Dank OCR und PaperCut können bereits Details zu Ihren Belegdateien erkannt und für die Verbuchung angewendet werden. Bei Buchen vom Foto wird versucht, alle zum Beleg vorliegenden Details bereits für eine Ein- bzw. Ausgangsrechnung vorzuschlagen. Im Optimalfall brauchen Sie nur noch auf "Speichern & Buchen" klicken und können schon mit dem nächsten Beleg fortsetzen.
Tipps zur Automatisierung
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Wo kann automatisiert werden?
Buchen vom Foto
Kontoauszug
Der Kontoauszug enthält Details zu Betrag, Auftraggeber, Verwendungszweck, etc. - diese Details können für eine automatische Verbuchung verwendet werden. Wenn Sie also in der Ihrer Kontoauszugs-Übersicht auf das Zauberstab-Symbol klicken, versucht der Buchungsautomat seine "Magie".
Wie entstehen Buchungsvorschläge?
Stammdaten: IBAN
Haben Sie im Kunden-/Lieferantenstamm die IBAN angegeben - und wird diese am Kontoauszug oder Dokument erkannt - wird automatisch dieser Kunde bzw. dieser Lieferant vorausgewählt.
Stammdaten: UID
Haben Sie im Kunden-/Lieferantenstamm die UID-Nummer angegeben - und wird diese am Kontoauszug oder Dokument erkannt - wird automatisch dieser Kunde bzw. dieser Lieferant vorausgewählt.
Standardkonto
Gibt es zum gefundene Kunden bzw. Lieferanten keine gespeicherte Vorlage, aber es sind bei ihm Standardwerte zur Buchhaltung gespeichert, so wird dieses Konto samt Steuersatz vorausgewählt.
Vorlagen
Gibt es zum erkannten Kunden bzw. Lieferanten eine Vorlage, wird diese Vorlage geladen. Im Falle von mehreren Treffern, ist eine der gefundenen Vorlage auszuwählen
Schlagwörter
Bei den Vorlagen können Schlagwörter angegeben werden. Finden sich diese angegebenen Ausdrücke am Kontoauszug, wird diese Vorlage verwendet. Immer nur jene Schlagwörter angeben, die verlässlich jedes Mal am Kontoauszug aufzufinden sind, da alle Wörter geprüft werden.
Firmenname
Wurde ein Handelspartner aufgrund Namen erkannt, wird versucht, diesen mit Ihren Stammdaten abzugleichen. Kann also ein Kunde oder Lieferant gefunden werden, wird dieser automatisch geladen.
FreeFinance-Vorschlag
Aus unserer FreeFinance-Datenbank können Sie bequem Stammdaten und Vorlagen laden - ganz ohne Tippen.
Was sind FreeFinance-Vorschläge
Wir pflegen eine Datenbank mit vielen Kunden und Lieferanten mit UID-Nummer und IBAN, sowie das üblicherweise verwendete Konto (zB: IKEA Österreich ... Konto Büroausstattung). Diese wird laufend erweitert.
Finden sich auf Ihren Belegen, am Kontoauszug Kunden und Lieferanten - die Sie noch nicht gespeichert haben - so schlagen wir Ihnen diese vor. Klicken Sie auf "Vorschlag übernehmen", werden Ihre Stammdaten ergänzt und die Vorlage auch bei Ihnen abgelegt.
Passen Sie die Vorlagen / Stammdaten bei Bedarf an - dann stimmt der Vorschlag das nächste Mal optimal.
Buchungsvorschläge verbessern
Werden keine Buchungsvorschläge gefunden, können Sie Schritt für Schritt Ihre Stammdaten/Vorlagen so erweitern, dass künftig bessere Ergebnisse erzielt werden:
- Erweitern Sie Ihren Kunden- und Lieferantenstamm - und das gleich am besten gleich mit
- IBAN
- UID-Nummer
- sowie dem Standardkonto
- Legen Sie Vorlagen an
- Hinterlegen Sie Kunde /Lieferant
- Legen Sie bei Bedarf mehrere Zeilen mit entsprechenden Steuersätzen an. Das Matching klappt dann verlässlich, wenn die Beträge statisch ist (Miete...)
- Geben Sie Schlagwörter an: So viele wie notwendig, so wenige wie möglich. Alle müssen in der Kontoauszugs-Zeile vorkommen.
- Bitten Sie Ihre Kunden, die Rechnungsnummer (wie auf der Rechnung angegeben) im Verwendungszweck anzugeben.
Falscher Buchungsvorschlag?
Kein Treffer trotz Erwartung?
Die Automatisierung arbeitet nicht so, wie Sie sich das erwarten. Vielleicht trifft einer dieser Gründe zu?
Stimmt der IBAN noch?
Manchmal ändern sich die Bankverbindungen bei Kunden und Lieferanten. Wo bisher tadellos erkannt wurde, fehlt plötzlich die Grundlage fürs Matching. Prüfen Sie daher bitte, ob die Stammdaten noch stimmen.
Übrigens: Manche Unternehmen haben mehrere Konten. Bitte legen Sie sich in solchen Fällen mehrere Kunden und Lieferanten an.
Schlagwörter passen nicht mehr?
Bei den Vorlagen können Schlagwörter angegeben werden. Haben sich vielleicht Verwendungszweck geändert und die bisher angegebenen Schlagwörter finden sich nicht mehr am Kontoauszug? Prüfen Sie bitte die Schlagwörter und gleichen Sie diese immer mal wieder mit dem Kontoauszug ab.
Beträge passen nicht mehr?
Bei den Vorlagen können mehrere Zeilen mit unterschiedlichen Beträgen / Steuersätzen angegeben werden. Haben sich die Beträge vielleicht geändert? Prüfen Sie bitte die Beträge und gleichen Sie diese bei Bedarf an.
Falscher Kunde/Lieferant erkannt?
Wird ein Geschäftspartner erkannt auf Basis vom Namen, kann es leider aufgrund der Tatsache, dass Namen nicht eindeutig sind, vorkommen, dass das Matching nicht stimmt.
Kunde / Lieferant für die Automatisierung ignorieren
Wird ein Kunde oder Lieferant unerwünschter Weise erkannt, können Sie in den Stammdaten die Option aktivieren "In der Automatisierung ignorieren".