Buchen von Foto oder Datei

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Zuletzt aktualisiert:
  1. Übersicht
  2. So geht Buchen vom Foto
  3. Automatische Bilderkennung
  4. Credits für OCR-Verarbeitung
  5. Dateien hochladen
  6. Unser empfohlener Ablauf
  7. Die linke Spalte
  8. Die mittlere Spalte
  9. Die rechte Spalte
  10. Sonstiges
  11. Siehe auch

Übersicht

Mit dieser Funktion verarbeiten Sie Ihre hochgeladenen Belegfotos für Ihre Buchhaltung.

Das kann zeitlich völlig getrennt erfolgen - Sie laden die Belegfotos hoch, dann wenn Sie anfallen und verbuchen diese beispielsweise gesammelt am Quartalsende, wenn Ihre UVA fällig ist.

Möglich wird dabei auch, dass Sie auf diesem Weg Ihre Belege digital sammeln und Ihr Berater bzw. Buchhalterin verbucht diese!

Zusätzlich erreichen Sie damit, dass jedem Beleg (hier meist die Ausgabenseite) aus Ihrer Buchhaltung automatisch die entsprechende Datei aus dem Doku-Archiv zugeordnet ist. So sehen Sie auch Jahre später noch, welcher Bon Ihrer Buchung zugrunde lag.

So geht Buchen vom Foto

Gleich Tutorial-Video anschauen und künftig richtig bequem Belege verarbeiten.

Automatische Bilderkennung

OCR einrichten und buchen

Erfahren Sie in den nächsten Minuten, wie Sie mittels OCR Ihre Belegeingabe automatisieren können.  Hier klicken, um das gesamte Tutorial-Video zu sehen.

Es steht eine automatische Bilderkennung zur Verfügung: Damit werden ausgewählte hochgeladene Belegdateien mit künstlicher Intelligenz analysiert und die erkannten Texte für Buchungsvorschläge verwendet.

Sie erhalten nach Ihrer Zustimmung einige Credits kostenlos und können gleich probieren! Pro Datei-Analyse wird 1 Credit verbraucht.

  • Es gibt den Status "Neu+OCR" - damit wird die Dateiliste im gewählten Ordner auf jene Dateien eingeschränkt, für die eine Analyse durchgeführt wurde.
  • Der Stand der verbleibenden Credits ist durch Klick auf das OCR-Symbol im Spaltenkopf (rechte Spalte) einsehbar. In diesem Dialog ist auch ersichtlich, welche Ordner aktuell überwacht werden. Das bedeutet, dass alle dort neu eintreffenden Dateien automatisch einer Bilderkennung unterzogen werden. Der aktuell gewählte Ordner kann durch Klick auf die Schaltfläche "Auto-OCR ein" an dieser Stelle überwacht werden.
  • In der Dateiliste gibt es in der linken Spalte die neuen Symbole "OCR" und "APP". Über "OCR" rufen Sie sich die erkannten Belegdetails der Bilderkennung auf, bzw. können Sie über die Schaltfläche "OCR starten" eine Analyse starten. Über "APP" rufen Sie sich die mitgesendeten Belegdetails der über die PaperCut-App hochgeladenen Dateien auf.
    • Trägt das Symbol ein grünes Häkchen, so wurde eine Bilderkennung durchgeführt
    • Trägt das Symbol eine Sanduhr, wartet es auf die Belegerkennung, dreht sich die Sanduhr, wird die Analyse soeben durchgeführt.
  • Wenn bestehende Dateien analysiert werden sollen, so ist das über der Selektion der entsprechenden Kontrollboxen in der Tabelle - und dem Klick auf das OCR-Symbol im Tabellenkopf möglich.

 

Wie entstehen Buchungsvorschläge?

"Buchen von Foto" macht Buchungsvorschläge auf Basis von Vorlagen sowie des Kunden- und Lieferantenstamms.

