Grundeinstellungen

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  1. Übersicht
  2. Formular
  3. Schaltflächen
  4. Siehe auch

Übersicht

In der Grundeinstellung werden die Basisinformationen zu Ihnen und Ihrem Unternehmen eingegeben.

Diese Einstellungen sind über alle Finanzjahre hinweg gültig. Sie können die Einstellungen auch jederzeit Ihren geschäftlichen Änderungen anpassen.

Formular

Das Eingabeformular unterteilt sich in folgende Bereiche:

Unternehmensbezogene Einstellungen

Die Pflichtfelder der unternehmensbezogenen Einstellungen sind:

  • Ihr Land und Ihre Region. Diese Einstellung ist wichtig, da sie Basis für Regeln in der Einnahmenüberschussrechnung ist. (Beispiel: UID-Nummer für innergemeinschaftliche Lieferung ins Ausland oder die Wahl Ihres Finanzamts)
  • Ihr zuständiges Finanzamt (für die automatische Übermittlung der Daten ans Finanzamt unbedingt notwendig)
  • Ihre Branche sowie Unterkategorie

Weitere Daten sind:

  • Ihre Steuernummer (optionale Eingabe, jedoch für die automatische Übermittlung der Daten ans Finanzamt unbedingt notwendig). Benötigtes Format der Eingabe ist: 123/4567
    Achtung: die gesamte Steuernummer besteht aus 9 Zeichen (zB: 00123/4567), wobei die ersten beiden Stellen (00) Ihrer Steuernummer das Finanzamt ist - dieses wählen Sie oben bei "Finanzamt" aus und geben nur die Nummern danach ein.
  • Ihre UID-Nummer (Umsatzsteueridentifikationsnummer)
  • Ihre GLN-Nummer (Eindeutige Identifikation des Unternehmens)
  • Ihre DUNS-Nummer (Dun & Bradstreet Nummer)

Haben Sie Ihre Branche gefunden, wählen Sie die dazugehörige Branche und Unterkategorie aus.

Beispiel: Suche nach "Musiker" mit dem Ergebnis:

    • OA 92.31-00: Künstlerische und schriftstellerische Tätigkeiten und Darbietungen

Dies ergibt folgende Auswahl der Branche und Unterkategorie:

    • Branche: O: Sonstige öffentliche und persönliche Dienstleistungen
    • Unterkategorie: OA 92.3: Erbringung von sonstigen kulturellen und unterhaltenden Leistungen

Ist Ihnen die Branche bzw. Unterkategorie unklar, so verwenden Sie als Branche "X: Sonstiges" und als Unterkategorie "Sonstiges (anderwertig nicht genannt)". Sie können die Branche jederzeit ändern.

Personenbezogene Einstellungen

Zu den personenbezogenen Einstellungen gehören:

  • Die Auswahl Ihrer Sozialversicherung dient zur Vorabberechnung Ihrer Sozialversicherungszahllast. Details dazu finden Sie hier.
  • Ihre Sozialversicherungsnummer ist keine Pflichteingabe.

Standardwerte für Ausgangsrechnungen

  • Betragseingabe: Hierbei können Sie einstellen, ob Sie die Einnahmen normalerweise mit Netto- oder Bruttobetrag eingeben. Diese Auswahl wird in den Eingabemasken als Startwert herangezogen. Sie können diese Einstellung jedoch auch für jeden Beleg direkt bei der Eingabe ändern.
  • Bezahlt auf: Standard-Konto, auf das Ihre Kunden bezahlen. Kann bei der Eingabe der Einnahme natürlich noch verändert werden.
  • OP Ausgangsrechnungen: Durch Setzen des Kontrollkästchens aktivieren Sie die Funktionalität der "offenen Posten" für Einnahmen. Dadurch können Sie auch noch nicht bezahlte Einnahmen im System eingeben und bei der Bezahlung einfach in die Einnahmenüberschussrechnung mit dem Zahlungsdatum integrieren. Dadurch verlieren Sie nicht den Überblick über die noch ausstehenden Kundenzahlungen - etwaige Extralisten zum Führen dieser Information sind somit nicht mehr notwendig.
  • Fälligkeitszeitraum: Anzahl der Tage, um die eine Ausgangsrechnung (Einnahme) später als das Rechnungsdatum vom Kunden zu bezahlen ist. Dies ist der Standardwert, den Sie normalerweise Ihren Kunden als Zahlungsziel geben.

