Saldenbestätigung ⇒ Buchhalterisches Prüf- und Kontrollinstrument [mit kostenloser Vorlage]

Die Saldenbestätigung ist ein buchhalterisches Instrument zur Abstimmung von Salden zwischen zwei Geschäftspartnern – meist im Rahmen der Debitoren- oder Kreditorenbuchhaltung.

• Unternehmen fordern sie in der Regel stichtagsbezogen von Kunden (Debitoren), Lieferanten oder Banken (Kreditoren) an, um zu prüfen, ob der jeweilige Saldo mit den eigenen Aufzeichnungen übereinstimmt.

Im praktischen Ablauf wird dem Geschäftspartner der Saldo zum Bilanzstichtag (z. B. 31.12.) übermittelt – mit der Bitte um Bestätigung oder Korrektur. Dabei wird unterschieden zwischen:

• Positive Saldenbestätigung: aktive Rückmeldung erforderlich.

• Negative Saldenbestätigung: Rückmeldung nur bei Abweichung.

• Die Zustellung erfolgt häufig per E-Mail, teilweise auch postalisch.

Im Rahmen der Jahresabschlussprüfung nach § 317 HGB dient die Saldenbestätigung als Prüfungsnachweis zur Verifikation der Bilanzpositionen „Forderungen“ und „Verbindlichkeiten“.

Sie unterstützt die Einhaltung der GoBD und gilt als Teil der ordnungsgemäßen Buchführung.

Bei der positiven Saldenbestätigung wird der Geschäftspartner ausdrücklich um eine aktive Rückmeldung gebeten – unabhängig davon, ob er dem Saldo zustimmt oder nicht.

• Diese Methode gilt als zuverlässiger und wird bevorzugt eingesetzt, wenn es um wesentliche Forderungen, erhöhtes Prüfungsrisiko oder unklare Geschäftsvorfälle geht.

In der negativen Saldenbestätigung wird davon ausgegangen, dass keine Rückmeldung als Zustimmung gilt.

• Diese Variante ist weniger aufwendig, aber risikobehafteter – sie wird daher meist nur verwendet, wenn das interne Kontrollsystem (IKS) des Geschäftspartners als stabil eingeschätzt wird und die Saldenhöhe gering ist.

Wirtschaftsprüfer entscheiden im Rahmen der Abschlussprüfung, welche Methode jeweils angemessen ist.

• Die Wahl orientiert sich an der materiellen Bedeutung der Bilanzposition, dem Prüfungsrisiko sowie der Zuverlässigkeit des Geschäftspartners.

In der Praxis werden auch kombinierte Verfahren genutzt – etwa positive Bestätigung bei größeren Beträgen, negative bei Standardfällen. Beide Varianten gelten als ordnungsgemäße Prüfungshandlungen im Sinne der GoBD und müssen dokumentiert und nachvollziehbar begründet werden.

Der Inhalt einer Saldenbestätigung folgt einem weitgehend standardisierten Aufbau. Sie enthält insbesondere:

• Name und Anschrift des Geschäftspartners

• Betreffendes Konto (Debitor / Kreditor)

• Saldo (Kontostand) zum festgelegten Stichtag (z. B. 31.12.)

• Währung und Betrag

• Name und Kontaktdaten des Prüfers

• Name, Anschrift und E-Mail-Adresse des Ansprechpartners im Unternehmen

• Hinweis zur Rückmeldung (inkl. Frist und Rückkanal)

• Vermerk zur Klärung von Abweichungen oder Differenzen

Ergänzend können offene Posten oder Rechnungsnummern angegeben werden – etwa zur Unterstützung bei der Identifikation oder bei bereits bekannten Differenzen. Die Formulierungen sollten dabei sachlich und rechtlich neutral gehalten werden, um kein Schuldanerkenntnis zu implizieren.

Bei der Methode der Durchführung unterscheidet man:

• Stichtagsbezogene Saldenbestätigung: Standardmethode zur Erfassung des Kontostands zum Bilanzstichtag (meist 31.12).

• Periodische Saldenbestätigung: Quartals- oder monatsweise Erhebung, z. B. zur internen Kontrolle oder im IKS.

• Selektive Saldenbestätigung: Zielgerichtete Anfragen bei bestimmten Geschäftspartnern – etwa bei hohen Beträgen, abweichender Historie oder erhöhtem Risiko.

Welche Methode zum Einsatz kommt, richtet sich nach dem Zweck der Prüfung, der Bedeutung der Bilanzpositionen und der internen Kontrollstrategie des Unternehmens.

Besonders im Rahmen der Jahresabschlussprüfung (§ 317 HGB) ist eine nachvollziehbare Dokumentation der gewählten Vorgehensweise unerlässlich.