  • Werden in den Stammdaten Übereinstimmungen bei IBAN, UID-Nummer oder Name gefunden, kann der Kunde und Lieferant eindeutig zugewiesen oder zur Auswahl gegeben werden.
  • Ist dieser Kunde oder Lieferant bei einer Vorlage gespeichert, wird diese Vorlage geladen. Bei mehreren Treffen kann eine Vorlage gewählt werden.
  • Gibt es zum Kunden/Lieferanten keine Vorlage, aber es sind Standardwerte zur Buchhaltung beim Kunden oder Lieferanten gespeichert, so werden diese Konten und Steuersätze vorgeschlagen.
  • Werden keine Buchungsvorschläge gefunden, so kann mit den erkannten Details einen neuen Kunden/Lieferanten angelegt werden, sowie die Eingangs- /Ausgangsrechnung bzw. Umbuchung als Vorlage gespeichert werden – um so beim nächsten Mal bessere Treffer zu erzielen.
  • Werden bei bestehenden Stammdaten die UID-Nummern und die IBAN ergänzt – sowie die Buchhaltungswerte ausgefüllt, so fällt die Qualität der Buchungsvorschläge künftig besser aus.
  • Rechnungen aus der Rechnungslegung können dann automatisch bezahlt geschlossen (nicht abgestimmt!) werden, wenn die Rechnungsnummer, die Referenz oder der Kunden-IBAN gematched werden kann.

Ihre Cloud-Speicher und die automatische Belegerkennung

Auch auf Belege aus angebundenen Cloud-Speichern kann die Bilderkennung angewendet werden. Wechseln Sie also den Ordner und aktivieren Sie die Bilderkennung für die gewünschten Belege.

Bitte beachten Sie:

Wenn Sie die automatische Überwachung für Ordner in Ihrem Cloud-Speicher aktivieren, werden dort ALLE BESTEHENDEN DATEIEN einer Analyse unterzogen – sowie alle neu eintreffenden Dateien. Das ist besonders in Bezug auf den Credits-Verbrauch relevant.

Legen Sie deshalb am besten Unterordner an, in denen Sie ausschließlich relevante Dokumente ablegen, um das beste Ergebnis zu erzielen.

Optimieren der Belegerkennung (OCR)

Erfahren Sie in den nächsten Minuten, wie Sie Ihre Belegerkennung verbessern können.  Hier klicken, um das gesamte Tutorial-Video zu sehen.

Credits für OCR-Verarbeitung

Das Hochladen von Dokumenten ist kostenlos. Die automatische Bilderkennung Ihrer hochgeladenen Dateien - bzw. Ihrer Dateien in der Dropbox - erfordert pro Datei 1 Credit.

Wichtige Informationen zu den Credits

  • Der Ordner "Belegfoto-Upload" wird bei Aktivierung der OCR-Funkion automatisch überwacht, denn Ihre PaperCut-App speichert in diesen Ordner. 
    Möchten Sie das nicht, deaktivieren Sie die Einstellung "Auto-OCR" für den Ordner "Belegfoto-Upload".
  • Abhängig vom bestellten Paket sind bei jeder Abo-Bestellung einige Credits inkludiert.
  • Credits können jederzeit nachbestellt werden (Mein Profil > Mein Abo).
  • Credits verfallen nicht und sind von der Abo-Laufzeit entkoppelt.
  • Sie erhalten eine Erinnerung, sobald Ihre Credits zur Neige gehen.
  • Achten Sie besonders dann stets auf ausreichend Credits, wenn Sie wichtige Ordner überwachen lassen und die neuen Dateien darin automatisch analysiert werden sollen.

Dateien hochladen

Das Hochladen von Dokumenten ist kostenlos.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Belegfotos hochzuladen. Alle hochgeladenen Dateien befinden sich dabei letzten Endes in Ihrem Doku-Archiv.

Alternativ dazu können Sie auch Ordner Ihrer Dropbox auswählen - diese Dateien verbleiben ausnahmslos in Ihrer Dropbox. FreeFinance speichert dabei lediglich Referenzen. 

PaperCut App

Sie verwenden die Smartphone-App PaperCut für das Erfassen der Belegfotos?