Beispiel: 14 für 14 Tage. Sie können das Fälligkeitsdatum der Einnahme überschreiben, wenn Sie die Funktionalität der "offenen Posten" verwenden.

  • Betragseingabe: Hierbei können Sie einstellen, ob Sie die Einnahmen normalerweise mit Netto- oder Bruttobetrag eingeben. Diese Auswahl wird in den Eingabemasken als Startwert herangezogen. Sie können diese Einstellung jedoch auch für jeden Beleg direkt bei der Eingabe ändern.
  • Bezahlt auf: Standard-Konto, auf das Ihre Kunden bezahlen. Kann bei der Eingabe der Einnahme natürlich noch verändert werden.
  • OP Ausgangsrechnungen: Durch Setzen des Kontrollkästchens aktivieren Sie die Funktionalität der "offenen Posten" für Einnahmen. Dadurch können Sie auch noch nicht bezahlte Einnahmen im System eingeben und bei der Bezahlung einfach in die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit dem Zahlungsdatum integrieren. Dadurch verlieren nicht den Überblick über die noch ausstehenden Kundenzahlungen - etwaige Extralisten zum Führen dieser Information sind somit nicht mehr notwendig.
  • Fälligkeitszeitraum: Anzahl der Tage, um die eine Ausgangsrechnung (Einnahme) später als das Rechnungsdatum vom Kunden zu bezahlen ist. Dies ist der Standardwert, den Sie normalerweise Ihren Kunden als Zahlungsziel geben.

Beispiel: 14 für 14 Tage. Sie können das Fälligkeitsdatum der Einnahme überschreiben, wenn Sie die Funktionalität der "offenen Posten" verwenden.

Weil Umsätze generell mit dem Rechnungsdatum für die Buchhaltung wirksam sind, gibt es in der Doppelten Buchhaltung keine separate Option "Offene Posten".

  • Betragseingabe: Hierbei können Sie einstellen, ob Sie die Ausgaben normalerweise mit Netto- oder Bruttobetrag eingeben. Diese Auswahl wird in den Eingabemasken als Startwert herangezogen. Sie können diesen Wert jedoch direkt bei der Eingabe des Belegs ändern.
  • Bezahlt mit: Standard-Konto, mit dem Sie Ihre Lieferanten bezahlen. Kann bei der Eingabe der Ausgaben natürlich noch verändert werden.
  • OP Eingangsrechnungen: Durch Setzen des Kontrollkästchens aktivieren Sie die Funktionalität der "offenen Posten" für Ausgaben. Dadurch können Sie auch noch nicht bezahlte Ausgaben im System eingeben und bei der Bezahlung einfach in die Einnahmenüberschussrechnung mit dem Zahlungsdatum integrieren. Dadurch verlieren Sie nicht den Überblick über Ihre noch ausstehenden Zahlungen - etwaige Extra-Listen zum Führen dieser Information sind somit nicht mehr notwendig.
  • Keine UID-Prüfung: mit dieser Einstellung können Sie die UID-Prüfung bei Ausgaben, die aus dem EU-Ausland gekauft wurden, ausschalten.

Weil Umsätze generell mit dem Rechnungsdatum für die Buchhaltung wirksam sind, gibt es in der doppelten Buchhaltung keine separate Option "Offene Posten".

Erweiterte Funktionen für die Buchhaltung

Sie können verschiedene Funktionalitäten im System mit den Einstellungen in dieser Rubrik aktivieren oder deaktivieren.

