Magento 2 - Rechnung in FreeFinance (Rechnungslegung)

1. make.com und Magento 2

Make ist ein Online-Integrationstool zur Integration von Systemen über das Internet mittels APIs. Alle Details zu Make und FreeFinance

Schritt für Schritt zur Webshopanbindung

Registrierung auf make.com
Auswahl der Vorlage (Templates)
Verbindung zum Webshop einrichten
Verbindung zu FreeFinance einrichten
Einstellungen und Datenmappings einrichten
Kundeneinstellungen
Einstellungen in FreeFinance

2. Auswahl der Vorlage (Templates)

Um über Make ihren Magento 2 Webshop mit FreeFinance zu verbinden und eine abgeschlossene Rechnung in der Rechnungslegung mit Kundenstammdaten anzulegen, wählen Sie die entsprechende Vorlage:

Rechnung Rechnungslegung mit Kunden

Diese Vorlage ist für die Erstellung von abgeschlossenen, offenen Rechnungen im Rechnungsmodule von FreeFinance verfügbar. Es werden neben den Kunden im Kundenstamm auch Rechnungen in FreeFinance erstellt.

Create Finalized Invoice in FreeFinance for Magento 2 Orders

Vorlage für Ihr Make-Szenario

Sie können vordefinierte Szenarien von FreeFinance aufrufen und in Ihrem make.com Account als neues Szenario hinzufügen.

Wie geht das?

Zum Szenario Rechnungslegung

3. Verbindung zum Webshop einrichten

Einrichten der Verbindung zum Magento 2 Webshop in Make

4. Verbindung zu FreeFinance einrichten

Einrichten der Verbindung zu FreeFinance in Make

Diese Verbindung müssen Sie nur ein Mal einrichten - die Verbindung kann in allen FreeFinance-Modulen verwendet werden.

5. Einstellungen und Datenmappings einrichten

Das Steuermapping ist dafür da, die Steuersätze in Magento 2 mit den Konten und Steuersätzen in FreeFinance zu verbinden.

Es können beliebig viele Magento 2-Steuersätze zu FreeFinance Konten und Steuersätzen gemapped werden.

Achtung: Es kann nur entweder innergemeinschaftliche Lieferung (Waren) oder Reverse Charge (Dienstleistungen) definiert werden, da in diesen Fällen keine Steuerdaten von Magento 2 übermittelt werden.

Das Steuermapping ist dafür da, die Steuersätze in Magento 2 mit den Konten und Steuersätzen in FreeFinance zu verbinden.

Es können beliebig viele Magento 2-Steuersätze zu FreeFinance Konten und Steuersätzen gemapped werden.

Achtung: Es kann nur entweder innergemeinschaftliche Lieferung (Waren) oder Reverse Charge (Dienstleistungen) definiert werden, da in diesen Fällen keine Steuerdaten von Magento 2 übermittelt werden.

Magento 2 Steuermappings haben folgendes Format:

<Landeskürzel><Prozentsatz>

Landeskürzel: AT für Österreich, DE für Deutschland
Prozentsatz: für 20% nimmt man den Text "20"

Beispiele:

Magento 2 - Format	FreeFinance Kontonummer	FreeFinance Steuersatz
AT20	4000 (Erlöse)	20%
AT10	4000 (Erlöse)	10%
AT0	4100 (Erlöse aus innergemeinschaftlicher Lieferung)	0%
FREE_SHIPPING	4000 (Erlöse)	0%
SHIPPING	4000 (Erlöse)	20%

Die Steuereinstellungen und möglichen Steuersätze für die Empfängerländer werden in Magento 2 definiert.

Zahlungsbedingungen und optional: Zahlungskonto in FreeFinance

Die möglichen Zahlungsbedigungen müssen eingestellt und mit den Zahlungsbedingungen in FreeFinance verbunden werden.

Die Zahlungsbedingung in FreeFinance muss eine Fälligkeit im Feld "Fällig in" eingetragen werden, um die Fälligkeit richtig zu berechnen.

Optional kann - wenn über einen Payment Provider die Bestellung bereits bezahlt wurde - unter Payment Account auch ein Buchhaltungs-Zahlungskonto (zb: 2790 für Kreditkarte) eingestellt werden. Dann werden die Rechnungen gleich als bezahlte Rechnungen in FreeFinance importiert.

6. Kundeneinstellungen

Richten Sie die Standardwerte für die Kundenanlage in FreeFinance ein:

Ein Präfix für die Kundennummer in FreeFinance, zur Unterscheidung zwischen Kunden aus Magento 2 und Kunden direkt aus FreeFinance im FreeFinance Kundenstamm.

Beispiel: "mag_" - damit erhalten alle Kunden aus Magento 2 die Kundennummern "mag_1000", "mag_1001", ... in FreeFinance.

Die Unterscheidung ist wichtig, da bei Mehrfachbestellungen von gleichen Kunden, der Kundenstamm in FreeFinance aktualisiert wird.

Doppelte Buchhaltung: Forderungskonto

In der doppelten Buchhaltung gibt es zwei spezielle Einstellungen zu den Forderungskonten der Kunden:

Für jeden neuen Kunden automatisch ein neues/eigenes Forderungskonto - nur für den Kunden - erstellen. Setzen Sie die Checkbox Autocreate new receivables account
Für alle Kunden das gleiche, spezifische Forderungskonto verwenden. Dies kann zB: dann verwendet werden, wenn alle Webshop-Bestellungen auf ein spezielles Forderungskonto gebucht werden sollen. Geben Sie die Kontonummer aus FreeFinance im Feld Use fixed receivables account ein.

Wird keine der beiden Forderungskonto-Optionen gewählt oder eingetragen, wird das Standardforderungskonto verwendet.

7. Erstellung der Rechnung in FreeFinance

Einstellungen zu PDF-Erstellung und Nummerierung

Wählen des Layouts in FreeFinance zur Erstellung des PDFs
Wählen der Belegkreisgruppe in FreeFinance für die automatische Nummerierung

Weitere Einstellungen

Es kann in speziellen Konstellationen zu Problemen beim Erstellen der Rechnungen kommen, da FreeFinance einen Konsistenzcheck der Daten und Beträge vornimmt.

Je nach Shop-Setup und Verkaufspreisen (Brutto, Netto) kann es sein, dass das richtige setzen der Nachkommastellen in der Rechnungslegung hilft. Im Allgemeinen sollte eine Standard-Nachkommastellenwert von 2 passen

8. Optional: Bezahlung der Rechnung in FreeFinance

Einstellungen zur Zahlung der Rechnung in FreeFinance

Optional: wird beim Payment Method Mapping ein FreeFinance Buchhaltungskonto eingetragen, kann die Rechnung auch sofort bezahlt werden.

Häufige Fragen

Kann ich das selbst machen?

Über integromat und Verwendung unserer Templates ist das Erstellen der Anbindung quasi ohne Programmierungskenntnisse möglich.

Ich benötige Unterstützung bei der Anbindung!

Wenden Sie sich bitte per Mail ans Support-Team.

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