Damit landen die Fotos in FreeFinance dann automatisch im Ordner "Belegfoto-Upload". Die QR-Code-Daten werden nach Möglichkeit automatisch ausgefüllt (bei Zahlungen mit Karte empfehlen wir in Papercut das Feld Zahlungsdatum frei zu lassen. Mehr dazu im Handbuch).

Verbucht wird später in FreeFinance - Buchen vom Foto startet anfangs automatisch mit diesem Ordner.

Direkt

Oder Sie laden Ihre neuen Dateien direkt auf dieser Seite im Browser hoch - zB. ziehen Sie die gewünschten Dateien auf die Dateiliste (Drop-Zone).

Damit landen Sie im aktuell gewählten Ordner!

Ordner wechseln

Sie wählen einen beliebigen bestehenden Ordner Ihres Doku-Archivs, wo Sie bereits vorab Dokumente hochgeladen haben.

Natürlich können Sie auch zu Ihren Cloud-Speichern wechseln.

Gleich PaperCut installieren! XXXXXX

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Unser empfohlener Ablauf

Ordner wählen

Wählen Sie Ihren gewünschten Ordner, setzen Sie den gewünschten Status, sowie die gewünschte Sortierung.

 

Verwenden Sie den Status "Neu", um eine Stapelverarbeitung zu ermöglichen. Verbuchte Bilder verschwinden damit (vorübergehend) aus der Liste.

Datei wählen

Starten Sie nun am besten durch Klick auf die erste Zeile = Datei in der Liste. Damit wird die Vorschau vom Beleg geladen (für PDFs, PNGs, JPGs). 

 

Gleichzeitig klappt die linke Spalte ein, damit mehr Platz für die Vorschau bleibt. Auf breiten Monitoren können Sie sich natürlich wieder alle 3 Spalten einblenden, diese Einstellung wird für die Dauer der Sitzung gemerkt.

Verbuchen

Verbuchen Sie die nun über die jeweilige Box in der rechten Spalte die Belege wie gewünscht.

 

 Nach der letzten Datei verschieben Sie die Bilder in gewünschte Ordner Ihres Doku-Archivs. Ändern Sie dafür in der linken Spalte den Status auf "Verarbeitet" und markieren Sie die gewünschten Dateien über die Checkbox in der Tabelle.

Die linke Spalte

Die linke Spalte zeigt Ihnen die Dateien aus dem gewählten Ordner.

Für eine bequeme Stapelverarbeitung können Sie diese Spalte nach Selektion der ersten Datei einklappen, um der Dateivorschau mehr Platz des Bildschirms zu erlauben.

Nach dem Verbuchen wird - sofern der Filter auf "Neu" lautet, automatisch das nächste Bild aus der Liste geladen.

Neben den Filter-Optionen bietet die linke Spalte noch die folgenden Funktionen:

Über das Bleistift-Symbol können Sie den Dateinamen, sowie die Beschreibung ändern.

Nach dem Verarbeiten der letzten Datei aus dem aktuellen Verzeichnis verschieben Sie die Bilder am besten weiter in die gewünschte Ordner Ihres Doku-Archivs. Ändern Sie dafür bei Bedarf den Filter-Status auf "Verarbeitet" und markieren Sie die gewünschten Dateien über die Checkbox in der Tabelle. Das Verschieben erfolgt über das  Pfeil-Symbol.

Nach dem Verbuchen sehen Sie die Anzahl der Zuordnungen. Sie können auch zu den erstellten Belegen navigieren.

Weiters kann die Verlinkung zwischen Datei und Beleg aufgehoben werden.

Wurden noch keine Buchungen durchgeführt, kann die Datei über die Schaltfläche gelöscht werden.

Drop-Zones

Nutzen Sie hier unsere Drop-Zones um Dateien einfach hochzuladen. Ziehen Sie Ihre Dokumente einfach in die vorgesehene Box

Die mittlere Spalte

Hier sehen Sie die Dateivorschau. Diese ist verfügbar für die Bildformate PNG, JPG und GIF - sowie für PDF-Dateien.

