Mailserver Einstellung

Durch die Verwendung des eigenen Mail-Servers werden alle Geschäftsdokumente über den eigenen Mailserver, und nicht über unseren System-Mailserver versendet.

Damit können etwaige Probleme mit Spam, SPF, etc vermieden werden und etwaige unzustellbare Mails werden auch an den Mandanten direkt retourniert.

Der Mailversand aus der 

• Rechnungslegung

erfolgt dann über Ihren eigenen Mailserver.

Im Menüpunkt “Mein Profil” finden Sie den Punkt “Benachrichtigungen & Mail”:

Hier werden Sie jetzt zwei Unterpunkte sehen:

1. Der “Mail-Server” bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Rechnungen und E-Mails über Ihren eigenen Mail-Server zu versenden.
2. Mit der Funktion “Benachrichtigungen” können Sie zu allen wichtigen Abgabeterminen für z. B. die UVA Meldung eine Benachrichtigung konfigurieren, wie und ob Sie von FreeFinance erinnert werden möchten.

Um die eigenen Mailserver verwenden zu können, sind folgende Einstellungen durchzuführen:

• Hostname: Ihre Domain (URL), unter der Ihr Mailserver erreichbar ist
• Portnummer: Der Port des Mailservers, unter dem der Ausgangsserver erreichbar ist. Der Standardport wird durch das Setzen der Verschlüsselung automatisch gesetzt.
• Absender überschreiben: Standardmäßig wird die Mailadresse des Mandanten verwendet. Es kann hier eine eigene Mailadresse definiert werden.
• Absendername überschreiben: Standardmäßig wird der Name des Mandanten (Firmenname oder Vor- und Nachname) als Mail-Absendername verwendet. Es kann hier ein eigener Absendername definiert werden
• Antwort-An-Adresse: Dies ist die Standard-Antwort-Adresse, wenn der Empfänger auf die E-Mail antwortet. Standardmäßig wird die Mailadresse des Mandanten verwendet. Es kann hier eine eigene Mailadresse definiert werden.
• Verschlüsselung: Soll eine verschlüsselte Übertragung der Mails erfolgen? Die Verschlüsselung hängt von Ihrem E-Mail-Server ab. Details erfahren Sie bei Ihrem Anbieter. Wir empfehlen dringend eine verschlüsselte Übertragung der E-Mails.
• Zertifikat des Servers immer vertrauen: Sollten am Mailserver eigene Zertifikate (self signed certificates) oder der Server nicht die komplette Zertifikatskette bis zum Root-Zertifikat (certificate key chain) beim SSL Handshake austauschen können, ist mit diesem Kontrollkästchen die Zertifikatsprüfung des Mailservers ausschaltbar, dh: es wird dem Zertifikat immer vertraut.
• Authentifizierung: Beim Versenden der Mails wird Ihr Mailserver verwendet. Zum Versenden sind normalerweise Benutzer und Passwort benötigt. Die unterstützten Authentifizierungsmethoden erfahren Sie bei Ihrem Anbieter.
• Benutzername: Wird eine Authentifizierung gewählt, tragen Sie den Benutzernamen hier ein
• Passwort: Wird eine Authentifizierung gewählt, tragen Sie das zum Benutzernamen passende Passwort hier ein

Achtung: Sollte Ihr Mailserver ein selbst erstelltes SSL-Zertifikat haben oder das Zertifikat abgelaufen sein, kann es zu Problemen beim Mailversand kommen.

Mailserver testen

Klicken Sie auf Einstellungen testen, um die Einstellungen auszuprobieren. Sie erhalten ein Testmail an die E-Mail der Mandanteneinstellung gesendet.

Zurücksetzen

Wollen Sie die eingegebenen Mailserverdaten wieder verwerfen, klicken Sie auf Zurücksetzen. Danach wird wieder der Standardmailserver verwendet.

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