Nach Ihrer Registrierung bei FreeFinance ist Ihre Buchhaltung sofort startklar. Hier finden Sie nun einen Leitfaden, wie Sie am schnellsten und besten loslegen!
FreeFinance strafft Prozesse im Unternehmen: Ziel ist es, einmalig zu Beginn die Konfiguration vorzunehmen - unterm Jahr fallen dann nur mehr wenige Klicks und Aufwände an.
Eine Arbeitsteilung mit einem Berater / Mitarbeiter kann individuell getroffen werden - wo es im jeweiligen Unternehmen am besten passt - bzw. wo die Kompetenzen am ökonomischsten und effizientesten genutzt sind.
Durch Ihre Registrierung bei FreeFinance stehen Ihnen die Funktionen des gewählten Pakets 30 Tage lang in vollem Umfang kostenlos und unverbindlich zur Verfügung.
Nach Ablauf der 30-tägigen Testphase können Sie Ihr Wunsch-Paket bestellen. Gleich am Dashboard nach Ihrer Anmeldungen finden Sie die Möglichkeit dazu.
Kurze Infos zur aktuellen Seite immer zu finden über das orange Fragezeichen-Symbol.
Weiterführende Details aus der großen Anwendungshilfe immer passend zur aktuellen Seite - zu finden über die orange Schaltfläche im Klappentext.
Unsere beispielhaften Geschäftsfälle in den Vorlagen können bequem übernommen werden und erleichtern so die ersten Buchungen.
Buchen Sie sich Ihre Online-Schulung in Wunsch-Dauer und zu Ihrem Wunsch-Termin.
Sie konnten keine Antwort auf Ihr Thema finden? Schreiben Sie uns eine Mail-Nachricht.
Anlagen eingeben, Anfangsbestände für Bestandskonten eingeben, eventuell Salden für Bewegungskonten anlegen - es gibt einiges zu tun!
Für welches Jahr - bzw. welche Jahre - wollen Sie Ihre Buchhaltung machen?
Nach Ihrer Registrierung wurde mit Ihrem Speichern der Schnelleinstellungen bereits das aktuelle Kalenderjahr automatisch angelegt - weitere (abgelaufene) Finanzjahre werden mit nur wenigen Klicks anlegt.
Prüfen Sie kurz, ob folgende Einstellungen korrekt sind:
Bevor Sie zu buchen beginnen, wollen Sie bestimmt Anfangsbestände zB für Bank- oder Kassenkonto, Verrechnungskonto Finanzamt oder ähnliches angeben.
Das geht in FreeFinance ganz einfach über die Funktion "Buchhaltung > Anfangsbestände".
Bei Bedarf können bestehende Anlagen ins Anlagenbuch aufgenommen werden. Neue Anschaffungen werden als Ausgabe mit Typ "Anlage" angelegt und im Anschluss im Anlagenbuch weiter ergänzt.
Zu finden in der Anwendung: Übernahme Alt-Anlage
Nähere Infos in der Anwendungshilfe: Übernahme Alt-Anlage
Nutzen Sie die Rechnungslegung oder den Kontoauszugslader dann hinterlegen Sie hier Ihre Zahlungsmittel- bzw. Bankverbindungen und ordnen es dem korrespondierenden Konto aus der Buchhaltung zu.
Zu finden in der Anwendung: Finanzeinstellungen > Zahlungsmittelkonten
Nähere Infos in der Anwendungshilfe: Zahlungsmittelkonten
Pflegen Sie Ihre bestehenden Kunden und Lieferanten ein! Diese können natürlich auch iterativ im Zuge neuer Belege oder Angebote/Rechnungen etc. angelegt werden
Sie haben auch die Möglichkeit, eine passende CSV-Datei zu importieren (wenn Sie zB. vorher ein anderes System verwendet haben).
Zu finden in der Anwendung: Kunden-/Lieferantenstamm > Kunden bzw. Lieferanten
Nähere Infos in der Anwendungshilfe:
Kundenstamm, Lieferantenstamm, Kunden importieren, Lieferanten importieren
Der Wechsel fällt am einfachsten zu Beginn eines Geschäftsjahres, also meist am 1.1. So nehmen Sie den Jahresabschluss noch im alten System vor und starten frisch im neuen Finanzjahr mit FreeFinance.
