Elektronische Rechnung ⇒ einfach erklärt

Wir erklären, was die elektronische Rechnung genau ist, wo sie zum Einsatz kommt - und was sie von einer per E-Mail übermittelten Rechnung im PDF-Format unterscheidet!

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. E-Rechnung - auf einen Blick
  2. E-Rechnung
  3. E-Rechnung per E-Mail?
  4. Was ist eine E-Rechnung?
  5. Was bedeutet E-Rechnung?
  6. To-do-Liste für die E-Rechnung
  7. E-Rechnung an den Bund
  8. Daten und Eingaben
  9. Online-Tools zur XML-Rechnung
  10. E-Rechnung mit FreeFinance
  11. Ihre Vorteile mit der E-Rechnung
  12. E-Rechnung endlich einfach!
  13. Fragen und Antworten
  14. Quellen
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing
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E-Rechnung - auf einen Blick

Die 5 wichtigsten Fakten zur elektronischen Rechnung
Definition

Die elektronische Rechnung ist nicht zu verwechseln mit einer Rechnung, die auf elektronischem Weg per E-Mail beispielsweise im PDF-Format übermittelt wird oder online heruntergeladen werden kann
Vorgaben
  • Die namentliche elektronische Rechnung ist eine EU-weit standardisierte maschinenlesbare Rechnung, die bestimmte Vorgaben erfüllen muss
Format
  • Bei Erfüllung der Normvorgaben entspricht die E-Rechnung dem Datenmodell, das in ganz Europa Anwendung findet
  • Dabei muss die E-Rechnung in einem Format erstellt sein, das vom Endgerät des Rechnungsempfängers automatisiert gelesen werden kann - das ist insbesondere ein Format wie XML
Ziele
  • Einsparungen bei Versand und Materialkosten
  • Ersparnis von Zeit und Personalkosten beim Versand
  • Schnellere Bezahlung und höhere Liquidität
  • Höherer Komfort und Schonung der Umwelt
  • Vorliegen sofort verarbeitbarer Daten
Vorteile
  • Aufgrund des großen Nutzenpotentials und in Anbetracht der stetig voranschreitenden Digitalisierung der Unternehmensprozesse sollten vor allem auch EPU und KMU das Thema E-Rechnung aktiv aufgreifen
  • Dadurch wird vermeiden, dass sie schleichend unter Druck ihrer Lieferanten und Kunden geraten

E-Rechnung

Die E-Rechnung ist eine standardisierte elektronische Rechnung, die in einem maschinenlesbaren Format, wie z.B. XML, erstellt wird und den automatisierten Austausch von Rechnungsdaten ermöglicht.

E-Rechnung per E-Mail?

Strukturierte elektronische Rechnung | Abgrenzung


Oft wird die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, mit der Möglichkeit, Rechnungen automatisiert und direkt per E-Mail auszustellen, verwechselt. Die in diesem Beitrag beschriebene elektronische Rechnung gemäß der XML-Standard E-Rechnung, hat damit aber nichts zu tun.

Das automatisierte Ausstellen von ansprechenden Rechnungen auf dem elektronischen Weg per E-Mail ist mit der richtigen Buchhaltungslösung, die die Automatisierung in der Fakturierung beherrscht, natürlich auch möglich - mit der Rechnungslegung von FreeFinance wird das sogar zum Kinderspiel.

Rechtskonform und mit ansprechendem, wahlweise eigenem, Layout. Alles Wissenswerte zur Rechnungslegung in Deutschland inklusive aller Bestimmungen und Vorlagen finden Sie in unserem Beitrag zur Rechnungslegung.

Was ist eine E-Rechnung?

Standardisierte elektronische Rechnung | Normvorgabe


Die E-Rechnung oder auch X-Rechnung (weil XML-basiert) geschrieben, ist eine standardisierte elektronische und maschinenlesbare Rechnung auf XML-Basis.

Im Unterschied zu Rechnungen und Daten im PDF-Format ermöglicht diese Standardisierung auf XML-Basis das Erstellen von strukturierten und sofort verwendbaren Daten.

Die Umsetzung der elektronischen Rechnung basiert auf den Vorgaben durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU und wurde mit § 2 in der E-Rechnungsverordnung (ERechV) geregelt. Diese Norm definiert ein einheitliches semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen in Europa.

Was bedeutet E-Rechnung?

Standard für E-Rechnungen | Maschinenlesbare Daten XML-Basis


Die sogenannte E-Rechnung ist der Standard für die elektronische Rechnung:

  • Dieser elektronische Standard auf XML-Basis (Extensible Markup Language) ermöglicht eine maschinenlesbare Rechnung und vollautomatische Erstellung der Rechnung sowie den vollautomatischen Rechnungseingang.

