die Rechnung bleibt offen
  • Zahlung von x entspricht Restbetrag minus y Skonto. Die Rechnung wird vollständig bezahlt.: Die Rechnung hat eine Zahlungsbedingung mit Skontoinformationen. Der Zahlungsbetrag stimmt mit den Skontoinformationen überein. Die Rechnung wird abzüglich Skonto bezahlt und der offene Poste geschlossen. Details siehe Rechnungen mit Skonto
  • Der Betrag der Zeile übersteigt den Gesamtbetrag der Vorlage - der Zeilenbetrag wurde vorausgewählt.: Die Vorlage hätte einen geringeren Gesamtbetrag als der Betrag der Kontoauszugszeile. Wenn die Vorlage nur eine Zeile beinhaltet ist die Buchung möglich - der betrag wurde automatisch an den Betrag der Kontoauszugszeile angepasst.
  • Der Gesamtbetrag der Vorlage übersteigt den Zeilenbetrag - der Zeilenbetrag wurde vorausgewählt.: Die Vorlage hätte einen höheren Gesamtbetrag als der Betrag der Kontoauszugszeile. Wenn die Vorlage nur eine Zeile beinhaltet ist die Buchung möglich - der betrag wurde automatisch an den Betrag der Kontoauszugszeile angepasst.

• Rot:
  • Der eingegebene Betrag übersteigt den Zeilenbetrag.: Der vom Benutzer händisch eingegebene Betrag übersteigt den Betrag der Kontoauszugszeile und kann so nicht gebucht werden. Bitte ändern Sie den Betrag!
  • Die mögliche Vorlage hat mehrere Zeilen und der Betrag der Kontoauszugszugszeile passt nicht genau zur Vorlage. Die Aufteilung der Beträge in der Vorlage muss angepasst werden. Hierfür wird der Betrag der Kontoauszugszeile in der Vorlage angezeigt, damit der Betrag einfach in Übereinstimmung gebracht werden kann.
  • FreeFinance-Vorlagen wurden gefunden - der Benutzer  muss die Vorlage wählen!

Vorschlag ignorieren

Klicken Sie auf den Button Buchungszeile ignorieren um den aktuellen Buchungsvorschlag für den aktuellen Durchlauf zu ignorieren.

Soll beim Buchen ein anderes Rechnungsdatum verwendet werden als das Datum der Kontoauszugszeile, kann dieses andere Rechnungsdatum direkt beim Buchen angepasst werden. Per Default wird das Datum mit dem Datum der Rechnungszeile gleichgesetzt.

Durch Klick auf den Button Buchen und weiter werden die Buchungsvorschläge automatisch gebucht. Im Anschluss werden die nächsten möglichen Buchungsvorschläge erstellt. Werden keine Buchungsvorschläge mehr gefunden, werden Sie automatisch auf die Kontoauszug buchen und abstimmen - Seite weitergeleitet.

Bei der Verbuchung von Kreditkartenabrechnungen ist nicht das Datum der Kreditkartenbuchung für die Buchung in der EA-Rechnung relevant sondern das Datum der Abbuchung der Kreditkartenrechnung vom Bankkonto.

Wird als Zahlungsmittelkonto eine Kreditkarte mit hinterlegter Belegart Kreditkarte (2790) gewählt, erscheint im Linken Bereich unter dem Filter die Checkbox Bezahldatum überschreiben. Wird diese angehakt, kann ein Buchungsdatum gewählt werden, das für alle Buchungen als Zahlungsdatum verwendet wird. Dieses Buchungsdatum sollte mit dem Datum der Abbuchung am Bankkonto übereinstimmen.

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Lieferantenstamm
Kundenstamm
Geldeingang für eine Rechnungen in der Rechnungslegung (Faktura)