Mailserver Einstellung

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Übersicht
  2. Ihr eigener Mail-Server
  3. E-Mail Adresse eingeben
  4. GMAIL / Outlook (1)
  5. GMAIL / Outlook (2)
  6. Ihr eigener Mailserver
  7. Mail-Server Einstellungen zurücksetzen

Übersicht

Durch die Verwendung des eigenen Mail-Servers werden alle Geschäftsdokumente über den eigenen Mailserver, und nicht über unseren System-Mailserver versendet.

Damit können etwaige Probleme mit Spam, SPF, etc vermieden werden und etwaige unzustellbare Mails werden auch an den Mandanten direkt retourniert.

Der Mailversand aus der 

  • Rechnungslegung (Rechnungen, Angebote, etc)

erfolgt dann über Ihren eigenen Mail-Server.

Mailversand - Allgemeine Informationen

Ihr eigener Mail-Server

Unter "Mein Profil > Benachrichtigungen & Mail"  befinden sich die folgenden Funktionen:

Hier werden Sie jetzt zwei Unterpunkte sehen:

  1. Der Mail-Server bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Rechnungen und E-Mails über Ihren eigenen Mail-Server zu versenden.
  2. Mit der Funktion Benachrichtigungen können Sie zu allen wichtigen Abgabeterminen für z. B. die UVA Meldung eine Benachrichtigung konfigurieren, wie und ob Sie von FreeFinance erinnert werden möchten.

E-Mail Adresse eingeben

  1. Navigieren Sie zum Menüpunkt “Mail-Server”
  2. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein, mit der Sie die Dokumente versenden möchten

 

 

GMAIL / Outlook (1)

Handelt es sich um eine Adresse von GMAIL (gmail.com) oder Outlook (outlook.com) werden Sie direkt zur Authentifizierung (mittels Oauth2) weitergeleitet.

Haben Sie eine eigene Domain bei GMAIL oder Outlook in Verwendung, können Sie im nächsten Schritt noch manuell GMAIL oder Outlook wählen (siehe Screenshot).

GMAIL / Outlook (2)

Der Zugriff zum Versenden mittels GMAIL oder Outlook funktioniert in dem Fall direkt über eine Oauth2 Authentifizierung, dh: Sie genehmigen den Zugriff von FreeFinance direkt bei GMAIL oder Outlook und müssen keine Benutzernamen/Passwort für den Mailzugang in FreeFinance eingeben. Folgen Sie den Schritten in GMAIL oder Outlook, bis Sie wieder zu FreeFinance zurückkehren.

Ihr eigener Mailserver

Um die eigenen Mailserver verwenden zu können, sind die Einstellungen zum Zugriff auf Ihren Mailserver erforderlich. Folgende Einstellungen sind durchzuführen:

  • Hostname: Ihre Domain (URL), unter der Ihr Mailserver erreichbar ist
  • Portnummer: Der Port des Mailservers, unter dem der Ausgangsserver erreichbar ist. Der Standardport wird durch das Setzen der Verschlüsselung automatisch gesetzt.
  • Verschlüsselung: Soll eine verschlüsselte Übertragung der Mails erfolgen? Die Verschlüsselung hängt von Ihrem E-Mail-Server ab. Details erfahren Sie bei Ihrem Anbieter. Wir empfehlen dringend eine verschlüsselte Übertragung der E-Mails.
  • Zertifikat des Servers immer vertrauen: Sollten am Mailserver eigene Zertifikate (self signed certificates) oder der Server nicht die komplette Zertifikatskette bis zum Root-Zertifikat (certificate key chain) beim SSL Handshake austauschen können, ist mit diesem Kontrollkästchen die Zertifikatsprüfung des Mailservers ausschaltbar, dh: es wird dem Zertifikat immer vertraut.
  • Authentifizierung: Beim Versenden der Mails wird Ihr Mailserver verwendet. Zum Versenden sind normalerweise Benutzer und Passwort benötigt. Die unterstützten Authentifizierungsmethoden erfahren Sie bei Ihrem Anbieter.
  • Benutzername: Wird eine Authentifizierung gewählt, tragen Sie den Benutzernamen hier ein
  • Passwort: Wird eine Authentifizierung gewählt, tragen Sie das zum Benutzernamen passende Passwort hier ein

Optional können auch die folgenden Standardwerte aus Ihrer Mandanteneinstellung für den Mailversand überschrieben werden:

  • Absender überschreiben: Standardmäßig wird die Mailadresse des Mandanten verwendet. Es kann hier eine eigene Mailadresse definiert werden.
  • Absendername überschreiben: Standardmäßig wird der Name des Mandanten (Firmenname oder Vor- und Nachname) als Mail-Absendername verwendet. Es kann hier ein eigener Absendername definiert werden
  • Antwort-An-Adresse: Dies ist die Standard-Antwort-Adresse, wenn der Empfänger auf die E-Mail antwortet. Standardmäßig wird die Mailadresse des Mandanten verwendet. Es kann hier eine eigene Mailadresse definiert werden.

Achtung: Sollte Ihr Mailserver ein selbst erstelltes SSL-Zertifikat haben oder das Zertifikat abgelaufen sein, kann es zu Problemen beim Mailversand kommen.

Mailserver testen

Klicken Sie auf Einstellungen testen, um die Einstellungen auszuprobieren. Sie erhalten ein Testmail an die E-Mail der Mandanteneinstellung gesendet.

Achtung!

Mail an die eigene Adresse kommt nicht an? Bei manchen Mailservern wird ein Mail, wenn Absender und Empfänger Sie selbst sind, nicht zugestellt!

Schon gewusst?

Wenn Sie auf das Nachrichten-Symbol links oben beim Avatar klicken, gelangen Sie zur Übersicht über Ihre Nachrichten - sowie weiter zur Nachrichten-Zentrale.

Besonderheit Outlook

 

Die einzurichtende E-Mail-Adresse braucht unter Umständen Tenant Admin Permissions!

Also bitte gewünschte Mailadresse für den Zeitraum der Einrichtung als Globalen Tenant Admin lizenzieren und dann die Konfiguration in FreeFinance durchführen.

Danach kann die Globale Tenant Admin Permission üblicherweise wieder entfernt werden.

Freigegebene Postfächer (Shared Mailboxes) sind momentan leider nicht unterstützt, bitte greifen Sie auf die SMTP-Variante zurück.

Bei Home-Accounts bei Microsoft kann oftmals kein OAuth verwendet werden (im Vergleich zu Business-Accounts).

Mail-Server Einstellungen zurücksetzen

Wollen Sie die eingegebenen Mailserverdaten wieder verwerfen, klicken Sie auf Zurücksetzen. Danach wird wieder der Standardmailserver von FreeFinance verwendet.

Sollten Sie eine GMAIL oder Outlook Einstellung mittels SMTP-Versand (nicht Oauth2 wie oben beschrieben) in FreeFinance aktuell eingestellt haben und auf Oauth2 umstellen wollen, müssen Sie auch die aktuell gespeicherten Mailserver Einstellungen zurücksetzen.

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