  • In Deutschland wird die E-Rechnung vor allem von der Bundesverwaltung und öffentlichen Auftraggebern als Standardformat für die Rechnungslegung verwendet. Rechnungen an Behörden müssen über das zentrale E-Rechnungsportal des Bundes eingereicht werden.

Die E-Rechnung gewinnt daher besonders dann an Bedeutung, wenn öffentliche Institutionen oder die Verwaltung zu den Kunden eines Unternehmens zählen.

To-do-Liste für die E-Rechnung

Ausstellen von E-Rechnungen | Was ist zu beachten?


Was Sie als Unternehmer beim Erstellung und Ausstellen von E-Rechnungen beachten müssen, finden Sie hier in unserer To-do-Liste für die rechtskonforme E-Rechnung:

  1. Prüfung der Pflicht zur E-Rechnung: Überprüfen, ob Ihr Unternehmen nach den gesetzlichen Vorgaben zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet ist, z.B. bei öffentlichen Aufträgen.

  2. Registrierung im E-Rechnungsportal: Falls erforderlich, registrieren Sie sich im zuständigen E-Rechnungsportal, um E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu senden.

  3. Verwendung des richtigen Formats: Stellen Sie sicher, dass die E-Rechnung im erforderlichen Format (z.B. X-Rechnung oder ZUGFeRD) erstellt wird, um die Maschinelles Lesbarkeit zu gewährleisten.

  4. Erstellung der Rechnung: Erstellen Sie die E-Rechnung unter Berücksichtigung aller gesetzlichen Anforderungen, wie vollständige Adresse des Lieferanten und des Empfängers, Rechnungsnummer, Datum der Ausstellung, Fälligkeit und Zahlungsbedingungen sowie Umsatzsteuerbeträge und -sätze.

  5. Technische Überprüfung: Nutzen Sie Software-Tools oder externe Dienstleister, um die E-Rechnung auf technische Richtigkeit und die Einhaltung des gewählten Formats zu prüfen.

E-Rechnung an den Bund

Buchhaltung | Rechtskonforme Rechnung an den Bund

 

Der einfachste Weg zur E-Rechnung ist die integrierte Funktion in der FreeFinance-Rechnungslegung.

Bei der E-Rechnung an den Bund müssen für korrekte Erstellung und Übermittlung unbedingt die folgenden Punkte beachtet werden:

Kundenstamm - Diese Felder müssen im Kundenstamm korrekt gepflegt werden:

  • Meine Lieferantennummer: Diese erhalten Sie von Ihrer Bundesdienststelle.

  • Identifikation: Hier wird beispielsweise die Leitweg-ID benötigt, um die X-Rechnung an den Bund zu melden.

  • Genaue Firmenanschrift der Bundesdienststelle: Diese muss präzise angegeben werden, um eine reibungslose Übermittlung zu gewährleisten.

Daten und Eingaben

E-Rechnung | Benötigte Daten und Eingaben gemäß E-Rechnung


Die folgenden Informationen über die Verwendung von Daten sind bei der Erstellung von E-Rechnungen verpflichtend einzugeben.

Kundeninformationen:
 

  • GLN-Nummer: Die Global Location Number (GLN) Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden. Diese wird in der e Rechnung als Identifikation mit übernommen.

  • DUNS-Nummer: Die Data Universal Numbering System Number (DUNS) Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden. Diese wird in der E-Rechnung als Identifikation mit übernommen.

  • Identifikation: Die Identifikationsnummer Ihres Kunden bzw. der Adresse des Kunden. Diese wird in der E-Rechnung als Identifikation mit übernommen.

  • Lieferadresse: Wenn in der Rechnung eine Lieferbedingung eingegeben wird, wird die Lieferadresse mit den Rechnungsadressinformationen befüllt.

Online-Tools zur XML-Rechnung

Generieren

Für die Erstellung einer schnellen XML-Rechnung können Sie direkt online eine E-Rechnung auf der offiziellen Seite des Bundes im E-Rechnungsportal des Bundes erstellen.

Mit FreeFinance geht das sehr viel bequemer!

Prüfen & Konvertieren

Da die E-Rechnung im XML-Format schwer lesbar ist, gibt es in Deutschland spezielle Konvertierungsdienste, die die Daten visualisieren und prüfen. Dies kann entweder über das E-Rechnungsportal oder innerhalb eines ERP-Systems erfolgen. Die KoSIT bietet hierfür Visualisierungskomponenten an, die öffentlich im XRechnungs-GitHub verfügbar sind.