Diese responsive Ansicht passt sich der Größe Ihres Bildschirms an, damit auch auf kleinen Bildschirmen die Belegverarbeitung reibungslos funktioniert. Belege können vergrößert, verkleinert, gedreht und gespiegelt werden.

Zur Vollbildansicht wählen Sie in der Überschrift der Belegvorschau das Symbol - damit wird das Dokumen in Vollbildansicht angezeigt.

Verwenden Sie die grauen Pfeile, um zur vorigen bzw. nächsten Datei zu navigieren.

Dateivorschau

Bei PDF-Dateien wird die Vorschau mit dem in Ihrem Browser definierten PDF-Plugin angezeigt. Üblicherweise können Sie zoomen, drehen und blättern und den angezeigten Ausschnitt mit der Maus verschieben.

Bei Bild-Dateien haben Sie diese Möglichkeit ebenfalls, Sie können das Bild ebenfalls drehen - das wird aber nicht gespeichert.

Die rechte Spalte

Sie verbuchen über die folgenden drei Boxen

  • Neue Eingangsrechnung
    Durch Ausklappen dieser Box legen Sie zum aktuell gewählten Belegfoto eine neue Eingangsrechnung an.
  • Neue Ausgangsrechnung
    Durch Ausklappen dieser Box legen Sie zum aktuell gewählten Belegfoto eine neue Ausgangsrechnung an.
  • Neue Umbuchung
    Durch Ausklappen dieser Box legen Sie zum aktuell gewählten Belegfoto eine neue Umbuchung an.

Buchungsvorschläge bzw. Textübernahme

Wurden über die PaperCut-App bereits Belegdetails vorerfasst, werden diese automatisch in das Buchungsformular übernommen.

Gleiches gilt für die Ergebnisse der automatischen Bilderkennung. Sämtliche erkannten Details werden im Buchungsformular ausgefüllt, gefundene Kunden/Lieferanten/Vorlagen vorausgewählt (oder zur Auswahl gegeben) und Belegart- bzw. Steuerdetails sowie Beträge entsprechend selektiert.

Die Schaltflächen

  • Weitere Zeile
    Legen Sie Ein- und Ausgangsrechnungen mit mehreren Zeilen an.
  • Speichern und weiter
    Verbucht den aktuellen Beleg.
    Es wird automatisch zur nächsten Datei gewechselt
  • Speichern
    Verbucht den aktuellen Beleg.
    Verbleibt beim aktuellen Bild, damit beispielsweise eine weitere Ein- oder Ausgangsrechnung angelegt werden kann.

Vermeidung der doppelten Erfassung

Beim Verbuchen von Belegen durch Buchen vom Foto/PDF wird nun eine doppelte Erfassung von Belegen automatisch verhindert.

Wurde ein mittels OCR ausgelesener Beleg bereits in der Buchhaltung erfasst, wird die Buchung direkt am Beleg angezeigt. An der Stelle, wo die neue Buchung erfasst werden würde, erscheint nun die bereits angelegte Buchung. Dies verhindert eine doppelte Erfassung der ausgelesenen Belege.

Sonstiges

Wie gewohnt können Sie auch hier über das Plus-Symbol direkt neue Einträge in Ihren Stammdaten anlegen.

 

Sind im Kunden- bzw. Lieferantenstamm die Daten unter Buchhaltung gepflegt, werden diese nach Auswahl des Lieferanten sofort vorausgewählt.

  • Belegart
  • Steuersatz und wenn nötig eine Sonderbuchungsoption
  • Privatanteil (für Lieferanten)

Nähere Informationen im Lieferantenstamm bzw. Kundenstamm

Wird ein Bezahlt-Datum angegeben, werden die Belege sofort gebucht - und sind damit nur mehr eingeschränkt änderbar.

Sie können auch Offene Posten anlegen, indem Sie das Bezahlt-Datum leer lassen.

Siehe auch

Details um Doku-Archiv
Neue Eingangsrechnung
Neue Ausgangsrechnung
Neue Um-/ Korrektur-/Abschlussbuchung
Lieferantenstamm
Kundenstamm
Details zur PaperCut Smartphone-App