Wählen Sie unter den automatisch vorkonfigurierten Kontorahmen SKR03 oder SKR04. Mit diesen Konten / Belegarten kategorisieren (buchen) Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben. Selbstverständlich können Sie die Konten an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen.
Hinter diesen Konten versteckt sich bei FreeFinance eine Menge Logik und sie stellen die Ausgangsbasis für die automatische Berechnung Ihrer Finanzamtsmeldungen dar.
Durch das Duplizieren / Kopieren stellt FreeFinance sicher, dass dieses Regelwerk intakt bleibt.
Achten Sie also darauf Konten heranzuziehen, bei denen die USt- und ESt-Kennzahlen übereinstimmen.
Erweitern und verfeinern Sie Ihre Konten durch Kopieren bestehender. Ändern Sie die Beschreibungen oder auch die Nummer, sodass die Konten besser zu Ihren Geschäftsfällen passen.
Es kann beispielsweise praktisch sein,
Wir zeigen zur besseren Übersichtlichkeit standardmäßig nicht alle Belegarten (Konten) an, Sie können aber selbst steuern, welche Konten für Sie relevant sind.
Blenden Sie nicht benötigte Konten über das Auge-Symbol aus. Vermeiden Sie ein Löschen.
| Zu finden in der Anwendung: Finanzeinstellungen > Belegarten |
| Nähere Infos in der Anwendungshilfe: Belegarten (Konten) |
Ergeben sich am Finanzjahr nachträgliche Änderungen, verwenden Sie bei Bedarf die Option "Aktualisiere Belegarten", damit Ihr vorkonfigurierter Kontorahmen den geänderten Einstellungen entsprechend aktualisiert wird.
Laden Sie sich kostenlos die PaperCut-App auf Ihr Smartphone, damit Sie die Belegfotos mit dem Handy erstellen und einfach synchronisieren können. Über die Funktion "Buchen vom Foto" können Sie diese Belege dann einfach später verbuchen.
Wie in der Grafik ersichtlich, gibt es unterschiedliche Quellen von Buchungen, die für Ihre Buchhaltung relevant sein können. Nicht nur über die Eingabe von Ein- oder Ausgangsrechnungen kommen Buchungen zustande, sondern eben auch über
| Funktion | Beschreibung | DMS | COM |
|---|---|---|---|
| Neue Eingangsrechnung | Eingabe einer neuen Eingangsrechnung/Ausgabe | Ja | Ja |
| Neue Ausgangsrechnung | Eingabe einer neuen Ausgangsrechnung/Einnahme | Ja | Ja |
| Neue Anlage | Eingabe einer neuen Anlage | Ja | Ja |
| Neuer Wareneingang in der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) | Eingabe eines neuen Wareneingangs | Ja | Ja |
| Neue Um-/ Korrektur-/Abschlussbuchung | Eingabe einer (erfolgsneutralen) Umbuchung, Korrekturbuchung oder Abschlussbuchung | Ja | Ja |
| Vorlagen | Übersicht über die Vorlagen und Beispielfälle; erstellen, anpassen, verwenden und löschen von Vorlagen | Nein | Nein |
| Beispielfälle | Übernahme von anschaulich erklärten Beispielfällen / Geschäftsfällen | Nein | Nein |
| Anlagenbuch | Abschreibungs-Buchungen aus dem Anlagenbuch | Ja | Ja |
| Vom Kontoauszugslader | Manuelles oder Automatisiertes Erstellen von Eingangs- /Ausgangsrechnungen sowie Umbuchungen auf Basis eines Kontoauszugs | Ja | Ja |
| Übernahme Alt-Anlage | Abschreibungs-Buchungen für Anlagen, denen keine Eingangsrechnung zugrunde liegt | Ja | Ja |
| Buchen von Foto oder Datei | Erstellen von Eingangs- /Ausgangsrechnungen sowie Umbuchungen auf Basis hochgeladener Dateien | Ja | Nein |
| Aus der Rechnungslegung | Geldeingänge zur Rechnungslegung übertragen | Ja | Ja |
Eine schlaue Datums-Vorbelegung ist für die zahlreichen unterschiedlichen Bedürfnisse und Herangehensweisen allgemein kein einfaches Thema.
