PaperCut: Digitales Handbuch

Schritt 1: Download und Installation

Laden und installieren Sie sich die App kostenlos in den Stores

für Android

 

oder  iOS

 

Schritt 2: Mit FreeFinance verknüpfen

Nach dem ersten Öffnen der App werden Sie direkt zu den Einstellungen geleitet - andernfalls navigieren Sie zu den Einstellungen oben links.

Die Verbindung zwischen Ihrer Buchhaltung und PaperCut erfolgt über einen QR-Code. Mehr dazu.

Zusätzlich können Sie hier den Präfix festlegen, den Ihre hochgeladenen Fotos tragen sollen.

Schritt 3: Beleg fotografieren

Schießen Sie ein Foto vom Beleg oder wählen Sie ein bestehendes aus Ihrer Fotogalerie. Sie können das Foto direkt in der App zuschneiden und drehen.

Bei mehrseitigen Belegen einfach erneut "Neues Bild" klicken und schon kann ein weiteres Foto hinzugefügt werden.

Schritt 4: Details ergänzen

Ist ein QR-Code am Foto (vom Bon oder Girocode), versucht PaperCut automatisch, die darin enthaltenen Daten ins Formular zu übernehmen.

Oder geben Sie die Daten zum Beleg manuell an - Beschreibung, Betrag, Rechnungsdatum und Zahlungsdatum. Die Daten werden dann beim späteren Verbuchen übernommen. Wurde ein QR-Code am Beleg nicht erkannt, starten Sie den QR-Leser manuell - dieser liefert manchmal bessere Treffer.

Schritt 5: Hochladen

Mit dem Klick auf Sichern wird bei aufrechter Internetverbindung der Beleg sofort hochgeladen, ansonsten zwischengespeichert.

Beim nächsten App-Start haben Sie die Möglichkeit die zwischengespeicherten Belege hochzuladen, sollte gerade keine Datenverbindung verfügbar sein. Sie werden in der Kopfzeile über das kleine Wolken-Symbol daran erinnert.

Schritt 6: Verbuchen

Die tatsächliche Verbuchung der Belege nehmen Sie in der Applikation vor unter dem Menüpunkt Meine Belege > Buchen vom Foto.

Verarbeitung in der Applikation

Die Applikation zeigt sich Ihnen dreispaltig:

Linke Spalte: Wählen Sie hier den gewünschten Ordner bzw. weitere Filter und klicken Sie auf den ersten Listeneintrag.

Mittlere Spalte: Ist ein Listeneintrag gewählt, öffnet sich die Vorschau vom Beleg.

Rechte Spalte: Wählen Sie nun, ob es sich um eine Ein-, Ausgangsrechnung oder Umbuchung handelt. Tragen Sie die noch fehlenden Beleg-Informationen (wie Belegart oder den Steuersatz) nach und mit dem Speichern ist der Beleg verbucht.

Berechtigungen

  1. Doku-Archiv: Dokumente und Bilder ansehen
  2. Doku-Archiv: Dokumente und Bilder hochladen, bearbeiten, löschen, verlinken und Cloud-Speicher verbinden
  3. Inhaber: Aus externer Applikationen verbinden
Rechteverwaltung in FreeFinance

Eigenen Rollen und Rechten

Wollen Sie zB: für Ihre Mitarbeiter den Spesenupload über Papercut ermöglichen, bei dem die Belege direkt in FreeFinance hochgeladen, aber keine weiteren Rechte in FreeFinance erteilt werden, müssen folgende Berechtigungen in der Infobox für die neue Rolle vergeben werden: