Doppelte Buchführung ⇒ Buchführungspflicht einfach erklärt

Die doppelte Buchführung ist für Unternehmer zwar deutlich aufwendiger als die einfache Form, sie bietet aber auch den Vorteil, dass tiefere Einblicke in die aktuelle Unternehmenslage möglich sind und hilft dabei, wichtige Entscheidungen für die Zukunft zu schließen.

Es kann also durchaus sinnvoll sein, die doppelte Buchführung auch freiwillig zu machen, sofern ein Unternehmer nicht dazu verpflichtet ist.

Die freiwillige doppelte Buchhaltung bringt vor allem Vorteile für folgende Gruppen:

• Unternehmen, die sehr stark wachsen und voraussichtlich die Umsatz- und Gewinngrenzen überschreiten.

• Unternehmen, die aufgrund ihrer Größe und des stetig wachsenden Kundenstamms eine strukturierte Übersicht über ihre Zahlen haben möchten.

• Unternehmen, die in Zukunft größere Ausgaben planen und gegebenenfalls auch auf fremdes Kapital angewiesen sind.

In der doppelten Buchführung bestehen alle Buchungssätze aus zwei Seiten:

• Soll (linke Seite)
• Haben (rechte Seite)

Dort werden immer jeweils alle Zu- und Abgänge, also die Zahlungszuflüsse und die Zahlungsabflüsse des entsprechenden Bereichs, festgehalten.

Bei den Bestandskonten auf der Aktivseite ist es für die Berechnung wichtig, dass alle Zuflüsse im Soll und alle Abflüsse im Haben gebucht werden.

Auf der Passivseite ist dies genau andersherum und der Kontostand vermindert sich im Soll und vermehrt sich im Haben.

In Deutschland gilt die Regel, dass immer von Soll an Haben gebucht wird:

• Dabei wird der gleiche Betrag auf jeder Seite gebucht, um wie auch in der Bilanz beide Seiten gleich zu halten.

Die Bilanz oder Bilanzrechnung bildet sozusagen die Grundlage der gesamten doppelten Buchführung für Unternehmen. Sie wird zum Anfang sowie zum Ende eines jeden Geschäftsjahres erstellt und stellt die finanzielle Lage für das entsprechende Jahr übersichtlich dar.

• Bei der Bilanz werden sogenannte Bestandskonten verwendet.

• Vermögen (Aktiva) und Kapital (Passiva) werden gegenübergestellt.

Auf der Aktivseite müssen alle Geschäftsvorgänge, welche die Ausgaben eines Unternehmens betreffen, aufgelistet werden. Dazu gehören beispielsweise Aufwendungen für Materialien oder Produktionsgüter.

Auf der Passivseite werden hingegen alle Vorgänge bezüglich der Einnahmen und des Vermögens erfasst. Es geht also darum, woher ein Unternehmen seine Gelder bezieht. Das kann beispielsweise Eigenkapital oder auch ein Kredit sein.

In der Theorie funktioniert die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) ähnlich, wie auch die Bilanzrechnung. Der Unterschied: In der GuV werden keine Bestandskonten, sondern Aufwands- und Erlöskonten verwendet.

Dort werden die Erlöse und Aufwendungen gegenübergestellt. Wenn die Erlöse über den Aufwendungen liegen, dann macht ein Unternehmen Gewinn. Sind die Aufwendungen jedoch höher, handelt es sich um einen Verlust.

Bei Anwendung der doppelten Buchführung wird ein sogenanntes Kontensystem (auch Kontenrahmen genannt) genutzt, um alle Kosten einheitlich aufführen und auf dieser Basis einen schlüssigen Jahresabschluss erstellen zu können.

• Der Kontenrahmen bezeichnet sozusagen das Grundgerüst für die Buchhaltung in einem Unternehmen.

• Er dient zur Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG.

Wichtig ist dabei, dass die Konten auch klar definiert sind, um im Rahmen der doppelten Buchführung vom einen Konto auf das andere buchen zu können. Damit sich Unternehmer nicht selbst einen eigenen Kontenrahmen überlegen müssen, gibt es bereits vordefinierte Standardkontenrahmen, kurz SKR.

Davon sind vor allem die folgenden beiden in Deutschland verbreitet:

• SKR 03
• SKR 04

Da die doppelte Buchführung nicht für jedes Unternehmen in Deutschland verpflichtend ist, ergibt es durchaus Sinn, sich mit den Vor- und Nachteilen zu beschäftigen.

So können Unternehmer anhand dessen abwägen, ob die aufwendigere doppelte Buchführung eventuell besser für ihre individuelle Situation ist, als die einfachere Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Vorteile

Der wohl ausschlaggebendste Vorteil der doppelten Buchführung ist der komplexe und durchaus übersichtliche Einblick in alle Zahlen eines Unternehmens:

• Aus der Einnahmen-Überschuss-Rechnung können Unternehmer lediglich ihre Gewinne und Verluste schließen, die doppelte Buchführung erlaubt dagegen deutlich umfassendere Auswertungen.

• Zudem können auch Veränderungen über längere zeitliche Perioden besser nachvollzogen werden.

Die Ergebnisse aus der doppelten Buchführung sind besonders dann entscheidend, wenn essenzielle Entscheidungen in Bezug auf die Zukunft anstehen. Dabei kann es beispielsweise um neue Produkte oder die Rekrutierung neuer Mitarbeiter gehen.

Die doppelte Buchführung ist auch von Vorteil für Unternehmen, die einen Kredit beanspruchen möchten:

• Durch die detaillierten Einblicke im Vergleich zur einfacheren EÜR können Banken die Kreditwürdigkeit viel besser einschätzen, wodurch die Chance auf einen Kredit stark ansteigt.

Nachteile

Da alle Geschäftsvorfälle bei der doppelten Buchführung zweimal gebucht und bestimmten Konten zugewiesen werden müssen, liegt der größte Nachteil klar auf der Hand:

• Die doppelte Buchführung ist im Vergleich zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung deutlich aufwendiger und verursacht gegebenenfalls Mehrkosten für steuerliche Beratungen.

Darüber hinaus müssen die Buchungen quartalsweise oder monatlich an das Finanzamt übermittelt werden. So wird dann die eingenommene Umsatzsteuer, wie auch bei der EÜR, berechnet und eingefordert:

• Der entscheidende Unterschied bei der doppelten Buchführung liegt darin, dass die Umsatzsteuer auf Ausgangsrechnungen auch vom Finanzamt eingefordert wird, wenn die Rechnung nur eingebucht, aber vom Kunden noch gar nicht beglichen wurde.

• Unternehmen müssen somit gegebenenfalls in Vorkasse treten.