Durch die SPAM-Problematik haben sich in den letzten Jahren einige technische Regelungen zur Identifikation von nicht gültigem oder gefälschtem Mailversand etabliert.
Diese können den Versand von Mails direkt über den FreeFinance-eigenen Mailserver erschweren.
Im Folgenden finden Sie Infos sowie Lösungen für den Mail-Versand über Ihre eigenen Mailserver.
Beim Standardversand der Dokumente über FreeFinance kann es vorkommen, das Empfänger die Mails nicht akzeptieren. Hierfür gibt es folgende Möglichkeiten dies zu verbessern:
Haben Sie eine eigene Domain, dann erlauben Sie dem FreeFinance-Mailserver den Versand von Ihrer Domain durch Eintragung in Ihren DNS-Server mit folgenden Informationen:
v=spf1 include:spf.smtp.net ~all
Yahoo verbietet das Senden von Yahoo-Mails über Mailserver, die nicht zu yahoo gehören. In dem Fall ist nur die Lösung des Versands über die Yahoo-Mail-Infrastruktur möglich - also durch das Hinterlegen der Yahoo-Mailserver-Daten in FreeFinance.
Ab dem Paket Plus kann ein eigener Mailserver konfiguriert zum Versand herangezogen werden.
Tutorial für die Einstellungen der Benachrichtigungen und der Einstellungen für die Verwendung des eigenen E-Mail Servers
Hierbei ist nur darauf zu achten, das die Einstellungen für Verschlüsselung, Benutzernamen und Passwort richtig eingegeben werden.
Beim Versand über die Microsoft-Infrastruktur können weitere Schritte notwendig sein, eine 2-Faktor-Authentifizierung ist hier bei uns nicht unterstützt (OAuth) - mehr Infos auf der Microsoft Seite: Microsoft-Hilfe
Weiteres kann es nötig sein, SMTP-Authentifizierung einzuschalten, Details in der Microsoft Hilfe
Die Anmeldung schlägt plötzlich fehl, oder es findet sich im Aktivitätsprotokoll diese Meldung?
"Due to a configuration change made by your administrator, or because you moved to a new location, you must use multi-factor authentication to access '{resource}'."
Tipp 1: Navigieren Sie zu Security > Authentication methods > Settings" (EN) | Authentifizierungsmethoden > Verwalten > Einstellungen (DE)
a) Report suspicious activity > State "Deactivated" | Verdächtige Aktivität melden: Zustand soll lauten "Deaktiviert"
b) Die Einstellung „System-preferred multifactor authentication“ muss auf "Disabled lauten" lauten
Leider ist der Defaultwert meist anders gesetzt. | Menüpunkt > "Vom System bevorzugte Multi-Faktor-Authentifizierung" muss auf Zustand "Deaktiviert" lauten.
Tipp 2:
TX-Eintrag am Domain Server checken:
v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all Zeit 1 Stunde sollte gesetzt sein
Tipp 3:
Azure Center > Eigenschaften > Sicherheitsstandards (unten) > Link "Sicherheitsstandards verwalten": Zustand "Deaktiviert"
Tipp 4:
Bitte stellen Sie im Admin Center unter "Aktive Benutzer" sicher, dass für den relevanten Benutzer die Multi-Faktor-Authentifizierung deaktiviert ist.
Tipp 5:
Bitte prüfen, ob im Admin Center > Benutzer > E-Mail > Apps verwalten, die verfügbaren Optionen aktiviert sind.
In GMAIL kann es sein, dass der Versand von extern erst erlaubt werden muss. Hierfür gehen Sie auf die Gmail Support-Seite und aktivieren Sie den externen Versand.
Sollten Probleme bei der verschlüsselten Sendung von Mails bestehen, dh: das Mail kann nicht versendet werden obwohl die Zugangsdaten stimmen, kann mit der Checkbox Zertifikat des Servers immer vertrauen die Zertifikatsprüfung des Mailservers abgeschalten werden. Dadurch wird der Versand nicht unsicher sondern nur die Prüfung des Zertifikates und der Zertifikatskette nicht durchgeführt. Damit können die Mails auch verschlüsselt gesendet werden, obwohl sogenannte "Selfsigned-Cerfificates", abgelaufene Zertifikate oder nicht durchgehende Zerfitikatsketten verwendet werden.
Einige Mailserver erlauben die Zustellung den Versand mit der gleichen To-Mailadresse (Empfänger) wie der From-Mailadresse (Absender) nicht. Die Maileinstellung dürfte passen.
Ein Test für den richtigen Versand: Sie erstellen einen Freien Brief unter Rechnungslegung / Übersicht Briefe und senden diesen an eine "andere Empfänger-Mailadresse als Ihre Absendermailadresse" (den freien Brief nicht im Doku-Archiv ablegen). Diesen freien Brief können Sie nach dem Test auch wieder löschen.