Sicherheit von Buchhaltungssoftware

So wie Online-Banking die Bankschalter fast abgelöst hat, löst Online-Buchhaltung heute unhandliche Aktensysteme und dicke Buchhaltungsordner ab.

Möglich wird das durch SaaS (Software as a Service), und das funktioniert so: In zentralen, zertifizierten Rechenzentren stehen hochsichere Server, die alle Daten der Unternehmen privat und zugriffssicher speichern. Die Arbeit erfolgt über das Internet. Das ist nicht nur bequem, sondern hat auch viele Vorteile.

Intuitiv mag der Rechner unter dem eigenen Schreibtisch oder der Server in der schlecht gekühlten, verstaubten Abstellkammer sicherer wirken, als ein Hochsicherheits-Rechenzentrum – weil wir ihn sehen und angreifen können.

Unternehmen, die ihre Infrastruktur ausschließlich lokal betreiben, riskieren jedoch, dass ihre Systeme anfälliger werden:

• Backup gemacht und laufend sämtliche Sicherheits- und Softwareupdates erfolgreich installiert?
• Neue Putzkraft richtig instruiert?
• Überschwemmung der Spülmaschine?
• Besonders feuchtfröhliches Praxisfest?
• Der Lieblings-Techniker frisch verliebt oder auf Urlaub?

Diese Abhängigkeiten muss man heute nicht mehr eingehen, man kann sie verteilen und reduzieren.

Etablierte Software-Anbieter wie FreeFinance bieten hier viel Privatheit, Beschlagnahmefestigkeit und Garantien, dass auch die Betreiber selbst nicht hineinschauen können. Selbstverständlich können jederzeit eigene Sicherheitskopien und Exports erzeugt und lokal gespeichert werden.

Der Betrieb erfolgt in zertifizierten Rechenzentren innerhalb Deutschlands. Diese implementieren umfassende, ausgereifte Sicherungs- und Sicherheitskonzepte, sowie ein modernstes Zugriffs-, Identifikations- und Berechtigungsmanagement.

• Damit wird sichergestellt, dass nur berechtigte Personen kontrollierten und protokollierten Zugang zu den Servern erhalten.

Die Software garantiert, dass jeder Zugriff auf die Unternehmensfinanzen oder Kundendaten protokolliert, sowie jede Datenerfassung und Datenänderung genauestens nachvollziehbar dokumentiert wird. Dass die Datenübertragung von den Servern zu den Browsern der Nutzer:innen über eine verschlüsselte Verbindung (SSL … „Secure Sockets Layer“, ein Datensicherheitsprotokoll) erfolgt, versteht sich mittlerweile von selbst.

• Um darüber hinaus den Zugriff auf die Buchhaltungsdaten nur berechtigten Personen zu gewährleisten, ist eine Zwei-Faktor-Authentifizierung  (2FA) dienlich.

Bei der 2FA müssen Nutzer:innen zwei verschiedene Authentifizierungsfaktoren (z. B. ein Passwort und ein Einmal-Code) angeben, um sich anmelden zu können. Dies stellt neben sicheren Passwörtern sicher, dass unbefugte Zugriffe praktisch ausgeschlossen sind und der Zugriff auf die Praxisdaten nur den vorgesehenen Personen möglich ist.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sieht vor, dass sämtliche Daten auf europäischem Boden streng geschützt vorgehalten werden.

Insbesondere im Gesundheitswesen ist der Schutz personenbezogener Daten von höchster Bedeutung. Das betrifft nicht nur die Speicherung, sondern auch die Verarbeitung von Daten.

• Spezialisierte Buchhaltungssoftwarelösungen, wie FreeFinance, stellen sicher, dass alle verarbeiteten Daten nach DSGVO-Vorgaben behandelt werden. 

Werden personenbezogene Details besonderer Kategorie in Cloud-Software verarbeitet - wie dies in Praxen häufig der Fall ist - hat die Software sicherzustellen, dass diese sensiblen Informationen zudem verschlüsselt persistiert werden. 

Im Falle von FreeFinance werden die Daten mit einem eigenen, mandantenspezifischen Schlüssel von den berechtigten Benutzern ver- und wieder entschlüsselt. Sämtliche Kundendaten sind zu jederzeit am Server individuell verschlüsselt gespeichert.

• Nicht berechtigte Personen (auch keine Systemadministratoren) haben damit zu keinem Zeitpunkt die Möglichkeit, die Kunden-Daten, aber auch die Ausgangsrechnungen (PDF) einzusehen. 

In Unternehmen ist es meist eine enorme Herausforderung, permanent auf dem neuesten Stand der Technik zu bleiben und alle Sicherheitslücken regelmäßig zu schließen.

• Vertrauenswürdige Cloud-Lösungen hingegen kümmern sich zentral automatisch um die Wartung und Updates der IT-Infrastruktur, was die Gefahr von Schwachstellen erheblich reduziert.

Um darüber hinaus die gesetzliche Konformität laufend zu gewährleisten, implementieren moderne Buchhaltungssoftwares kontinuierlich notwendige Änderungen zentral mit Systemupdates, die allen Nutzern nach kurzen Wartungsfenstern sofort und ohne jegliches Zutun zur Verfügung stehen. 

Mit einer sicheren, webbasierten Buchhaltungssoftware, die auf zuverlässige Rechenzentren und DSGVO-konforme Datenschutzstandards setzt, sind die Unternehmensfinanzen besser geschützt, als wenn sie lokal gespeichert werden.

Verschlüsselung, regelmäßige Sicherheitsupdates und Zwei-Faktor-Authentifizierung sorgen dafür, dass die Daten der Praxis jederzeit sicher und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Diese Maßnahmen tragen damit deutlich zur Entlastung in den Praxen und Unternehmen bei und leisten einen äußerst positiven Beitrag zum Arbeitsklima.

• Die Entscheidung für eine digitale Buchhaltungssoftware wie FreeFinance bedeutet somit nicht nur Effizienzsteigerung, sondern auch ein hohes Maß an Datensicherheit und Vertrauen.