E-Rechnung mit FreeFinance

Buchhaltung | Automatisierte E-Rechnung

Mit der FreeFinance-Buchhaltung kann die E-Rechnung einfach auf Knopfdruck erstellt werden - bei aktivierter E-Rechnung wird automatisch sowohl eine lesbare PDF-Rechnung als auch eine maschinenlesbare XML-Rechnung angelegt.

Auf beiden Rechnungsformaten wird automatisch ein Vermerk über die Ausstellung in beiden Formaten angebracht.

Ihre Vorteile mit der E-Rechnung

Sicher

Direkte Übermittlung oder Upload (z. B.: Rechnung an den Bund)

Schnell

Strukturierte Verarbeitung auf Empfängerseite

Fehlerfrei

Fehlervermeidung beim Erfassen der Rechnung auf der Empfängerseite

E-Rechnung endlich einfach!

Mit FreeFinance werden Buchhaltung und Rechnungslegung wesentlich leichter - durch Standardisierung und Automatisierung sparen Sie damit auch wertvolle Zeit.

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Fragen und Antworten

Wie sieht eine elektronische Rechnung aus?

Die E-Rechnung im XML-Format gemäß dem deutschen XRechnung-Standard, der beispielsweise bei Rechnungen an die öffentliche Verwaltung vorgeschrieben ist, ist für Menschen nicht direkt lesbar.

  • Diese E-Rechnungen können entweder über das E-Rechnungsportal oder innerhalb eines ERP-Systems erfolgen. Die KoSIT bietet hierfür Visualisierungskomponenten an, die öffentlich im XRechnungs-GitHub verfügbar sind.

Was gilt als E-Rechnung?

Vorweg, da es oft zu dieser Verwechslung kommt:
Eine elektronisch per E-Mail ausgestellte und im PDF-Format übermittelte Rechnung gilt NICHT als namentliche elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, nach EU-weitem maschinenlesbaren Standard!

Die standardisierte E-Rechnung muss dem deutschen Standard der X-Rechnung für XML-basierte elektronische Rechnungen entsprechen. Dieser XML-Standard (Extensible Markup Language) ermöglicht die maschinenlesbare Erstellung von Rechnungen sowie deren automatisierte Verarbeitung und den vollautomatischen Rechnungseingang.

  • Durch die Einhaltung dieses Standards wird auch die automatisierte Verarbeitung auf der Empfängerseite sichergestellt.

Ist eine PDF Eine elektronische Rechnung?

Nein, nicht direkt:

Zwar ist eine elektronisch via E-Mail ausgestellt Rechnung gewissermaßen auch eine elektronische Rechnung, die PDF-Rechnung entspricht aber nicht dem technischen Standard (XML-basierte Rechnungen) für E-Rechnungen, der beispielsweise bei Rechnungen an die öffentliche Verwaltung zwingend erfüllt werden muss.

Die namentliche E-Rechnung muss diesem Standard, der kompatibel zum EU-weit vorgeschriebenen Standard für elektronische Rechnungen ist, entsprechen. Das gewährleistet, dass die Rechnung maschinenlesbar ist und daher vom Endgerät des Empfängers korrekt erfasst und verarbeitet werden kann.

Wie erstelle ich eine elektronische Rechnung?

Wenn Sie E-Rechnungen ausstellen möchten, ist das mit der entsprechenden Funktion der FreeFinance-Buchhaltung per Knopfdruck möglich.

Eine PDF-Rechnung wird zusätzlich automatisch angelegt:

  • Bei aktivierter Funktion E-Rechnung wird sowohl eine lesbare PDF-Rechnung als auch eine XML-Rechnung angelegt.
  • Auf beiden Rechnungsformaten wird automatisch ein Vermerk über die Ausstellung in beiden Formaten angebracht.

Ihre Vorteile dabei:

  • Direkte Übermittlung oder Upload (z.B. Rechnung an den Bund)
  • Strukturierte Verarbeitung auf der Empfängerseite
  • Fehlervermeidung beim Erfassen der Rechnungen auf der Empfängerseite
  • Mehr Transparenz in der Rechnungslegung

Was ist der Unterschied zwischen X-Rechnung und E‑Rechnung?

Die E-Rechnung ist ein allgemeiner Begriff für elektronisch übermittelte Rechnungen, die in verschiedenen Formaten erstellt werden.

  • Die X-Rechnung hingegen ist ein spezielles Format, das in Deutschland für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung verpflichtend ist und auf dem XML-Standard basiert.

Quellen