  • Aktuelles Finanzjahr: Dieser Wert ist vor allem dann wichtig, wenn man Daten für ein vorangegangenes Finanzjahr eingeben möchte. Grundsätzlich ist die Eintragung des vorhergehenden Jahres nicht notwendig, jedoch erleichtert es die Eingaben, da alle Datumsfelder mit Werten für das eingestellte Jahr vorbelegt werden. Wird kein Finanzjahr eingetragen, wird automatisch das aktuelle Jahr bzw. Datum als Standardwert herangezogen.
  • Anordnung Kontonummer: Mit der Auswahl können Sie steuern, ob die Nummer der Belegart (Kontonummer) rechts, links vom Text oder gar nicht angezeigt werden soll.

Wichtiger Hinweis zu Offenen Posten:

Die Verwendung der Funktion der offenen Posten kann in bestimmten Fällen dazu führen, dass der Einnahmenüberschussrechnung vom Finanzamt zur Meldung einer Bilanz gezwungen wird. Dies kann vorkommen, wenn alle der folgenden Punkte erfüllt bzw. geführt werden:

  • Kassenbuch
  • Offene Posten Listen
  • Inventur (sofern eine Inventur möglich oder notwendig ist, z.B. bei Handel von Waren)

Wenn bei der ersten Erstellung der Grundeinstellung ein abweichendes Finanzjahr angegeben wurde, wird dieses hier angezeigt. Diese Einstellung ist nicht änderbar.

Kassen/Bankbuch

Belegkreise für Kassen- und Bankbuch können nur dann angelegt werden, wenn Kassen- oder Bankbuch in den Grundeinstellung aktiviert wurde.

Sind die Einstellungen nicht aktiviert, kann dies im gleichen Formular passieren. Die Belegkreise für Kassen- und Bankbuch dienen ebenso wie die normalen Belegkreise zur fortlaufenden und strukturierten Vergaben von Belegnummern pro Bankkonto bzw. dem Bargeldverkehr.

Aktiviert werden Kasse- oder Bankbuch durch Klick auf die jeweilige Checkbox und dem Klicken auf die Schaltfläche Speichern.

  • Kassenbuch: Durch die Funktionalität des Kassenbuchs (oder Barverrechnung) können eigene Belegkreise (Nummernkreise) für alle Bargeldbewegungen erstellt werden. Außerdem wird geprüft, dass das Kasse-Konto nicht negativ sein darf.
  • Bankbuch: Die Führung des Bankbuches ermöglicht die eigene Nummerierung für alle Buchungen auf Bank-Konten. Dadurch kann beispielsweise die Nummerierung auf dem Bankkontoauszug fortlaufend erfolgen.
  • Nummerierung: Sie können die Nummerierung auf fortlaufend oder durch anklicken des Buttons Wechseln zu jahresweiser Nummerierung  auf eine jährliche Nummerierung wechseln. Ist diese Einstellung einmal vorgenommen, kann diese nicht rückgängig gemacht werden. 

Die Anlage der Belegkreise erfolgt nach Eingabe der folgenden Daten:

  • Belegart: Wählen Sie die Belegart (bzw.: das gewünschte Bankkonto) und vergeben Sie
  • einen Präfix für die eindeutige, automatische Nummerierung. Das Präfix kann maximal 2 Zeichen beinhalten und kann frei vergeben werden, z.B.: B (Bank), K (Kasse) oder ein Kürzel für den Banknamen oder sonstige Kennzeichnung.

Durch Klicken der Schaltfläche Hinzufügen wird der Belegkreis für die angegebene Belegart (Konto) angelegt.

Jedes Präfix darf nur ein Mal vorkommen. Jede Belegart kann ebenso nur einmal als Belegkreis angelegt werden.

Schaltflächen

  • Speichern: speichert das Formular
  • Zurück: verlässt das Formular ohne zu speichern
  • Nummernvergabe: Fortlaufend (Standard) oder jährliche Vergabe der Kassen- und Bankbuchnummern 

Siehe auch