Die Saldenbestätigung ist in Deutschland nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber in vielen Fällen berufsüblich oder durch das IKS bzw. den Wirtschaftsprüfer empfohlen. Typische Anwendungsfälle sind:

• Abschlussprüfung: Als anerkannte Prüfungshandlung im Rahmen der Jahresabschlussprüfung nach § 317 HGB zur Bestätigung von Salden – Auswahl durch den Prüfer nach Wesentlichkeit und Risiko.

• Absicherung wesentlicher Bilanzpositionen: Bei hohen Beträgen oder Posten mit erheblicher Auswirkung auf Bilanz und Jahresabschluss.

• Zweifelhafte oder strittige Forderungen: Zur Dokumentation und Absicherung bei Abweichungen oder zur Vorbereitung rechtlicher Schritte.

• Internes Kontrollsystem (IKS): Regelmäßige Abstimmungen im Rahmen von Qualitäts- und Plausibilitätsprüfungen.

• Externe Anforderungen: Beispielsweise durch Banken, Investoren oder im Rahmen von Due-Diligence-Prüfungen. Eine Due-Diligence-Prüfung (vom Englischen "Due-Diligence", im Deutschen "Sorgfaltspflicht") ist eine sorgfältige Analyse eines Unternehmens, einer Person oder einer Transaktion und dient der Risikobewertung und -minimierung.

Auch wenn keine Pflicht besteht, ist die Saldenbestätigung ein empfohlenes Instrument, um die Buchhaltungsqualität abzusichern, Differenzen frühzeitig zu erkennen und die Nachvollziehbarkeit zu verbessern.

1. Stichtag festlegen:

• In der Regel der Bilanzstichtag (z. B. 31.12. des Geschäftsjahres).

2. Daten aus dem Buchhaltungssystem entnehmen:

• Personenkonto, Saldo, Währung, ggf. offene Posten oder Rechnungsnummern.

3. Dokument aufsetzen:

• Name und Anschrift des Geschäftspartners

• Kontonummer / Personenkonto

• Saldo und Stichtag

• Name und Kontaktdaten des Prüfers

• Ansprechpartner mit E-Mail-Adresse

• Frist zur Rückmeldung

• Hinweis zur Rückmeldung bei Abweichungen

4. Versand der Saldenbestätigung:

• Idealerweise per E-Mail im nicht veränderbaren Format (z. B. PDF)

• Alternativ per Post oder über gesicherte Portallösungen

• DSGVO-konform (keine offenen Verteiler, keine unnötigen Daten)

5. Rücklauf organisieren:

• Rückantworten prüfen, archivieren und bei Differenzen zeitnah aufklären

• Rückmeldungen dokumentieren (digital oder analog, je nach IKS)

6. Ablage und Nachweisführung sicherstellen:

• Saldenbestätigungen und Rückläufe aufbewahren (GoBD-konform)

• Nutzung als Bestandteil der Prüfungsvorbereitung und Bilanzdokumentation

In der Praxis treten bei Saldenbestätigungen immer wieder Probleme auf – insbesondere im Rücklaufprozess. Häufige Fehlerquellen sind:

• Keine oder verspätete Rückmeldungen

• Unvollständige oder fehlerhafte Antworten

• Abweichungen zwischen gebuchtem Saldo und bestätigtem Betrag

Solche Abweichungen führen zu buchhalterischen Unsicherheiten und können die Aussagekraft der Bilanz gefährden – besonders bei wesentlichen Bilanzpositionen.

Um das zu vermeiden, ist eine sorgfältige Dokumentation aller Rückmeldungen erforderlich. Diese sollte Bestandteil der Buchhaltungsunterlagen sein und kann im Rahmen der Abschlussprüfung als Nachweis eingefordert werden.

Bei Abweichungen zwischen dem eigenen Saldo und der Rückmeldung gelten folgende Maßnahmen als Standard:

• Prüfung der Ursache (z. B. nicht verbuchte Zahlung, fehlerhafte Kontierung, falsche Betragsübernahme)

• Schriftliche Klärung mit dem Geschäftspartner

• Dokumentation der Differenzklärung im Buchhaltungssystem

• Berücksichtigung in der Bilanz oder im Prüfungsbericht

In der Praxis wird die Saldenbestätigung teilweise falsch interpretiert – insbesondere als rechtlich bindendes Schuldanerkenntnis.

• Tatsächlich handelt es sich jedoch um ein Instrument zur buchhalterischen Abstimmung, nicht um ein zivilrechtliches Anerkenntnis im Sinne des BGB.

• Ziel ist die Verifizierung von Forderungen und Verbindlichkeiten zum Stichtag – nicht die Herbeiführung einer vertraglichen Verpflichtung.

Dennoch kann eine schriftliche, vorbehaltlose Rückmeldung im Einzelfall Indizwirkung entfalten – etwa bei rechtlichen Auseinandersetzungen.