Es gibt daher die Möglichkeit, dass Sie sich ein Standard-Finanzjahr einstellen können - es sollte jenem entsprechen, aus dessen Jahr Sie gerade Geschäftsfälle eingeben möchten. Das geht entweder
Sie möchten mehrere (sortierte) Belege nacheinander abtippen? Klicken Sie nach dem Anlegen von Ein- und Ausgangsrechnungen, sowie Kilometerbuch-Einträgen bzw. Diäten auf "Speichern+Neu" oder auf die blaue Schaltfläche rechts oben "Neue XY".
Damit geht FreeFinance von einer Stapelverarbeitung aus und übernimmt das Datum des zuletzt eingegeben Datensatzes.
Sie würden gerne Ihre Außenstände bzw. jene Ihrer Kunden auswerten können? Sie können die Option aktivieren - und natürlich jederzeit wieder deaktivieren:
|
Zu finden in der Anwendung: Finanzeinstellungen > Grundeinstellungen > Boxen Standardwerte |
| Nähere Infos in der Anwendungshilfe: Grundeinstellungen |
Aktivieren Sie je nach Bedarf und Arbeitsweise die Option "OP Ausgaben" und/oder "OP Einnahmen"! Sie erhalten damit die Möglichkeit, bei Belegen das Rechnungsdatum unabhängig vom Bezahlt-Datum einzugeben.
Diese Einstellung ist eher kontraproduktiv, wenn Sie Ihre Buchhaltung im Nachhinein eingeben.
Wenn Sie in den Grundeinstellungen "Offene Posten" (getrennt für AR/ER) aktiviert haben, so wird das Rechnungsdatum verpflichtend zur Eingabe vorgeschlagen (und nicht vorbelegt). Deaktivieren Sie diese Option (was für alte Finanzjahre sinnvoller ist), so wird als Bezahlt-Datum automatisch der 31.12. des Default-Finanzjahres gewählt.
Sie können dann, wenn Sie das aktuelle Kalenderjahr pflegen möchten, die Option "Offene Posten" jederzeit wieder aktivieren.
Lassen Sie sich an die wichtigen Termine wie Finanzamtsmeldungen, Fälligkeiten von Rechnungen, Einnahmen- und Ausgaben per Mail oder Systembenachrichtigung erinnern.
Zu finden in der Anwendung: Einstellungen der Benachrichtigungen
Unser Assistent unterstützt Sie beim
Sie haben die Möglichkeit, Kategorien und Artikel anzulegen. Weiters ist es möglich, bestehende Artikel per CSV-Datei zu importieren. So können Sie den Dokumenten künftig noch schneller Zeilen hinzufügen und haben die Angebote oder Rechnungen etc in Windeseile fertig.
Zu finden in der Anwendung: Rechnungslegung > Artikelstamm
Nähere Infos in der Anwendungshilfe: Artikel importieren
Zu finden in der Anwendung: Rechnungslegung > Konfiguration
Nähere Infos in der Anwendungshilfe: Grundeinstellungen
Sie können einen eigenen Mailserver für den Versand Ihrer Kundendokumente aus der Rechnungslegung konfigurieren.
Beim Versand und in den Vorlagen für die Mails der Kundendokumente können simple Formatierungen vorgenommen werden (keine Bilder). Sie können Ihre V-Card auf Basis Ihrer Mandanteneinstellungen mitsenden.
| Nähere Infos in der Anwendungshilfe: Einstellungen des Mailservers |
| Anleitung in unserer Anwendungshilfe |
Viele Geschäftsbewegungen passieren übers Bankkonto. Über die automatische Bankanbindung bzw. den CSV-Export aus Ihrem Onlinebanking können Sie diese Geschäftsfälle direkt und schnell in Ihrer Buchhaltung verarbeiten.
Sie können sich dabei vom Buchungsautomat unterstützen lassen: Durch das Konfigurieren von Vorlagen, der Hinterlegung von Buchungsinformationen bei Kunden oder Lieferanten sowie bei der automatischen Erkennung von Geldeingängen zu Rechnungen können Buchungsvorschläge erstellt und mit nur wenigen Klicks automatisch verbucht werden.
Finden Sie nun weiterführende Infos dazu:
Nach dem Import befinden sich die Kontoauszüge in der Kontoauszugsübersicht